Рекрутеры понимают важность аналитики, но не всегда знают, с чего начать, чтобы сделать первый шаг к осознанному и управляемому найму.
Один из важнейших инструментов HR-аналитики — воронка подбора. Чтобы помочь вам разобраться, как ее строить и анализировать, редакция Журнала Хантфлоу изучила доклады спикеров ивентов Хантфлоу на эту тему.
Самое главное о воронках подбора персонала по мотивам выступления экспертов:
- Галины Дейнекиной, руководителя онлайн-школы HR-аналитики Deynekina HR&BA и преподавателя НИУ ВШЭ и МГИМО;
- Зои Миронович, ex-IT-рекрутера в Модульбанке, IT-рекрутера в Т-Банке.
Зачем нужна воронка подбора
Чтобы создать воронку подбора персонала, нужно собирать, структурировать и визуализировать данные, а потом анализировать и делать выводы. Звучит не как задача на пару часов, поэтому между созданием воронки и поиском новых кандидатов рекрутеры часто выбирают второе. Но воронка — это не просто красивая диаграмма с цифрами. С ее помощью можно понять, насколько эффективно компания ведет подбор и что стоит улучшить.
5 вопросов, на которые поможет ответить воронка подбора:
- Какой канал поможет быстрее закрыть вакансию. Чаще всего в компании не одна воронка подбора. Чтобы выбрать оптимальную стратегию поиска, сравнивают стоимость и срок найма, а также количество затраченных ресурсов.
- Какая ситуация на рынке труда. Воронки найма помогают отслеживать тенденции подбора в конкретном регионе.
- Как улучшить процесс привлечения кандидатов, чтобы сократить траты на подбор. Воронка позволяет увидеть, насколько кандидаты заинтересованы работой в компании.
- Насколько эффективны текущие этапы подбора. Воронка найма показывает, на каких этапах кандидаты теряются, где процесс занимает больше времени, чем должен. Это дает понимание, что необходимо улучшить.
- Сколько будет стоить подбор специалиста и какое время уйдет на закрытие вакансии. Воронка помогает не только оценивать текущее состояние рекрутинга, но и прогнозировать наем.
Какие виды воронок найма сотрудников бывают
Воронка подбора может быть прямой и обратной.
| Прямая воронка подбора | Обратная воронка подбора |
| Отражает движение сверху вниз: от получения резюме к выходу на работу. Нужна, чтобы оценить эффективность процесса подбора. | Отражает движение снизу вверх. Это эффективная прямая воронка в перевернутом виде, которую можно использовать для прогнозирования. Она позволяет понять, сколько кандидатов нужно на каждом этапе, чтобы гарантированно закрыть вакансию в нужный срок. |
Как построить воронку подбора
Чтобы создать воронку найма персонала, нужно пройти четыре шага:
- Распределить все должности по категориям.
- Собрать данные по закрытым позициям.
- Выделить приоритетные каналы поиска для каждой категории.
- Для каждого канала зафиксировать, из каких этапов состоит подбор.
Шаг 1: распределите все должности компании по категориям
Чтобы воронки найма были содержательными и полезными, объединяйте данные по похожим вакансиям в одну группу — категорию. Так вы будете обладать достаточным количеством показателей, чтобы замечать тенденции и строить прогнозы.
Галина Дейнекина,
руководитель онлайн-школы HR-аналитики Deynekina HR&BA, автор канала о внедрении системы HR-метрик
Например, в производственной компании можно выделить 5 категорий:
- рабочие,
- офисные сотрудники,
- специалисты производства,
- линейные руководители,
- руководители среднего звена.
В отдельную категорию можно выделить айтишников, менеджеров по продажам или ключевых сотрудников, которых сложно нанимать.
Шаг 2: соберите данные по закрытым вакансиям
Поднимите исторические данные по всем вакансиям и соберите их в таблице с графами:
- ФИО сотрудника;
- вакансия, на которую его наняли;
- категория должности;
- источник подбора.
Если поток вакансий большой, достаточно собрать статистику за неделю. При неактивном подборе уместно смотреть данные за больший период, например за квартал, полгода или год. Если у вас нет никаких цифр, начните собирать их с того дня, когда решили заняться воронками найма персонала. Это поможет сдвинуться с мертвой точки.
Источники подбора следует делить по группам, например работные сайты, соцсети, телеграм-каналы и реферальная программа. Если один источник дает значительно больше кандидатов, чем остальные, вынесите его в отдельную группу.
Шаг 3: определите приоритетные каналы поиска по каждой категории должностей
Для этого выберите вакансии одной категории и рассчитайте в процентах долю каждого канала. Это можно сделать с помощью круговой диаграммы в Google Таблицах.
Также для визуализации используют линейчатую диаграмму, отсортированную от большего значения к меньшему. С ее помощью не получится быстро рассчитать долю источника, поэтому это нужно сделать вручную, но зато она более наглядно показывает соотношение каналов.
Не имеет смысла учитывать каналы, которые принесли менее 10% кандидатов. Их нужно исключить из анализа.
Для категории «Специалисты» выделяем 3 приоритетных источника: карьерный сайт, телеграм-каналы и Хедхантер. Для каждого из них будет своя воронка подбора.
Далее рассчитайте количество воронок по приоритетным источникам поиска для каждой категории должностей.
Шаг 4: распишите для каждого канала, из каких этапов состоит подбор
Создайте новую таблицу для каждого канала подбора и каждой категории должностей. Пропишите этапы, которые проходят кандидаты от скрининга резюме до выхода на работу. Напротив этапа укажите, сколько специалистов прошло через него.
Как рассчитать главные показатели воронки подбора
Конверсия этапов подбора
Формула: Количество кандидатов на текущем этапе / количество кандидатов на предыдущем этапе × 100%.
Конверсию первого этапа принимайте за 100%
Пример расчета. Вычислим конверсию этапа «Приглашение на собеседование»: 34 / 50 × 100% = 68%.
Общая конверсия воронки подбора
Формула: Количество человек на последнем этапе / количество кандидатов на первом этапе × 100%.
Пример расчета. 1 / 50 × 100% = 2%
Длительность подбора
Формула. Сумма средних сроков, которые кандидаты проводят на каждом этапе.
Нюансы расчета. Чтобы вычислить, сколько времени в среднем кандидаты проводят на каждом этапе, поднимите исторические данные. Для расчета используйте функцию MEDIAN в Google Таблицах. Так вы получите число дней без учета максимальных и минимальных сроков закрытия вакансий, которые могут повлиять на средние значения.
Пример расчета. Срок от приглашения на собеседование до выхода специалиста на работу: 3 + 5 + 8 + 4 + 3 + 7 = 30 дней.
Срок от приглашения на собеседование до оффера: 3 + 5 + 8 + 4 + 3 = 23 дня.
В бесплатном руководстве о воронках подбора вы найдете таблицу с шаблоном, где уже настроены необходимые формулы. Вам останется только добавить свои этапы воронки подбора персонала и скорректировать цифры.
Инструменты и технологии для создания воронки подбора персонала
Воронку рекрутинга можно построить с помощью любой программы для работы с электронными таблицами и диаграммами — Microsoft Excel, Numbers или Google Таблицы.
Но удобнее вносить данные и анализировать воронку найма персонала в системе автоматизации рекрутмента с искусственным интеллектом Хантфлоу. С ее помощью вы сможете настроить любое количество этапов найма, а затем выстраивать уникальные воронки для вакансий.
Система отследит, сколько кандидатов было в воронке, из каких источников они пришли и как долго длился процесс найма. Ваша задача — вносить все действия по кандидатам в Хантфлоу, а остальное ATS сделает за вас.
Отчет по воронке Хантфлоу содержит информацию о движении кандидатов по этапам подбора, данные об источниках резюме и статистику по причинам отказов. Все на одном экране в наглядной форме.
Как оценить эффективность подбора
Общая конверсия воронки — один из самых важных показателей. Ее значение должно быть не менее 5%. Если показатель ниже, значит, на каких-то этапах происходит значительная потеря кандидатов.
Галина Дейнекина,
руководитель онлайн-школы HR-аналитики Deynekina HR&BA
Обнаружить слабые места в воронке рекрутинга поможет анализ конверсии этапов. Важно обратить внимание на два момента.
Отсев при переходе с этапа на этап. Рассмотрим воронку подбора из источника «Хедхантер».
С этапа «Интервью с руководителем» только 33% кандидатов доходят до проверки службой безопасности. Это значит, что руководитель отсеивает много специалистов. Нужно разобраться, почему рекрутер приводит на собеседование «не тех», и улучшать верхние этапы воронки: продумать новые фильтры для отбора кандидатов, тщательнее проводить скрининг резюме и первичное интервью.
Также обращайте внимание на конверсию этапа «Трудоустройство». Если нужно нанять трех специалистов, а из пяти человек оффер принял только один, значит, кандидатов не привлек бренд работодателя или они выбрали компании, где платят больше.
Анализируя конверсию каждого этапа, вы получите гипотезы о неполадках в процессах и сможете продумать варианты решения проблемы.
Конверсия на первых и последних уровнях воронки рекрутинга. Первые уровни — это этапы до встречи с руководителем или нанимающим менеджером. На них конверсия может быть ниже 50%, так как происходит самый большой отсев кандидатов.
Далее двигаться по воронке персонала должны наиболее подходящие кандидаты, чтобы нанимающий менеджер не тратил время на оценку нерелевантных специалистов. Поэтому на последних уровнях воронки конверсия должна быть выше 50%.
Обычно после анализа воронки персонала становится понятно, почему некоторые этапы проседают и как это исправить. Улучшите процессы и проверьте эффективность нововведений с помощью обновленной воронки подбора. Для этого соберите новую статистику по этапам найма, рассчитайте главные показатели и сравните их с прошлыми цифрами.
Как оптимизировать воронку подбора персонала: кейс Модульбанка
На митапе Хантфлоу «Как пользоваться воронкой подбора, чтобы закрывать вакансии быстрее» ex-IT-рекрутер Модульбанка, IT-рекрутер в Т-Банке Зоя Миронович рассказала, как оптимизация воронки кандидатов помогла снизить текучесть джуниор-тестировщиков.
Читать кейс →
В 2021 году акцент при найме джуниор-тестировщиков в Модульбанке был на софт-скиллах и мотивации на развитие, так как харды после курсов у всех кандидатов были примерно одинаковые.
Воронка была такая:
- отобрано резюме — 209;
- приглашены на собеседование — 54;
- отправлен оффер — 11;
- вышли на работу — 9.
Из девяти нанятых кандидатов в январе 2024 года работали только двое. Пятерых человек, которые проработали менее двух лет и еще не доросли до мидлов, схантили другие компании на более высокую зарплату.
С января 2022 года рекрутеры Модульбанка изменили подход к найму тестировщиков: в воронку добавили еще один этап отбора — технический тест. Он помог выбирать специалистов не только на основе софт-скиллов, но и по хардам, приобретенным на курсах. Из-за этого уменьшилось количество собеседований, но интервью стали более показательными.
За 7 месяцев наняли 7 тестировщиков по такой воронке:
- отобрано резюме — 160;
- отправлен технический тест — 128;
- выполнили технический тест — 74;
- приглашены на собеседование — 36;
- отправлен оффер — 8;
- вышло на работу — 7.
Как результат, увольнения недавно нанятых сотрудников остались, но больше никто не уходил на более высокую зарплату. Из семи человек четверо работали в компании на момент января 2024 года.
Что еще можно анализировать с помощью воронки подбора
Эффективность рекрутеров. Выберите рекрутеров, которые закрывают вакансии одной категории должностей, и сравните конверсии их воронок. Это поможет понять, кто из команды подбора находит более релевантных кандидатов.
Эффективность каналов поиска. Если составить воронки подбора для каждого канала, можно выявить самый результативный источник. Для этого рассчитайте и оцените общую конверсию. Чем выше показатель, тем более эффективен канал.
Как с помощью воронки подбора прогнозировать наем
Чтобы оценить эффективность подбора, мы использовали прямую воронку — рассчитывали показатели сверху вниз: от скрининга резюме до трудоустройства. Опираясь на эти данные, можно прогнозировать наем.
Например, нужно нанять одного сотрудника категории «Специалист» с помощью Хедхантера. Посмотрим на воронку персонала снизу вверх:
Если у вас открыто несколько одинаковых вакансий, в графе «Трудоустройство» поставьте количество кандидатов, которых необходимо нанять. Затем разделите эту цифру на конверсию этапа и продолжайте расчеты до верха воронки персонала.
Вычислим, скольким людям нужно сделать оффер, чтобы нанять 3 специалистов: 3 / 50% = 6 кандидатов.
Особенности воронок найма в разных отраслях
- В воронке персонала массового найма в ритейле на этап скрининга резюме необходимо привлекать как можно больше кандидатов. Акцент нужно делать на быстрый отбор и оценку специалистов. Минимальное количество этапов — еще один важный нюанс, так как в ритейле на массовых позициях, как правило, высокая текучесть и нужно как можно быстрее заменять ушедших сотрудников.
- При найме в IT на роль разработчиков важно уметь балансировать между проверкой навыков специалиста и скоростью принятия решения по нему, иначе кандидат может уйти к конкурентам. Поэтому ключевым этапом часто становится сессия лайв-кодинга, а воронка персонала быстрая и включает около четырех этапов.
- В сфере медицины, диджитал и IT часто одним из этапов воронки подбора является стажировка.
Больше полезных гайдов об основных инструментах рекрутеров и эйчаров — в бесплатных руководствах Хантфлоу. Скачивайте и пользуйтесь.
Другие полезные материалы об HR-аналитике:
