Когда вакансий мало, а рынок труда переполнен, соискатели болезненно реагируют на отказы. В переписках все чаще встречаются фразы вроде «Я не согласен с решением и буду бороться до конца», а иногда кандидаты прямо обещают пожаловаться заказчику, в трудовую инспекцию или в суд.
Как безопасно отказать кандидату и чем компания рискует, если дело дойдет до суда, — разбираемся в материале Журнала Хантфлоу.
Как отказывать кандидатам, чтобы не пришлось судиться
Базовое правило отказа — опираться в аргументах на деловые качества кандидата. Писать про рост, вес, вайб ни в коем случае нельзя.
Отправлять односложный отказ «Не подходите» тоже не лучшая тактика, особенно если кандидат прошел несколько этапов. Напишите хотя бы кратко, каких деловых качеств не хватило кандидату, чтобы потом дополнительно не оправдываться и сохранить отношения.
Что нельзя писать в отказе
Согласно статье 64 ТК РФ, нельзя отказывать в приеме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами. Это считается дискриминацией. К ней относятся отказы по следующим признакам:
- Пол, раса, цвет кожи, национальность, язык, происхождение
- Имущественное, семейное, социальное и должностное положение
- Возраст и место жительства, включая наличие или отсутствие регистрации
- Вероисповедание, убеждения, принадлежность к общественным объединениям или социальным группам
- Любые иные причины, не касающиеся профессиональных навыков
Что можно писать в отказе
Законный отказ должен ссылаться на одно из трех оснований:
- Деловые качества кандидата не соответствуют требованиям вакансии: не хватает нужного опыта, компетенций, образования
- Для должности есть законные ограничения. Например, некоторые виды работ запрещены для определенного пола, а наличие судимости может препятствовать поступлению на государственную службу. Для отдельных должностей также обязательны специальные допуски, разрешения, сертификаты или соответствие требованиям к состоянию здоровья. Кроме того, статус банкрота временно ограничивает право занимать некоторые руководящие должности и управлять финансовыми организациями
- Вакансия объективно недоступна: ставка закрыта, должность исключена из штатного расписания или на нее уже принят сотрудник
Будьте аккуратны и в переписке, и на созвонах: неудачное высказывание могут сохранить и потом использовать против вас.
Что делать, если кандидат с отказом не согласен и требует объяснений
Если вы отклонили кандидата общей фразой или даже указали причину отказа, соискатель может остаться недовольным и потребовать официальных объяснений. Для этого ему нужно направить письменное требование на бумаге или в электронном виде.
Требование должно содержать:
- Наименование компании и ФИО ее руководителя, которому адресовано требование
- ФИО кандидата и его почтовый адрес для ответа
- Название вакансии, на которую претендовал кандидат
- Дату составления и подпись кандидата — собственноручную или электронную
Сообщение в мессенджере, письмо по электронной почте или устная просьба не считаются письменным требованием о предоставлении причины отказа в трудоустройстве.
Если кандидат нарушил форму требования, например просто спросил в чате, работодатель вправе не реагировать на запрос. И привлечь работодателя к ответственности нельзя — это подтверждается судебной практикой.
Отправить официальное требование — процедура замороченная, но, если ваш кандидат отчаянный человек и таки сделал это, у вас по закону есть 7 рабочих дней, чтобы направить ему ответ.
Кандидат вправе оспорить отказ в суде, если он не получит ответ в срок. Поэтому нужно зафиксировать, когда вы получили требование от соискателя. Затем сформулируйте причину отказа на основе деловых качеств. Помните: основание должно быть объективным и проверяемым.
| Примеры необоснованного отказа | Примеры обоснованного отказа |
| Вы нам не подходите по возрасту. | Не готовы пригласить вас на следующий этап. Сейчас нам нужен специалист, который больше трех лет работал с длинными enterprise-сделками в IT-секторе. У вас, к сожалению, всего полгода такого опыта. |
| Мы ищем сотрудника без детей. | К сожалению, мы не сможем предложить вам позицию финдиректора банка. Обязательное условие для должности — отсутствие банкротства за последние 10 лет. По результатам проверки выяснилось, что два года назад вы прошли процедуру банкротства. |
Готовый обоснованный отказ нужно оформить на бланке организации с печатью и подписью — ее может поставить руководитель или представитель по доверенности. Дальше важно правильно отправить ответ: на бумаге заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Адрес кандидата можно взять из требования.
Если почтового адреса кандидата у вас нет, можно отправить отказ в электронном виде, но только при условии, что документ подписан электронной цифровой подписью.
Что делать, если кандидат пошел в суд
Если вы правильно и в срок ответили на требование кандидата, он все равно может пойти в суд, если не согласен с основанием отказа. Здесь задача рекрутера — быстро собрать доказательную базу и передать ее юристу компании.
В суде важно показать, что отказ кандидату основан на требованиях к должности и объективных результатах оценки.
Какие документы нужно собрать:
- Должностная инструкция и профиль вакансии, утвержденные до публикации вакансии
- Подтверждение деловых качеств соискателя: резюме, результаты тестовых, оценки по итогам интервью
- Штатное расписание или приказ о приеме другого сотрудника. Они нужны, если причина отказа — закрытие вакансии или ее отсутствие
- Копия письменного ответа кандидату со штампом почты и подтверждением отправки в срок
Дальше основная работа переходит к юристу компании: он оценивает риски и готовит линию защиты работодателя в суде.
Чем рискует работодатель
Если суд признает отказ незаконным, последствия могут быть репутационными и финансовыми.
Гражданская и административная ответственность
Административная ответственность наступает, если отказ не связан с деловыми качествами соискателя или нарушена сама процедура. Например, если работодатель проигнорирует составленное по всем правилам требование объяснить отказ. Или сошлется в отказе на неделовое качество соискателя.
Если соискатель докажет факт незаконного отказа, суд назначит ему компенсацию морального вреда, недополученного заработка и судебных расходов. А компании и виновному могут выписать штраф. По ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за первое нарушение для юридических лиц штраф составляет от 30 тыс. до 50 тыс. ₽ за факт невыполнения требований ТК РФ, а для должностных — от 1 тыс. до 5 тыс. ₽ за нарушение по личной вине.
Отдельный риск — внеплановая проверка со стороны Роструда (ГИТ), если кандидат параллельно подаст жалобу в трудовую инспекцию.
А еще в последнее время появились прецеденты, когда суд заставлял работодателя заключить трудовой договор с кандидатом, даже если вакансия к окончанию дела была закрыта.
Уголовная ответственность — редкий случай
Уголовная ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу предусмотрена законом, но на практике такие дела встречаются крайне редко.
За последние 20–25 лет к ответственности по статьям 136, 144.1 и 145 Уголовного кодекса РФ привлекли буквально несколько человек, а в 2021–2023 годах по этим статьям вообще никого не осуждали.
Уголовная ответственность в теории может наступить, если кандидату отказали из-за дискриминационных мотивов, предпенсионного возраста или беременности либо наличия детей до трех лет.
При этом самого факта отказа недостаточно для уголовного преследования. Необходимо установить, что решение было принято именно по запрещенному законом мотиву. Доказать такую связь непросто, поэтому уголовные дела по подобным основаниям скорее исключение, чем распространенная практика.
Как снизить риск судебного разбирательства из-за отказа
Чем больше информации о качествах кандидата зафиксировал рекрутер, тем проще компании защитить свою позицию. Вручную собирать скриншоты переписок и файлы по разным местам долго и ненадежно.
Навести порядок в данных и уберечь компанию от претензий помогает система автоматизации рекрутмента Хантфлоу.
CRM для найма интегрируется с рабочей почтой и мессенджерами, поэтому вы получаете доступ к переписке со специалистом в один клик. А еще в Хантфлоу хранятся резюме, комментарии нанимающего менеджера, результаты тестовых заданий и других оценок.
А чтобы в стрессе или спешке случайно не написать лишнего в отказе, в Хантфлоу можно настроить шаблоны писем. Достаточно один раз загрузить шаблон в систему — и он всегда будет подтягиваться в переписке. Система сама подставит имя кандидата, название вакансии и другие данные с помощью переменных. Вам останется только расписать основания отказа.
Иллюстрация: Илья Colowgee
