Что такое ATS-система и зачем она нужна
Аббревиатура ATS расшифровывается как Applicant Tracking System, что в переводе с английского языка означает «система отслеживания кандидатов». Это инструмент, с помощью которого HR-специалисты управляют подбором.
ATS выполняет функцию централизованной информационной базы и помогает:
- публиковать вакансии на джоб-сайтах и в соцсетях;
- добавлять резюме специалистов;
- хранить информацию о кандидатах в единой базе;
- планировать собеседования;
- собирать фидбэк по кандидатам;
- отправлять письма кандидатам и хранить историю переписки;
- проводить HR-аналитику.
Теперь расскажем про 22 функции, на которые нужно обратить внимание в первую очередь, чтобы не прогадать с выбором ATS.
Функция №1: работа в едином окне
Чем меньше вкладок рекрутеру нужно открывать во время работы, тем больше времени он сэкономит. Большое количество вкладок, среди которых постоянно приходится искать нужную, отвлекает от работы и мешает сосредоточиться. А чтобы найти вкладку с требующейся информаций, нужно тратить время — немного, но если это происходит постоянно, то за одну рабочую неделю на это может уйти несколько часов.
Поэтому удобнее использовать ATS с работой в едином окне и быстрой загрузкой, которая не будет занимать всю строку вкладок в вашем браузере и тормозить рабочий процесс.
Функция №2: внедрение форм заявки на вакансию
Правильная заявка на вакансию помогает быстрее найти подходящих кандидатов и закрыть позицию. А с неточной или плохо сформулированной заявкой процесс поиска может затянуться до бесконечности из-за непонятных требований к кандидату и критериев отбора.
Форма заявки на вакансию — это простой и стандартизированный способ сразу получить всю необходимую информацию по вакансии и начать работу. Если в ATS нет такой функуции, рекрутеру придется каждый раз искать подходящий момент, чтобы опросить заказчика самостоятельно и добиться конкретики.
Функция №3: возможность работы с любого устройства
Работа современного рекрутера не ограничивается офисом: комментарии от заказчика или новая информация о кандидате могут застать в метро, дома или даже на другом конце света. Если не сохранить эту информацию сразу, она с большой вероятностью потеряется — поэтому важно, чтобы доступ к ATS был не только с рабочего компьютера, но и с любого другого устройства.
Выбирая ATS, обратите внимание на список устройств, с которых возможна работа. Необязательно, чтобы у сервиса было мобильное приложение, но если работа с базой производится из браузера, ATS должна быть адаптирована для мобильных устройств и сохранять свою функциональность.
Функция №4: сохранение кандидатов одним кликом с джоб-сайтов и соцсетей
Рекрутеры используют для поиска кандидатов различных специализаций разные источники резюме:
- широкопрофильные джоб-сайты: SuperJob, Хедхантер, Авито, Зарплата.ру, Работа.ру, JobLab;
- источники резюме разработчиков: Хабр.Карьера (ex. Мой Круг), GitHub, AmazingHiring, Podbor.io;
- социальные сети: ВКонтакте, Facebook*, LinkedIn;
- сайты для дизайнеров: Dribbble, Behance, DeviantArt, ArtStation;
- украинские и белорусские джоб-сайты: Rabota.ua, Work.ua, Jobs.tut.by.
Чтобы с ними было удобно работать, ATS должна уметь сохранять резюме из как можно большего числа источников. При этом информация должна сохраняться полностью — например, портфолио с дизайнерского сайта будет важно при найме и должно быть прикреплено к резюме.
Функция №5: наличие булевого поиска по базе
Эффективное использование накопленного кадрового резерва влияет на два ключевых показателя: скорость и стоимость закрытия вакансий. Если в первую очередь обращаться к кандидатам, с которыми вы уже когда-то общались, то подбор ускоряется и становится дешевле в несколько раз.
Для IT-подбора недостаточно аккуратного ведения базы и проставления тегов и комментариев. В ATS должна быть возможность булевого поиска, который даст более точные результаты за счет использования логических операторов — иначе база в несколько тысяч контактов будет бесполезна без булевого поиска.
Используя запросы с логическими операторами рекрутер может находить резюме с нужными пересечениями или исключениями за пару секунд — и так по каждой вакансии.
Функция №6: поиск дублей в базе
Чем больше база резюме, собранная в компании, тем больше вероятность того, что в ней могут встретиться дубликаты одного и того же резюме. Это замусоривает базу и мешает работе. Возможна даже ситуация, при которой один рекрутер откажет кандидату, а второй позовет его же на собеседование.
Современная ATS должна помогать избегать таких ситуаций. Для этого нужна автоматическая проверка базы на дубли, которая срабатывала бы во время добавления нового резюме. При этом система должна учитывать различные варианты написания имени — как по-русски, так и транслитом. А при объединении одинаковых резюме комментарии и история работы с кандидатом должны полностью сохраняться.
Функция №7: сохранение истории работы с кандидатами и по вакансиям
В ATS должна сохраняться вся история работы с кандидатом: комментарии, изменения статусов и пометки, которые вы делали раньше. Эта информация поможет лучше подготовиться к собеседованию с кандидатом, с которым вы встречались несколько лет назад.
При этом история работы должна быть доступна всем рекрутерам в компании, чтобы избежать неприятной ситуации, при которой рекрутеры звонят одному и тому же незаинтересованному кандидату несколько раз, потому что не знают, что он уже ответил отказом.
Функция №8: возможность скрывать зарплату из резюме для интервьюеров и нанимающих менеджеров
В некоторых компаниях принято скрывать зарплатные ожидания кандидатов. Поэтому в ATS должна быть функция, позволяющая убрать зарплату, на которую рекрутер ищет кандидата, и его зарплатные ожидания в резюме и профиле.
В противном случае вам придется скачивать резюме каждого кандидата и вручную убирать лишнюю информацию перед отправкой. При этом работа перейдет из ATS в почту или мессенджер, а значит, комментарии придется переносить самостоятельно или они просто потеряются в переписке.
Функция №9: настройка воронки подбора
В каждой компании свои бизнес-процессы, поэтому и воронки подбора разные: в некоторых компаниях проводят несколько собеседований и обязательна проверка службой безопасности, в другой все кандидаты проходят онлайн-тестирование. Поэтому этапы подбора в ATS должны соответствовать реальности, иначе воронка будет бесполезна.
При этом важно, чтобы в ATS была возможность настраивать несколько воронок, если подборы в разные отделы или на разные должности различаются. Так вы увидите полную картину подбора и объективную статистику.
Функция №10: мультивакансия (решение для вакансий с общей начальной частью воронки)
В крупных компаниях часто используют вакансии с общей начальной частью воронки, когда на входе эйчар или рекрутер ищет кандидатов с одним уровнем опыта, скиллов и типом стека, а затем распределяет их по заказчикам в разных отделах.
В таком случае в ATS должна быть возможность работать над одинаковыми вакансиями разных отделов без дублирования записей по каждой вакансии. Иначе рекрутеру придется вручную копировать каждую запись, комментарий или статус по каждой идентичной вакансии, чтобы статистика по воронке считалась верно.
Функция №11: отправка писем кандидатам через вашу рабочую почту прямо из системы
Чтобы рекрутеру не приходилось постоянно переключаться между базой резюме и рабочей почтой, в ATS должна быть возможность синхронизировать систему с почтовым клиентом — с сохранением переписки и отправкой писем от своего имени.
Современная ATS позволяет переписываться с кандидатами через свою рабочую почту прямо из системы, с возможностью добавить копию и настройкой подписи и шаблонов для часто используемых писем. При этом переписка сохраняется как в ATS, так и в почте рекрутера.
Вы можете отправлять письма кандидатам прямо из Хантфлоу:
Функция №12: трекинг прочтения (открытия) кандидатом письма
Если рекрутер не знает, открыл ли кандидат его письмо, то ведет подбор вслепую и не знает наверняка, получил ли вообще кандидат письмо или его просто не заинтересовало предложение.
Существуют специальные браузерные расширения, позволяющие отслеживать статус открытия писем, но для их использования нужно перейти из ATS в обычную почту. В таком случае письма не сохранятся в системе. Поэтому в ATS должен быть встроенный трекинг открытия писем, который поможет сохранить всю переписку с кандидатом и увидеть статистику открытия писем.
Функция №13: автоматическая отправка повторных писем кандидатам (фоллоу-апов) через рабочую почту рекрутера
Чтобы рекрутеру не приходилось постоянно следить за тем, кто из кандидатов ответил на письмо, а кому нужно написать еще раз, в ATS можно настраивать фоллоу-апы — напоминания на случай, если кандидат не ответил на первое письмо. Такие письма помогают улучшить конверсию из холодных писем кандидатам на 25%.
Важно, чтобы при настройке фоллоу-апов рекрутер мог запланировать отправку сразу нескольких писем с разной датой отправки. При этом, если кандидат ответит на одно из писем, то все последующие фоллоу-апы должны отменяться.
Функция №14: интеграция со всеми популярными мессенджерами
Многие кандидаты предпочитают общаться не в почте, а в мессенджерах. Поэтому важно, чтобы у рекрутера была возможность написать сообщение за один клик — без сохранения лишних контактов.
Современная ATS ищет кандидата по номеру из резюме. Рекрутеру остается нажать одну кнопку, чтобы перейти в диалог с кандидатом в Telegram, WhatsApp* или Viber.
Функция №15: интеграция с телефонией и СМС
Если в компании для найма используется телефония или СМС, в ATS должна быть возможность интеграции этих сервисов. Рекрутеры могут совершать звонки прямо из современных ATS, при этом записи разговоров автоматически сохраняются в карточке кандидатов.
Повысить доходимость кандидатов до собеседования можно с помощью автоматических СМС-напоминаний. Поэтому в ATS должна быть возможность настроить автоматическую отправку сообщения еще на этапе добавления собеседования в календарь.
Функция №16: размещение вакансий и получение откликов прямо из системы
Чтобы рекрутерам не приходилось вручную копировать и размещать информацию о вакансии на каждом из используемых джоб-сайтов, в ATS должна быть возможность публикации вакансии на популярных сайтах: Хедхантер, Суперджоб, Мой круг, Зарплата.ру и Работа.ру.
Отзывы, полученные с этих сайтов, должны быть доступны в ATS, чтобы не приходилось проверять каждый из них несколько раз в день. При этом резюме не должны попадать в базу до тех пор, пока это не одобрит сам рекрутер, иначе база быстро засорится «мусорными» откликами и нерелевантными кандидатами.
Функция №17: формы обратной связи
Неструктурированная обратная связь мешает эффективно проводить интервью и выбирать кандидатов: критерии отбора понимает только нанимающий менеджер и из-за этого рекрутер не может подобрать более подходящих кандидатов.
Избежать таких случаев помогают формы обратной связи. Для всех участников подбора формы обратной связи это унифицированные шаблоны для оценки кандидата, а для рекрутера еще и удобные чек-листы. На них можно опираться во время интервью, чтобы не забыть обо всем расспросить кандидата.
В современных ATS можно создать свою форму обратной связи, добавив в нее все вопросы, необходимые для принятия решения по кандидату.
Функция №18: статистика по вакансиям и по рекрутерам
Статистика помогает отслеживать, как работают рекрутеры: кто из них работает эффективнее, какие есть препятствия, равномерно ли распределена нагрузка и нет ли избытка сотрудников. При этом благодаря статистике можно найти слабые места в вакансиях и разобраться, насколько они соответствуют рынку и что мешает нанимать лучших кандидатов.
Современная ATS должна автоматически формировать разные типы отчетов, чтобы рекрутерам не приходилось составлять их самостоятельно и тратить несколько часов на статистику. Это экономит время и уменьшает вероятность ошибки.
Мощный центр аналитики Хантфлоу позволяет формировать отчеты на любые случаи жизни:
Функция №19: оценка рекрутмента заказчиком
Чтобы сразу узнавать о проблемах в подборе и не доводить ситуацию до конфликта с заказчиком, нужно оперативно собирать и обрабатывать фидбек от нанимающих менеджеров. Сбор обратной связи должен быть автоматизирован и унифицирован. Это упростит задачу для заказчика и позволит рекрутеру получать только самую важную информацию.
В ATS у заказчика должна быть возможность оценить качество подбора сразу после закрытия вакансии. В таком случае рекрутер получит оперативный фидбек и сможет управлять ожиданиями заказчика в будущем.
Функция №20: соблюдение требований 152-ФЗ и GDPR
В 2017 году был ужесточен федеральный закон, регулирующий деятельность по обработке персональных данных: штрафы за их обработку без согласия выросли до 20 000 рублей для должностных лиц и 75 000 рублей для организаций за каждое нарушение.
Чтобы избежать нарушения закона, в ATS должна быть возможность запросить у кандидата разрешение на хранение и обработку персональных данных. Система должна отслеживать срок истечения согласия и предупреждать рекрутера о необходимости повторного запроса.
Кроме того, в сервисе не должно быть сторонних скриптов (например, чатов для общения с поддержкой), которые потенциально могут угрожать сохранности данных. ATS должна быть зарегистрирована в Роскомнадзоре как оператор данных, а данные клиентов должны храниться на серверах в России, соответствующих стандартам безопасности.
Европейский аналог 152-ФЗ — GDPR (General Data Protection Regulation). Это постановление Европейского союза, направленное на защиту персональных данных всех лиц в ЕС. За несоблюдение требований, описанных в GDPR, на компанию может быть наложен штраф — доля от годового мирового оборота (чаще всего это 2 или 4%).
Если у компании есть филиалы на территории Европы, она явялется представительством европейской компании или работает с европейскими клиентами, важно, чтобы выбранная ATS отвечала требованиям GDPR.
Функция №21: расширения для основных браузеров
ATS должна работать в основных браузерах, чтобы рекрутер мог использовать привычные инструменты и не тратить время на переучивание. У ATS должно быть расширение для браузера, которое позволяло бы сохранять резюме из разных источников. Если расширение работает во многих браузерах, рекрутеру не придется подстраиваться под программу.
Самые популярные браузеры — Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и Яндекс.Браузер, поэтому ATS должна поддерживать работу в них.
Функция №22: перенос существующей базы в сервис
Если рекрутер решит перейти из одной ATS в другую, он не должен потерять базу резюме, накопленную за годы работы. Поэтому у ATS должна быть возможность выгрузки базы из других рекрутинговых программ или сервисов — например, Jira, Asana, Trello, Excel, файлов и других. База должна переноситься с сохранением всех данных, включая комментарии, метки, статусы и даты действий.
При этом, если вы решите перейти в другую ATS, у вас должна быть возможность выгрузить все данные для переноса. Поэтому сервис должен гарантировать возвращение базы резюме после прекращения сотрудничества.
Чек-лист по выбору ATS
Хорошая система автоматизации подбора персонала — та, в которой можно:
☑ контролировать все процессы в одном окне;
☑ работать как с ноутбука или ПК, так и с мобильного устройства;
☑ внедрять стандартизированные формы заявки на вакансию;
☑ сохранять резюме кандидатов из разных источников;
☑ использовать булевый поиск;
☑ автоматически объединять дубли в базе;
☑ хранить историю взаимодействия с кандидатами и по вакансиям;
☑ скрывать зарплату из резюме для отдельных групп пользователей;
☑ настраивать воронки подбора;
☑ создавать мультивакансии;
☑ рассылать письма кандидатам через рабочую почту;
☑ отслеживать статусы открытия писем;
☑ автоматически отправлять повторные письма кандидатам;
☑ настраивать интеграцию с телефонией, СМС и мессенджерами;
☑ размещать объявления на джоб-сайтах;
☑ внедрять формы обратной связи;
☑ вести статистику по вакансиям и рекрутерам;
☑ оценивать качество работы HR-менеджера;
☑ использовать специальные расширения для разных браузеров;
☑ работать с учетом требований 152-ФЗ и GDPR.
*Организация Meta (владелец соцсетей Facebook, Instagram и мессенджера WhatsApp) признана экстремистской и запрещена на территории РФ.
