Бюджет вашей HR-функции на следующий год сокращают? HR BP Финтабло Анастасия Адиева рассказала, как подойти к пересмотру расходов, что защищать в первую очередь и что делать, если денег на подбор стало меньше, а вакансий осталось столько же.
Для найма команда Финтабло использует Хантфлоу — поэтому отдельно поговорили и о том, как обосновывать расходы на автоматизацию, когда от рекрутмента требуют экономить.
Шаг 1. Выясните, что изменилось у бизнеса
До работы с бюджетом стоит разобраться в контексте: какие сейчас приоритеты у компании, насколько активно она будет нанимать, на какой период сокращается бюджет и какие направления HR-работы остаются критичными.
Затем нужно понять, из чего складывается бюджет. Это могут быть такие статьи расходов:
- ФОТ HR-команды
- Подбор
- Обучение
- Бенефиты
- Сервисы
- Подрядчики
По каждой статье стоит посмотреть на текущую стоимость, задачу, которую она решает, последствия сокращения и возможные альтернативы. Плюс учесть уже принятые обязательства и сроки продления договоров — нередко отказ от них может быть почти равноценным запланированным расходам.
Шаг 2. Защитите процессы, без которых бизнесу нельзя
Универсального списка здесь нет: все зависит от сферы, задач компании и того, в какой ситуации сейчас находится бизнес.
Для одной компании критично продолжать наем на ключевые позиции, для другой — не просадить адаптацию, обучение или передачу знаний. Например, на производстве нельзя просто убрать обязательное обучение сотрудников, даже если бюджет сокращается. Также сюда часто относят поддержку обязательных кадровых процессов, например, верное оформление сотрудников.
После этого уже можно оценивать, сколько ресурсов действительно нужно на каждый процесс: где необходим полноценный сотрудник, где хватит частичной занятости, а где можно рассмотреть аутсорсинг.
Отдельно важно проверить решения на соответствие трудовому законодательству. Например, если компания планирует сокращать команду или менять условия работы сотрудников, HR нужно заранее понимать, какие процедуры обязательны, сколько времени они займут и какие расходы могут повлечь.
Шаг 3. Найдите расходы, которые уже не дают нужного эффекта
После обязательных процессов можно переходить к остальным статьям. В первую очередь Анастасия советует проверить:
- Дублирующие сервисы
- Неиспользуемые лицензии
- Платные каналы найма без подтвержденного результата
- Мероприятия и обучение, которые сейчас не связаны с приоритетами компании
Для каждой статьи можно задать два вопроса:
- Что произойдет, если мы остановим этот процесс?
- Сколько будет стоить его восстановление?
Такой же подход работает с бенефитами. Например, ДМС может занимать заметную часть бюджета, но решение стоит принимать с учетом его реального использования сотрудниками. Иногда вместо полной отмены можно найти менее дорогой формат и сохранить саму возможность для команды.
Шаг 4. Проверьте, можно ли обойтись без сокращения HR-функции
Если после сокращения других расходов бюджет все еще не сходится, придется посмотреть на саму HR-команду:
- Кто чем занят
- Какие задачи можно перераспределить или автоматизировать
- Где действительно можно сократить затраты
Важно помнить, что если сократить человека, его работа часто никуда не исчезает. Задачи переходят руководителю или смежным командам, а их время может стоить дороже. В итоге сотрудника сократили, а реальной экономии для бизнеса почти нет.
Есть и другой вариант: не сокращать сотрудника, а шире использовать его компетенции. У HR, например, могут быть навыки, полезные в проектной работе, коммерции или клиентских коммуникациях. Тогда сотрудник может работать сразу на несколько направлений, а его зарплата — распределяться между ними. Человек остается в компании, а бизнес получает специалиста, который закрывает задачи сразу в нескольких функциях.
Скачайте готовую таблицу и быстро посчитайте HR-бюджет на год по основным статьям расходов
Заполните форму, и мы пришлем вам файлАвтоматизацию найма обосновывайте через конкретный эффект
Если компания продолжает нанимать, Анастасия считает CRM для найма базовой частью процесса подбора — особенно когда ресурсов становится меньше.
Без системы информация о кандидатах может оказаться распределена между таблицами, почтой и мессенджерами. Тогда команде приходится тратить время, чтобы восстанавливать ход работы: кому уже написали, кто ждет обратную связь, что решил руководитель и какой следующий шаг.
Отдельный риск возникает при изменениях в HR-команде. Если важная информация остается только у конкретного рекрутера, после его ухода сложнее продолжить работу с вакансиями и кандидатами.
Анастасия называет это антихрупкостью системы найма: при смене рекрутера другой сотрудник должен иметь возможность увидеть состояние подбора и продолжить работу.
Для защиты расходов на автоматизацию недостаточно сказать, что в системе «удобнее работать». Лучше посчитать:
- Сколько времени команда найма тратит на ручные операции
- Где задерживаются решения
- Какие расходы можно сократить с помощью системы
- Можно ли снизить затраты на подрядчиков
Высвобождение времени и прямую экономию денег лучше считать отдельно. Это разные эффекты.
При сокращениях команды сначала определите критичные роли
Если заменить некоторых специалистов сложно и дорого, стоит определить роли, потеря которых сильнее всего скажется на бизнесе.
Помогут простые вопросы:
- Чей уход существенно повлияет на работу компании
- Кого будет сложно заменить
- У кого сосредоточены важные знания
Для таких сотрудников нужен отдельный план удержания и передачи знаний.
Как удержать тех, кто остался
При сокращении команды нельзя автоматически распределять все задачи ушедших между теми, кто остался. Вместе с руководителями придется решить, какие проекты продолжать, какие поставить на паузу, от чего отказаться и где изменить сроки.
Сотрудникам важно понимать общую ситуацию: что происходит с компанией, какой план у руководства и когда появится новая информация. Но не обещайте того, чего компания пока не может гарантировать.
С ключевыми сотрудниками стоит разговаривать заранее: узнать, как они оценивают ситуацию, что вызывает напряжение и где нужна поддержка.
Это может быть:
- Пересмотр нагрузки
- Изменение роли
- Более гибкий график
- Участие в важном проекте
- Адресное обучение
Тайм-менеджмент и работа с приоритетами тоже могут помочь. Но если задач объективно больше, чем доступного времени, сначала нужно менять объем и приоритеты самой работы.
Если вакансий меньше не стало, расставьте приоритеты
Бюджет на наем может сократиться сильнее, чем сам план найма. В таком случае Анастасия предлагает сначала сопоставить вакансии с доступными ресурсами: бюджетом, загрузкой рекрутеров и временем нанимающих руководителей.
После этого вместе с бизнесом определить:
- Какие позиции нужны сейчас
- Какие можно закрыть позже
- Какие требования к кандидатам обязательны
- Кто отвечает за принятие решений
- В какие сроки должен идти подбор
Чем меньше ресурсов, тем важнее убрать из процесса лишние задержки. Посмотрите на воронку найма: где теряются подходящие кандидаты, какие этапы дублируют друг друга и где все тормозится из-за долгой обратной связи.
Используйте данные CRM для найма, чтобы находить потери в подборе
Если система управления подбором уже внедрена, ее данные могут помочь при оптимизации.
Стоит посмотреть на:
- Загрузку команды найма
- Задержки на этапах подбора
- Результаты разных источников
При сокращении бюджета стоит заново оценить каналы привлечения кандидатов. Количество откликов само по себе мало говорит о результате. Смотрите на стоимость подходящего кандидата и состоявшегося найма. Так проще понять, какие размещения стоит оставить, а какие уже не оправдывают расходы.
Параллельно можно проверить другие источники:
- Внутренний подбор
- Кандидатов, которые уже есть в базе
- Рекомендации сотрудников
Отдельно Анастасия советует провести аудит ручных операций: какие из них можно автоматизировать с помощью ИИ, агентов, ботов или других инструментов.
Часть действий команда может выполнять вручную просто по привычке, хотя их уже можно передать автоматизированным решениям. При ограниченных ресурсах это одна из зон, которые имеет смысл проверить в первую очередь.
Когда бюджет приходится пересобирать, особенно обидно продолжать платить временем команды за то, что можно автоматизировать.
Рекрутинговая система №1* в России Хантфлоу помогает рекрутерам вести вакансии, хранить историю работы с кандидатами, собирать аналитику и меньше времени тратить на ручную рутину. Приходите на встречу с экспертом — покажем, где система может снять нагрузку именно с вашей команды.
