План повышения эффективности поможет, если сотрудник несколько месяцев не дотягивает до целевых показателей.
Как разработать план, связать его с задачами бизнеса и оценить результат — разобрались вместе с экспертами из UserGate, Rapporto, Битрикс24, МИФа, Буквоеда и Слетать.ру.
Что такое план повышения эффективности
План повышения эффективности, или Performance Improvement Plan (PIP) — это структурированный список действий для сотрудника с низкими показателями. Он нужен, чтобы работник достиг нужных компании бизнес-результатов за определенный срок.
Это не список наказаний, а скорее инструкция: что именно сейчас идет не так, каких показателей нужно достичь и какую помощь компания готова оказать.
За последние два года изменилась сама природа неэффективности. Раньше отстающий сотрудник — тот, кто меньше делает. Сейчас это чаще человек, который делает столько же, сколько год назад, но коллеги ушли вперед, потому что перестроили процесс под новые инструменты. Поэтому план повышения эффективности я рассматриваю как управленческий инструмент, который в том числе закрывает разрыв в скорости внутри команды.
Когда сотруднику нужен план повышения эффективности
Чтобы улучшить показатели сотрудника, можно использовать обычную обратную связь, обучение, пересмотр нагрузки. Но есть признаки, когда необходим именно план повышения эффективности:
- Системность проблемы. Сотрудник из месяца в месяц не выполняет показатели, обычный фидбэк не исправляет ситуацию
- Сотрудник хочет решить проблему, но не может. Человек способен, понимает требования, но не дотягивает
Обратная связь нужна, если проблема возникла впервые или является разовой. Например, сорванный дедлайн из-за форс-мажора.
Обучение требуется, если сотрудник хочет расти, но у него не хватает скиллов для новой задачи.
PIP нужен, если мы видим негативный тренд в течение 2–3 месяцев, который влияет на бизнес-результаты команды, и при этом сотрудник уже получал обратную связь, но его поведение или результаты не изменились.
Когда можно обойтись без плана повышения эффективности
- Сотрудник не знает, какие KPI в цифрах должен выполнять. Здесь может помочь обсуждение с руководителем отдела показателей эффективности и их фиксация
- Одинаковые проблемы возникают сразу у нескольких сотрудников. Вероятнее всего — причина не в людях. Возможно, не работают процессы, перегружены руководители или не хватает автоматизации
Сложно заранее угадать, насколько эффективным будет сотрудник. Но прозрачная воронка найма поможет заранее увидеть противоречия в качествах специалиста и выбрать наиболее подходящего соискателя.
Такие возможности есть в системе Хантфлоу. Информация о кандидатах и комментарии после встречи хранятся в одном месте, поэтому рекрутеру и заказчику проще принять согласованное решение, опираясь на факты.
Из чего состоит план повышения эффективности
План повышения эффективности может быть похож на техническое задание. После ознакомления с документом сотрудник должен четко понимать, что нужно изменить, в какие сроки и по каким критериям будет оценивать результат.
В плане повышения эффективности должны быть:
- Четкое описание проблемы в цифрах и фактах.
- Конкретные измеримые цели: что именно должно измениться к концу срока плана.
- Последовательность действий, как именно сотрудник будет достигать цели.
- Даты промежуточных контрольных точек.
- Ресурсы от компании: ментор, обучение или другая помощь.
- Последствия, если поставленные цели не будут достигнуты.
Как разработать план повышения эффективности
Шаг 1. Соберите факты, а не впечатления. Оцените метрики за 2–3 месяца в сравнении с нормой и со средними по команде.
Шаг 2. Проверьте систему. Убедитесь, что дело не в нагрузке, процесс не сломан, инструментов для работы достаточно.
Шаг 3. Поговорите до того, как писать документ. Сотрудник не должен узнавать о проблеме из подписанной бумаги. Проведите встречу, чтобы спросить: «Как ты сам объясняешь такие результаты?». Может выясниться, что человек полгода тонет в задаче, о которой руководитель не знал.
Шаг 4. Составьте план. Напишите черновик плана и дайте сотруднику два дня на правки. Цели должны быть сформулированы конкретно: например, не «улучшить показатели», а «увеличить конверсию сайта на 2% к 1 сентября».
Шаг 5. Подберите методы под цель. Это может быть наставничество, менторство руководителя через постановку задач, стажировка в смежном отделе, обучение, профессиональная литература.
Шаг 6. Учтите использование ИИ-инструментов. Обсудите вместе с сотрудником, как можно ускорить выполнение задачи с помощью ИИ.
Шаг 7. Внесите контрольные точки в календарь. Выберите даты, когда вместе с сотрудником проверите процесс выполнения плана. Например, раз в неделю — промежуточные итоги, раз в две недели — оценка прогресса.
Шаг 8. Пропишите и обсудите последствия. В конце оговоренного срока надо провести финальную встречу, даже если удалось достичь поставленных целей. Отказаться от встречи — значит обесценить работу и демотивировать сотрудника.
Чтобы понять, нужен ли сотруднику план повышения эффективности, мы сначала анализируем объективные показатели работы: результаты по KPI, аналитику из дашбордов и CRM, качество выполнения задач и соблюдение сроков. При необходимости дополнительно оцениваем компетенции с помощью матриц или обратной связи методом 360 градусов.
Как матрица приоритизации помогает составить план повышения эффективности
Чтобы не добавлять в план хаотичные задачи и не привести сотрудника к выгоранию при их выполнении, можно использовать матрицу приоритизации. Инструмент поможет структурировать обязанности, оценить нагрузку и выделить то, что увеличит эффективность работы.
Как использовать матрицу приоритизации для составления плана повышения эффективности:
- Вместе с сотрудником выпишете все его обязанности и проекты на матрицу.
- Задачи из квадранта «Убийцы времени» удалите из плана. Задачи из сектора «Фоновые» автоматизируйте, делегируйте или выделяйте на них строго фиксированное время, например, не более одного часа в конце дня.
- В первый месяц плана включите 2–3 задачи из квадранта «Быстрые победы». Это может дать мощный заряд мотивации и веру в то, что план выполним.
- Включите в план не более одной крупной стратегической задачи на квартал. Ее обязательно надо разбить на мелкие шаги.
Пример плана повышения эффективности — скачайте бесплатно
Заполните форму, и мы пришлем вам файлКак оценить эффективность плана
- Используйте 3–5 показателей эффективности сотрудника. Если их будет больше, резко снижаются шансы выполнения плана
- Проверьте, что метрики находятся в зоне влияния сотрудника
Главное правило простое — измерять нужно результат, а не активность. Количество встреч, звонков или выполненных задач полезно отслеживать, но сами по себе эти показатели ничего не гарантируют.
Метрики должны отражать тот результат, ради которого существует должность: выполнение плана, соблюдение сроков, качество работы, количество ошибок, производительность, выполнение обязательных процессов или удовлетворенность внутренних и внешних клиентов.
Ошибки при создании плана
Использовать план как формальность перед увольнением. Например, ставить заведомо невыполнимые цели. Сотрудники быстро понимают, когда решение уже принято, и даже не будут начинать выполнение плана.
Формально подходить к работе с планом. Руководителю нужно давать специалиста четкую обратную связь и делать корректировки в процессе.
Главная ошибка – формальный подход. Недостаточно просто писать в чате «Ок». Руководителю важно действительно включаться в процесс, проводить встречи и фиксировать результаты. В этом случае у сотрудника и компании есть шанс на положительный результат.
Использовать слишком общие формулировки. Сотрудник должен понимать, какие конкретные действия и результаты от него ожидают.
Забыть про график контрольных точек. Если обсуждать результаты только в конце срока, план теряет эффективность.
Пытаться изменить все сразу. Лучше сосредоточиться на нескольких ключевых зонах, которые сильнее всего влияют на результат.
Оценивать личность сотрудника в формулировке проблемы. Вместо «безответственный» или «немотивированный» лучше описывать конкретные факты, показатели и компетенции, требующие развития.
Разрабатывать план без участия сотрудника. Когда человек понимает причины изменений и участвует в обсуждении решений, вероятность успешного выполнения плана значительно выше.
Если план повышения эффективности не работает, необходимо проанализировать ситуацию и подумать о том, насколько для компании будет рентабельно в дальнейшем вкладывать силы и средства в исправление ситуации.
Если речь идет об узкопрофильном специалисте, в развитие которого уже было вложено много ресурсов и его сложно заменить, имеет смысл провести работу над ошибками, скорректировать план и повторить процедуру.
Если ситуация не меняется, обсудить с сотрудником альтернативные варианты — другая роль внутри компании или расставание.
FAQ
Чем план повышения эффективности отличается от индивидуального плана развития?
Индивидуальный план развития — это про прокачку навыков сотрудников с высоким потенциалом. Например, специалист хочет повысить грейд и стать тимлидом. Тогда компания предоставляет ему доступ к курсам и новым проектам.
План повышения эффективности — это про выход сотрудника из минуса в ноль или в плюс, когда эффективность и качество работы отстают от необходимых.
На какой срок лучше составлять план повышения эффективности?
Продолжительность зависит от специфики роли, сложности задач и того, за какой период можно объективно оценить изменения. Если результат можно увидеть быстро, обычно достаточно 30 дней. Для других сотрудников чаще используют период 60–90 дней.
Что делать, если сотрудник не выполнил план повышения эффективности?
Есть несколько решений:
- Корректировка плана
- Изменение роли сотрудника
- Увольнение
Важно обсуждать последствия заранее, до подписания сотрудником плана.
