Редакция Журнала Хантфлоу пообщалась со старшим менеджером по подбору персонала SUNLIGHT Златой Левашовой. Она рассказала, какая боль привела к смене CRM для найма, как прошел переезд и почему главный страх оказался напрасным.
Как рекрутеры SUNLIGHT нанимали до перехода на Хантфлоу
До Хантфлоу рекрутеры SUNLIGHT работали в E-Staff, развернутом на собственном сервере компании. Система была привычной, но создавала серьезные проблемы в ежедневной работе.
Главная из них — полная непрозрачность процесса подбора.
👎 Рекрутеры не видели, что происходит у коллег, и регулярно дублировали работу друг за другом. Например:
- Два рекрутера могли одновременно отправить приглашение на интервью одному и тому же кандидату
- Случалось, что снова писали по вакансии тому, кому уже однажды отказали
- Параллельно отрабатывали отклики одного человека на разные вакансии
👎 Нанимающие менеджеры были вне общего процесса найма. Обсуждение кандидатов шло в чатах и мессенджерах, обратная связь терялась, а рекрутерам приходилось собирать информацию вручную.
В один момент стало очевидно: SUNLIGHT нужна другая CRM для найма сотрудников.
Как выбирали новую CRM для подбора сотрудников
По словам Златы, в обсуждении участвовал директор по привлечению персонала бэк-офиса, HRD холдинга и команда рекрутеров.
Рассматривали несколько крупных решений и даже идею собственной разработки. Но от самописной CRM отказались быстро: слишком долго, дорого и сложно в реализации.
Среди готовых систем с самого начала выделялся Хантфлоу. Три особенности перевесили чашу весов в пользу этой системы:
- Интерфейс. Приятный, легкий, интуитивный — команда сразу почувствовала, что в нем комфортно работать
- Прозрачная аналитика. Возможность видеть реальную картину подбора, а не собирать ее по кускам из разных источников
- Гибкость воронки. Этапы можно настроить под свой процесс — не наоборот. Для SUNLIGHT это был принципиальный момент
Возможность настраивать этапы под процесс найма, а не постоянно подстраиваться под неповоротливые настройки была особенно важна для SUNLIGHT. Компания активно нанимает на творческие позиции: дизайнеров, бренд-менеджеров, креаторов. Для таких вакансий стандартной воронки недостаточно — здесь обязательны:
- Предварительный просмотр резюме нанимающим менеджером до интервью
- Тестовое задание
- Техническое интервью
- Дополнительная финальная встреча
В Хантфлоу легко можно сделать уникальные наборы этапов под каждую такую вакансию.
Как прошел переезд найма SUNLIGHT в Хантфлоу
С момента покупки Хантфлоу до начала полноценной работы в системе прошло три месяца — уложились в один квартал, как и планировали.
Вот как строился процесс:
- Провели несколько обучающих встреч с командой Хантфлоу.
- Зарегистрировали всех рекрутеров в системе.
- Перенесли организационную структуру: юрлиц, дирекции, департаменты, отделы.
- Кастомизировали заявку на подбор под внутренние требования.
- Создали этапы воронки и персональные наборы этапов для отдельных вакансий.
- Прописали все варианты отказов кандижатов, которыми будут пользоваться рекрутеры.
- Разработали внутренний регламент работы с системой.
- Записали обучающее видео для рекрутеров и нанимающих менеджеров, выпустили пост на корпоративном портале.
- Тестировали Хантфлоу параллельно со старой системой, чтобы не терять эффективность в переходный период.
- После обучения полноценно подключили нанимающих менеджеров — теперь они работают в Хантфлоу вместе с рекрутерами.
Отдельного расскажу о нашем регламенте работы в Хантфлоу. В нем прописана вся цепочка действий: кто проверяет заявку на подбор, кто ее согласовывает, кто передает в работу и кто берет в работу.
Зафиксированы и обязательные действия:
- Настройка импорта откликов с джоб-сайтов
- Комментарий рекрутера после первичного интервью
- Соблюдение этапов воронки и сроков на каждом из них
- Своевременный разбор откликов
- Обязательная обратная связь от нанимающих менеджеров прямо в Хантфлоу
Как решили сложности при переносе данных в новую систему
Не всех кандидатов удалось перенести автоматически. Из-за того что старая система работала на собственном сервере компании, настроить прямую интеграцию не получилось.
Но решение нашли: архив всех старых кандидатов выгрузили и сохранили на корпоративном диске как «холодное хранилище». Самых актуальных кандидатов внесли в Хантфлоу вручную — система позволяет загружать до 100 файлов резюме в базу одновременно, что заметно ускорило процесс.
Оргструктуру внутри системы настраивали вручную. Это заняло больше времени, чем планировали, но несмотря на это удалось перенести всю иерархию: дирекции, департаменты, отделы и связи между ними.
Сейчас команда автоматизации SUNLIGHT вместе с разработчиками Хантфлоу работает над тем, чтобы структура компании автоматически подтягивалась из программы ЗУП.
Главный страх перехода на Хантфлоу, который не оправдался
Мы боялись сопротивления нанимающих менеджеров — руководителей направлений, которые привыкли работать по-старому.
Предыдущая система была для них своей: все знали, где лежат резюме, как написать рекрутеру в чат, где поставить «пальчик вверх». Да, неудобно и непрозрачно — но привычно. И был реальный страх услышать в ответ: «Зачем вы все ломаете? У нас и так все работало».
В итоге страх не оправдался. Вся команда нанимающих менеджеров SUNLIGHT сейчас полноценно работает в Хантфлоу.
Результаты, которых рекрутерам SUNLIGHT удалось достичь с Хантфлоу
- Перестали терять сильных кандидатов: раньше они зависали в почте и выпадали из процесса
- Установили дедлайны на каждом этапе воронки — сократили время ожидания обратной связи от нанимающих и срок согласования офферов
- Запустили опросы с обратной связью после интервью: теперь оценку дает не один человек, а все коллеги, которые общались с кандидатом. Коллективное мнение помогает оценивать объективнее
- Внедрили регулярную отчетность по воронке: каждую неделю, месяц и квартал команда оперирует точными цифрами
Отдельно — про аналитику. Рекрутеры боялись, что она окажется платной опцией или будет слишком сложной. В Хантфлоу совершенно бесплатно доступны готовые понятные дашборды по времени на этапах, нагрузке на рекрутеров и другим важным показателям найма.
Теперь нам сразу видно, где кандидаты или рекрутеры застревают. Так можно в режиме онлайн думать, как на это влиять.
Переезд на новую CRM для найма — это всегда страшно. Страшно потерять данные, столкнуться с сопротивлением команды, потратить время и не получить результата. Но в SUNLIGHT поняли: страшнее всего — продолжать терять кандидатов и время каждый день, пока система остается неудобной.
Мы тоже боялись. Но оказалось, что страшнее всего — терять кандидатов и время. Сделайте первый шаг. А через полгода спросите себя: «Почему я не сделал это раньше?».
Если рекрутеры тратят время на ручную работу, кандидаты теряются в переписках, а нанимающие менеджеры не видят статусы по своим вакансиям — возможно, пора менять систему.
В Хантфлоу можно настроить воронку под свои процессы, подключить нанимающих менеджеров к работе в одном окне, видеть аналитику по подбору и не терять кандидатов между этапами.
Посмотрите, как это работает на практике, и попробуйте перенести подбор в систему без боли — как это сделал SUNLIGHT.
