Рекрутер написал заявление на увольнение. А у руководителя подбора прибавилось работы: нужно разобраться с его вакансиями, сохранить базу кандидатов и передать все дела коллегам. Желательно до того, как кто-то из перспективных специалистов уйдет к конкурентам.
Особенно сложно, если резюме хранятся в личных таблицах, а договоренности с нанимающими менеджерами — в переписках.
Что делать, если времени на долгую передачу дел нет? Собрали пошаговый план, который поможет руководителю принять задачи рекрутера за один рабочий день и не поставить наем на паузу.
Шаг 1. Проведите ревизию вакансий
Первым делом определите объем работы, который нужно перераспределить. Попросите уходящего рекрутера собрать все свои вакансии и разделите их на три группы:
- Срочные: кандидаты на финальных этапах, согласование офферов, ближайшие дедлайны
- Активные: поиск и собеседования продолжаются, но критичных сроков пока нет
- На паузе: подбор временно остановлен, срочных действий не требуется
В рекрутинговой системе Хантфлоу без отдельных списков видно, кто отвечает за подбор по конкретной позиции, какие роли в приоритете и где уже нарушены сроки.
Приоритетные вакансии отмечены флажком и находятся вверху списка, а просроченные выделяются красным. Так можно быстро оценить объем работы уходящего рекрутера и понять, какие вакансии нужно передать в первую очередь.
Шаг 2. Выявите кандидатов, которым нельзя задерживать ответ
Следующий шаг — разобраться, кому из кандидатов нужно ответить в первую очередь. Поручите уходящему рекрутеру зафиксировать:
- Кто ожидает оффер или решение после финального интервью
- У кого назначено собеседование в ближайшие дни
- Кому обещали обратную связь
- Кто ожидает согласования следующего этапа
Так вы сможете сразу выделить срочные задачи и не потерять перспективных кандидатов при смене рекрутера.
Для каждого кандидата нужно зафиксировать три вещи: следующий шаг, срок и нового ответственного.
В воронке по вакансии в Хантфлоу сразу видно, кто проходит собеседования, кто дошел до финала и кому осталось согласовать оффер. А комментарии и история работы с кандидатом помогают быстро разобраться в предыдущих договоренностях.
Хантфлоу также показывает, сколько времени кандидат находится на каждом этапе. Так проще заметить, кто слишком долго ждет решения. А чтобы быстро отправить обратную связь, можно воспользоваться готовыми шаблонами писем.
Шаг 3. Защитите базу кандидатов
База соискателей — ценнейший актив компании. На ее создание уходят годы работы рекрутеров, бюджеты на работные сайты и поиск специалистов. Поэтому при увольнении рекрутера важно убедиться, что все эти наработки останутся у бизнеса.
Есть и другой риск: уходящий рекрутер может скопировать контакты и резюме, чтобы использовать их на новом месте работы или передать конкурентам.
Что нужно сделать руководителю найма:
- Проверить, что резюме, контакты и история общения сохранены в корпоративной базе
- Попросить рекрутера дополнить недостающие комментарии, оценки и договоренности с кандидатами
- Ограничить возможность массового скачивания и выгрузки резюме
- Проверить права доступа к базе и запланировать их отключение на дату увольнения
Хантфлоу помогает защитить базу еще до того, как возникнет риск ее кражи. В системе можно установить лимиты на просмотр кандидатов, скачивание резюме, выгрузку базы в Excel и отправку резюме на почту.
А если сотрудник превысит установленный лимит, Хантфлоу автоматически предупредит управляющего рекрутера по электронной почте. Так вы сможете вовремя заметить подозрительную активность.
Все резюме, комментарии и история работы с кандидатами остаются в Хантфлоу. Поэтому после увольнения рекрутера коллеги смогут продолжить подбор с того места, на котором он остановился.
Шаг 4. Проверьте, что договоренности с нанимающими менеджерами зафиксированы
Резюме и статусы кандидатов не расскажут новому рекрутеру, какие требования заказчик успел изменить за время поиска.
Выделите время на передачу контекста по активным вакансиям. Попросите уходящего сотрудника ответить на четыре вопроса:
- Что изменилось в требованиях после открытия вакансии?
- Каких кандидатов уже отклонили и почему?
- Какие решения ждете от нанимающего менеджера?
- О чем договорились, но еще не зафиксировали?
С Хантфлоу новому рекрутеру не придется собирать обратную связь по тредам и заново расспрашивать нанимающих менеджеров. Все оценки, комментарии и решения по кандидатам сохраняются в системе. Достаточно открыть карточку кандидата, чтобы понять, что уже обсудили и почему приняли то или иное решение.
А если нанимающий менеджер задерживает обратную связь, его можно упомянуть в комментарии через @ — он получит уведомление и сможет ответить прямо в Хантфлоу.
Чек-лист для руководителя найма: что должно быть готово в последний рабочий день рекрутера
Главный критерий успешной передачи дел: на следующий рабочий день команда найма может продолжить подбор без дополнительных объяснений бывшего сотрудника.
Пусть рекрутеры меняются, а их наработки остаются с компанией. Рекрутинговая система №1* в России Хантфлоу поможет защитить базу кандидатов и передавать вакансии коллегам без задержек в найме.
Понравился материал? Будем рады вашему лайку
