Во время пандемии коронавируса созвоны с помощью сервисов видеоконференций стали спасительным инструментом. Так компании могли синхронизироваться по рабочим вопросам, контролировать выполнение задач и просто оставаться на связи друг с другом для поддержания теплых человеческих отношений.
Но пандемия закончилась, а рабочие календари многих до сих пор трещат по швам от количества назначенных встреч.
В телеграм-канале мы рассказывали, как одним постом CEO Хантфлоу Михаил Танский всколыхнул HR-сообщество. Тема публикации: почему ставить встречи в календари коллег без согласования и подготовки — это агрессивное нарушение границ. Вот что пишет Михаил в своем телеграм-канале:
«Назначение встречи «в дырочку в календаре» — это агрессия, насилие и стресс. И чувство вины! Знаете, как тяжело нажать «Не пойду»? И потом еще быть обязанным объяснять, почему ты отказался. Уму непостижимо: не тебе должны объяснить, почему ты должен свое рабочее время потратить на них, а ты должен защищаться!»
Михаил Танский,
CEO Хантфлоу
Профильные медиа и специалистами HR-индустрии развернули вокруг поста бурную дискуссию. Они рассуждали, согласны ли с мнением CEO Хантфлоу и делились своим взглядом на правила хорошего тона при взаимодействии команд.
Редакция Журнала Хантфлоу решила разобраться в острой теме совещаний. Мы изучили свежие исследования и мнения лидеров команд, чтобы понять, в каких случаях живые и онлайн-встречи действительно нужны, а когда — это бесполезный слив времени. Изучите наши рекомендации сами и отправьте их коллеге, который чаще всего ставит встречи в ваш рабочий календарь.
Действительно ли совещания настолько необходимы
Согласно отчету Otter AI, разработчика решений для транскрибации речи в текст, среднестатистический сотрудник проводит на совещаниях 18 часов в неделю. Для менеджеров, в командах которых более четырех человек, этот показатель равен 22,2 часа. 33% опрошенных россиян отметили, что регулярно участвуют в рабочих онлайн-встречах. Вот чем они занимаются во время созвона:
Эти цифры говорят о том, что видеовстречи из эффективного инструмента синхронизации и общения часто превращаются в причину снижения производительности команды и пустой траты рабочего времени.
Бывшая руководительница маркетинга Zoom и генеральный директор технологической компании Neat Джанин Пелоси отмечает: «Лично для меня это [переполненный встречами календарь] не равно продуктивности, потому что отвлекает и не дает возможности подумать или заняться разработкой стратегий».
Прежде чем назначать встречу или соглашаться поучаствовать в ней, критически оцените ее необходимость. По мнению специалиста по разработке контент-стратегий для B2B и SaaS Адиля Каюма, есть пять ситуаций, в которых действительно лучше личный контакт «голосом», чем переписка:
- необходимо быстро принять решение
- чтобы прийти к решению, нужна активная переписка, которая займет много времени
- важно наладить контакт с человеком
- хочется вдохновиться или вдохновить
- необходимо дать слово участникам команды, которые обычно неактивны в переписке.
Если ваша ситуация не подходит ни под один описанный критерий, отказывайтесь от встречи или предложите инициатору решить вопрос другими коммуникационными средствами, чтобы не тратить время друг друга. Например, это можно сделать в переписке или в Гугл Документах благодаря функции совместного редактирования и комментирования документа.
Кейс Shopify: зачем крупнейшая платформа электронной коммерции удалила 322 000 часов совещаний из календарей сотрудников
В 2023 году в медиапространстве прогремела новость о том, что платформа электронной коммерции Shopify начала применять метод useful subtraction или «полезное вычитание».
Его суть в том, что ранее запланированные встречи с участием трех или более сотрудников автоматически отменялись. Также был введен двухнедельный запрет на восстановление этих мероприятий в календарях. Так компания сделала шаг в сторону создания среды без совещаний.
Главный операционный директор Shopify Каз Неджатян говорит, что это в перспективе даст возможность освободить более 322 000 рабочих часов сотрудников в год. Также двухнедельный отказ от видеосовещаний должен помочь более критически подходить к назначению встреч в будущем.
Как сократить количество встреч в своем календаре
Согласно исследованию Otter AI, 47% специалистов не отказываются от участия в видеовстрече, потому что не хотят оскорблять или расстраивать инициатора. При этом 88% опрошенных говорят о том, что могли бы отказаться от участия, если бы их руководитель сказал им о том, что это нормально.
Чтобы сократить количество встреч в собственном календаре, необходимо стать человеком, который поставит под сомнение культ совещаний на уровне отдела и компании. Иначе коллеги будут в недоумении, почему кто-то из сотрудников принимает решение не ходить на обсуждения.
Чтобы поставить под сомнение культ совещаний, необходимо:
- Рассказать своему менеджеру о том, сколько времени в неделю у вас уходит на встречи с коллегами и какие из них были действительно полезными. Также важно обратить внимание, какие дела можно было успеть выполнить, если бы не бесконечные совещания.
- Если руководитель согласится с аргументами, предложить ему создать в отделе свои правила проведения встреч: определиться, в каких случаях созвоны и живые планерки допустимы, сколько может длиться встреча, какие обязанности берет на себя инициатор.
- Накопить опыт и подвести итоги через несколько месяцев: сколько свободного времени появилось у специалистов отдела благодаря отказу от некоторых совещаний.
- Лично или через менеджера продемонстрировать результаты бизнесу и предложить применять новый подход во всей компании.
Изучите самые важные правила этикета видеовстреч, если обсуждение проходит онлайн и нужно быстро принять решение и снова вернуться к делам.
Если в компании отклонение приглашения на совещание не воспринимается как нежелание работать, достаточно написать инициатору вежливое письмо с отказом от участия и обоснованием решения. Если вы не понимаете тему летучки или считаете, что можно не проводить ее, проясните повестку в письме или предложите более продуктивный вариант обсуждения вопроса.
Как Хантфлоу упрощает процесс назначения интервью и помогает рекрутерам тратить меньше времени на рутину
Из-за забытого собеседования рекрутер может навсегда потерять кандидата, а компания — HR-бренд. Поэтому в рабочем календаре должна быть аккумулирована вся информация об интервью со специалистами, встречах с нанимающими менеджерами и планерках с командой подбора.
Хантфлоу позаботился о том, чтобы вы могли легко поддерживать порядок в рабочем календаре и тратить всего пару секунд на добавление встреч. Для этого мы предусмотрели интеграции с самыми популярными календарями: Google, Outlook 365, Exchange и VK WorkMail.
Настроив интеграцию всего за две минуты, вы сможете:
- Назначать интервью в Хантфлоу и не тратить время на их добавление в свой календарь, так как они появятся там автоматически
- Прямо в Хантфлоу проверять занятость коллег и переговорок
- Не держать в голове разные часовые пояса участников: вам нужно указать время встречи в своем часовом поясе, а Хантфлоу разошлет приглашения другим людям с учетом их местного времени
- Не отправлять заказчику резюме вручную, так как он автоматически получит приглашение на интервью с прикрепленным файлом
- Не напоминать кандидату об интервью: если у вас настроена интеграция с SMS-оператором, Хантфлоу может направить кандидату сообщение с напоминанием о встрече
Знакомьтесь: коллега, у которого всегда есть время на обсуждения
Встречи часто назначаются, чтобы поштурмить с командой: придумать новую идею, найти нестандартный подход к решению проблемы. Но общение пройдет продуктивнее, если инициатор заранее подготовит свое видение ситуации или попросит исполнителя набросать варианты. А время на встрече лучше потратить на обсуждение и улучшение готовых набросков.
Отличным собеседником для обсуждения и генерации идей может быть искусственный интеллект. Используйте ChatGPT или Gemini, чтобы получить больше взглядов на проблему или сформировать список идей.
Например, вместо того, чтобы созывать отдел подбора для разработки вопросов для скрининга кандидатов на руководящую IT-позицию, обратитесь за помощью к ИИ.
Формулировки вопросов можно доработать и предложить команде прокомментировать их в общем Гугл Документе без траты времени на созвон.
Изучите другие возможности ИИ, чтобы справляться с рабочими задачами быстрее:
Не согласны с мнением редакции или знаете более злободневную тему в HR-сообществе? Вступайте в наш чат в Телеграме и делитесь своими мыслями о публикациях Журнала Хантфлоу. С нами уже более 800 профессионалов индустрии.
