13 августа Хантфлоу провел онлайн-конференцию «Как защитить HR-бюджет, когда компания экономит на всем». На конференции эксперты Selectel, Dodo Engineering и других компаний рассказали, как обосновывают расходы перед бизнесом, просчитывают риски и работают с данными.
В статье делимся главными тезисами спикеров.
Узнать, как защитить HR-бюджет, когда компания экономит на всем: опыт Selectel, Dodo Engineering и других компаний
Получите запись выступления бесплатно
Как рассчитать бюджет на подбор: план найма и данные воронки
Бюджет на подбор лучше рассчитывать не по прошлогодней сумме, а на основе плана по найму и фактических показателей воронки.
Для расчета нужны:
- Количество сотрудников, которых предстоит нанять
- Средний срок закрытия позиции
- Конверсия между этапами
- Эффективность источников подбора
- Текучесть на испытательном сроке
При этом важно смотреть не на количество резюме, а на результат: сколько кандидатов из разных источников вышли на работу.
Марина отдельно обращает внимание на срок закрытия именно позиции, а не вакансии. Потому что одна вакансия может предполагать несколько сотрудников, поэтому для планирования затрат показатель по конкретной позиции будет точнее.
В аналитике Хантфлоу рекрутеры смотрят сроки закрытия позиций, статистику по воронке и конверсию. Эти данные помогают точнее рассчитать потребность в ресурсах на наем и обосновать расходы перед руководством.
Как связать расходы на персонал с целями бизнеса
В Selectel бюджет на персонал рассматривают как часть общего бюджета компании. Это значит, что план найма зависит от продуктов, которые бизнес собирается запускать и развивать.
Оценивайте долю трат на персонал в выручке компании
Один из ориентиров Selectel — доля затрат на персонал в выручке. При этом процент не нужно оценивать сам по себе, важнее сравнивать темп роста расходов на сотрудников с темпом роста бизнеса. Если затраты растут быстрее выручки, нужно понять причину.
Тогда станет понятно, что это — проблема или же запланированная инвестиция в новое направление.
При планировании ФОТ в Selectel также оценивают рынок, чтобы увидеть, где зарплаты рискуют отстать от рынка.
Учитывайте эффект отложенного найма
ФОТ следующего года может вырасти даже без новых вакансий.
Например, сотрудник вышел в июле, а ежемесячные расходы компании на него — 100 000 рублей. В этом году компания потратит 600 000 рублей, а в следующем — уже 1,2 миллиона, даже если зарплата не изменится.
А если во второй половине года компания наняла десятки сотрудников, эффект становится ощутимым. В Selectel отдельно объясняют это руководителям, чтобы рост ФОТ следующего года не выглядел необоснованным.
Показывайте руководителю полную стоимость сотрудника
В Selectel руководители вместе с HR BP планируют численность, зарплаты и премии каждого сотрудника с помощью калькулятора затрат. В него вносят зарплату, месяц выхода на работу, премию и другие расходы, чтобы увидеть полную стоимость сотрудника для компании.
Данные из Хантфлоу удобно использовать как одну из опор при планировании HR-бюджета. Система показывает, сколько времени занимает поиск и какие источники дают лучший результат. Это помогает строить прогноз на основе фактической воронки, а не прошлогодних расходов.
Как отказ от HR-трат сейчас повлияет на бизнес в будущем
Галина Котова предлагает всегда начинать с вопроса: что произойдет с бизнесом, если от тех или иных расходов на HR отказаться.
Например, при уходе сильного сотрудника компания оплачивает новый подбор, время рекрутера и руководителя, период незакрытой позиции и онбординг замены. При этом нового специалиста, вероятно, придется нанимать уже по более высокой рыночной ставке. А намного проще и выгоднее было бы потратить меньшую сумму на удержание текущего сотрудника.
Именно после таких расчетов расходы воспринимаются бизнесом как напрямую связанные с выгодой компании.
Оценивайте риски перед сокращением бюджета
Перед бюджетированием в Dodo Engineering предлагают выписать основные риски, оценить их вероятность и степень влияния на бизнес.
Например:
- Зарплаты отстали от рынка — может вырасти текучесть
- Компания замораживает наем — растет нагрузка на команду
- Меняется оргструктура
- Меняются приоритеты продукта
Так становится видно, какие расходы получится уменьшить с незначительными последствиями, а где сокращение создаст риск для продукта или операционной стабильности.
Сильнее погружайтесь в бизнес-задачи
В Dodo Engineering HR участвует в общих сессиях планирования и понимает, какие продукты нужно только поддерживать, какие активно развивать, а где компания готова экспериментировать.
В зависимости от этого строится логика планирования бюджета и его сокращения при необходимости. Так, для команды, которая занимается критически важной системой, недостаток сотрудников может означать серьезные потери. А для нового продукта дополнительные работники могут быть инвестицией в будущую выручку.
Галина также советует быть осторожнее с формулировками вроде «это не горит» или «сейчас не приоритет». Если статью бюджета откладывают, стоит сразу оценить, когда проблема может стать срочной и сколько тогда будет стоить ее решение.
Когда нужно показать последствия сокращения расходов на подбор, пригодится аналитика Хантфлоу: она показывает сроки закрытия позиций, конверсии и эффективность источников. По этим данным проще увидеть, какие участки подбора требуют больше ресурсов и как дальнейшее сокращение бюджета может повлиять на сроки и результат.
Сценарное планирование: как бюджет изменится в разных условиях
Сценарное планирование помогает заранее понять, что произойдет с расходами на персонал, если изменится рынок и компания.
Например, после утверждения ФОТ могут вырасти зарплаты на рынке, увеличиться текучесть или появиться новый проект. Если существует только один вариант бюджета, его придется пересобирать уже после изменения условий.
Оксана предлагает начинать с трех сценариев:
Базовый. Численность и условия в компании сильно не меняются.
Консервативный. Падает спрос, компания замораживает подбор или сокращает расходы.
Сценарий роста. Появляются новые проекты или другие поводы расширять команду.
Пересчитывайте связанные показатели
В сценариях Оксана предлагает учитывать численность, зарплаты, текучесть, подбор, адаптацию, премии, производительность, автоматизацию, стоимость удержания, расходы при сокращении и резерв.
А если данные относятся к закупкам, налогам или другим функциям, их лучше проверять вместе с профильными подразделениями.
Скачать презентацию Оксаны
Хантфлоу помогает собирать данные, с помощью которых можно защищать бюджет на подбор: сроки закрытия позиций, воронку и конверсию. По ним проще обосновать расходы и показать, сколько ресурсов действительно уходит на наем.
