Если не автоматизировать рутину, она может поглотить рекрутера. Вместо поиска и общения с кандидатами специалист будет вынужден собирать заявки на подбор, загружать отклики из разных источников в рекрутинговую CRM и тратить время на передачу данных службе безопасности.
С экспертами из VK, Instinctools, Райффайзенбанка и Хантфлоу обсудили, как с помощью интеграций можно упростить работу рекрутеров и навести порядок в процессах.
Что такое API и вебхуки
API и вебхуки — основа интеграции Хантфлоу с другими системами.
API (Application Programming Interface) дает возможность управлять действиями в Хантфлоу через другую систему, например программу кадрового учета.
Вебхуки работают в обратном направлении — передают другому сервису действия, которые рекрутер совершает в Хантфлоу. Например, если кандидат оказался в ATS на этапе «Оффер принят», данные о нем могут автоматически отправляться на оформление в систему кадрового учета.
Какие действия рекрутеров можно автоматизировать с помощью интеграций
Автоматизация подбора помогает освободить рекрутеров от рутины и снизить количество ошибок от ручного переноса данных. Расскажу о популярных вариантах интеграции Хантфлоу.
Сбор задач на подбор в Хантфлоу из почты и интранета. Некоторые компании обмениваются и согласуют заявки на новых сотрудников не в Хантфлоу. Чтобы заявки не терялись, а рекрутеры не тратили время на их перенос в ATS, можно добавить нужные поля в заявку Хантфлоу и настроить передачу данных.
Передача данных о специалисте службе безопасности. Когда кандидат оказывается на этапе «Проверка СБ» в Хантфлоу, его ФИО и номер телефона могут автоматически отправляться в службу безопасности. Если кандидат прошел проверку, его резюме перейдет на следующий этап. Если служба безопасности не одобрит кандидата, ATS отправит специалисту отказ.
Публикация вакансий и сбор откликов с джоб-сайтов и карьерных порталов. Через Хантфлоу можно размещать вакансии на Хедхантере, Суперджобе, Авито и собирать отклики в ATS. Такой же алгоритм работает для карьерных порталов компаний. Новые кандидаты будут попадать на начальный этап нужной вакансии в Хантфлоу.
Если отклики с карьерного портала приходят на имейл рекрутера или в базу портала, их тоже можно автоматически передавать в Хантфлоу.
Передача данных системам аналитики. С помощью вебхуков можно отправлять информацию о вакансиях и движении кандидатов по воронке, например в Power BI или Tableau.
Какие интеграции мы внедрили
Интеграция с HR-Jira. Подбор VK организован в Хантфлоу, но задачи на поиск сотрудников мы получаем в HR-Jira. Чтобы заявки не терялись, мы настроили интеграцию этих систем.
Интеграция с карьерными и работными сайтами. Автоматически собираем в Хантфлоу отклики из всех источников, где публикуем вакансии, и новому кандидату сразу присваивается источник попадания в воронку.
Интеграция с интранетом и SAP. Если в воронку попадает резюме текущего или бывшего сотрудника, рекрутер должен работать с этим кандидатом по определенным правилам. Чтобы быстро выявлять таких специалистов, статус кандидата из SAP передается в интранет, а оттуда — в Хантфлоу. Если кандидат уже работал в компании или трудоустроен сейчас, в ATS появляется соответствующая метка.
Интеграция с почтой. Для каждого этапа у нас заготовлены шаблоны писем, которые рекрутеры отправляют кандидату. Это помогает тратить меньше времени на написание и оформление сообщений. Кроме того, рекрутеры видят всю историю общения с кандидатом и не пишут ему несколько раз по одному и тому же поводу.
Интеграция с Power BI. Данные о подборе автоматически попадают в систему аналитики и превращаются в понятные дашборды, которыми пользуются бизнес-подразделения и рекрутмент.
Польза интеграций
- Процессы стали более упорядоченными.
- Рекрутеры не нарушают правила работы с кандидатами, которые являются текущими или бывшими сотрудниками компании.
- Отклики кандидатов из разных источников своевременно собираются в одном месте.
- На дашбордах видна актуальная информация по статусу вакансий.
- Сохраняется полная истории взаимодействия с кандидатом в базе, благодаря этому не наносится вред HR-бренду компании.
Как возникла потребность в настройке интеграции
Мы ведем подбор в Хантфлоу, и со временем у нас накопились вопросы к процессу найма:
- Сколько кандидатов необходимо проработать, чтобы закрыть вакансию.
- Кто из команды рекрутеров наиболее продуктивен.
- На каких этапах воронки возникают сложности.
- В каких регионах закрываем вакансии быстрее и дешевле.
- Какие каналы продвижения наиболее эффективны для определенного типа вакансии.
Чтобы ответить на вопросы, мы решили передавать данные из Хантфлоу и визуализировать их с помощью внутреннего инструмента аналитики на базе Power BI.
Какие отчеты мы получаем с помощью интеграции с Хантфлоу
У нас более 100 отчетов. Расскажу о 7 главных дашбордах, которые помогают бизнес-подразделениям и рекрутменту оценивать, как обстоят дела с наймом, и удерживать сотрудников:
- Результаты интервью. На отчете видно, сколько кандидатов принимают приглашение, насколько успешно проходят интервью, почему специалисты отказываются от собеседования.
- Продуктивность рекрутеров. Отчет помогает понять, с каким типом вакансий и регионом чаще всего работает каждый специалист. Также дашборд дает возможность проанализировать, эффективно ли рекрутер устанавливает контакт с кандидатами и сколько усилий тратит на закрытие вакансий.
- Жизненный цикл вакансии. Дает понимание, как менялся статус и приоритет вакансии, как быстро ее закрыли.
- Эффективность источников. Отчет состоит из 3 графиков, которые отображают, из каких источников кандидаты попали в воронку, как прошли интервью и получили ли оффер.
- Региональные особенности. Можно посмотреть количество кандидатов из разных регионов и как оно меняется. По данным можно сделать вывод, сколько усилий нужно приложить, чтобы найти специалиста определенного уровня в конкретном регионе.
- Анализ заработных плат. Позволяет отслеживать, насколько мы укладываемся в средние зарплаты по специальности в регионе.
- Причины отказов от оффера. Дает возможность понять, почему кандидаты не принимают предложение о работе. Это помогает корректировать описание вакансий и суть этапов подбора.
Так выглядят некоторые отчеты.
Как реализована интеграция между разными системами компании
Наш внутренний инструмент аналитики на базе Power BI интегрирован с Atlassian, 1С, системой учета рабочего времени и Service Desk. Как это работает:
- Получаем информацию о подборе из Хантфлоу.
- Обогащаем данные информацией о сотрудниках из других систем, например из 1С.
- Данные загружаются в хранилище.
- Power BI визуализирует данные и передает их в Atlassian, где аналитику видят пользователи.
Результаты, которых помогла достичь интеграция
- Закрываем вакансии на 21% быстрее.
- Конверсия рекрутинга выросла на 18%.
- На 100% исключили ошибки, связанные с ручной подготовкой отчетов.
- Сэкономили более 10 часов в месяц на подготовке отчетности.
Почти всем новым сотрудникам Райффайзенбанка нужны ноутбуки, гарнитуры, мониторы и другая техника. Расскажем, как мы оптимизировали процесс заказа оборудования с помощью Хантфлоу.
Как заказывали оборудование раньше
До модернизации процесс был неудобным: рекрутер выяснял, какая техника нужна специалисту, передавал нанимающему менеджеру список с оборудованием, а заказчик оформлял заявку на выдачу.
Этот процесс не идеален по 3 причинам:
- Нанимающим менеджерам и рекрутерам приходилось тратить много времени на рутинные действия.
- Нанимающие менеджеры забывали создавать заявки на выдачу и долго передавали их номера службе доставки, из-за чего новички позже получали технику.
- Если у кандидата появлялись вопросы о технике, он шел к нанимающему менеджеру, тот — к рекрутеру, а рекрутер — к кандидату. Получался замкнутый круг.
Как устроен процесс заказа оборудования сейчас
- Рекрутер заполняет оффер в Хантфлоу, и ATS отправляет вебхук в наш специальный самописный сервис. Вебхук — это сообщение с информацией о действии, которое было совершено в системе. Сервис по сигналу вебхука создает запись о том, что будущему сотруднику может потребоваться оборудование.
- Если кандидат принимает оффер, рекрутер переводит специалиста на этап «Оформление» в Хантфлоу и дополняет оффер информацией, какое оборудование необходимо. Хантфлоу отправляет вебхук в сервис о том, что пора собирать данные для создания заявки на выдачу оборудования.
- Сервис запрашивает данные о кандидате в БОСС-Кадровике и системе для отправки анкет службы безопасности, а также подгружает информацию о необходимой технике из Хантфлоу.
- Когда сервис собрал данные о кандидате, он отправляет их в «шину» — отдельную систему, где запросы на заявки становятся в очередь на создание в Jira.
- Когда заявка создана, Jira присылает рекрутеру и нанимающему менеджеру ее номер.
С помощью интеграции мы избавили рекрутеров и нанимающих менеджеров от рутинных действий по выдаче техники новичкам. Заявка создается автоматически, а все заинтересованные могут следить за ней.
Без сложностей не обошлось. Когда отлаживали процесс, оказалось, что тестовая Jira работает в разы медленнее, чем когда процесс уже запущен. Также заметили, что, если зависает интернет, вебхуки из Хантфлоу приходят не в том порядке, как рекрутер совершал действия.
Кто работал над проектом
Команды и специалисты, которые помогали в реализации:
- заказчики со стороны бизнеса,
- lean — подразделение, которое занимается оптимизацией процессов,
- Service Desk,
- отдел кадров,
- специалисты «шины»,
- Talent Acquisition,
- Хантфлоу.
