Проблема: рекрутмент начал терять эффективность из-за масштаба
Kokoc Group — это не одна компания, а экосистема из десятков бизнесов. Команды растут, структура меняется, наем идет постоянно.
Внутри — небольшая команда найма: 5 рекрутеров и руководитель. При этом у каждого одновременно по 10–12 вакансий, а общий поток — до 150 позиций в квартал.
В какой-то момент стало очевидно: рекрутеры тратят слишком много времени не на наем, а на обслуживание процессов — перенос данных, ручную сборку отчетов, согласования, переписки.
Что решили сделать
Вместо того чтобы точечно оптимизировать отдельные части подбора, команда решила усовершенствовать всю архитектуру процессов.
Kokoc Group заранее определили роль Хантфлоу: сервис стал центром рекрутмент-экосистемы.
Мы выбрали модель, где Хантфлоу выступает центральным хабом, вокруг которого интегрируются остальные сервисы. Это позволяет избежать дублирования данных и упростить процессы.
Kokoc Group настроили шесть интеграций, которые связывают Хантфлоу с другими сервисами: передают информацию в Хантфлоу или забирают ее оттуда.
С какими сервисами и системами Kokoc Group интегрировали Хантфлоу
Корпоративный портал Битрикс24
Каждый наем Kokoc Group стартует в Битрикс24:
- Руководитель создает заявку на подбор сотрудника, которая проходит согласования.
- После утверждения данные передаются в Хантфлоу, где автоматически создается вакансия, и начинается работа рекрутера.
Благодаря интеграции теперь каждая заявка на подбор проходит по стандартному процессу, а рекрутеру не нужно собирать фрагменты информации по позиции в разных чатах, вручную переносить заявку в Хантфлоу и самому учитывать позицию в отчетах.
Через корпоративный портал в Битрикс24 наши сотрудники делают абсолютно все: создают заявку на отпуск, запрашивают юридическую консультацию, добавляют новый продукт в контур группы. Поэтому нам было важно не усложнять жизнь бизнесу и настроить отправку заявок на подбор тоже из Битрикс24.
Реферальный телеграм-бот
Все вакансии из Хантфлоу автоматически попадают в бот Kokoc ReKo. Сотрудники могут рекомендовать кандидатов, а система дает автоматическую обратную связь: рекомендатель видит, на каком этапе находится кандидат.
Это повышает вовлеченность сотрудников и ускоряет закрытие вакансий через внутренние рекомендации.
Карьерный сайт
Все вакансии публикуются на карьерном сайте Kokoc Group автоматически напрямую из Хантфлоу. Отклики кандидатов попадают в соответствующие вакансии в системе. Это исключает ручной перенос данных и снижает вероятность ошибок.
AI-рекрутер Qooqa
AI-ассистент в Kokoc Group берет на себя первичное общение с кандидатами:
- Поддерживает общение в чате и собирает для рекрутера базовую информацию о специалисте.
- Добавляет резюме с комментариями в Хантфлоу.
- По согласованию с рекрутером назначает интервью, создает событие в календаре и направляет кандидату подтверждение со ссылкой на встречу.
Это помогает рекрутерам тратить меньше времени на рутину и быстрее закрывать вакансии, сосредоточившись на оценке кандидатов.
Сервис проверки СБ
Прямо из Хантфлоу отправляется запрос на хранение персональных данных кандидата, а также анкета для проверки СБ.
Раньше для проверки СБ рекрутеру приходилось запрашивать у кандидата фото паспорта и вручную вносить данные в сервис. Благодаря интеграции с Хантфлоу кандидату отправляют анкету, которую он заполняет сам, а данные сразу поступают в сервис СБ. Кандидату не нужно делиться паспортными данными с рекрутером, а рекрутер экономит время и не занимается ручным вводом информации.
Бизнес-аналитика Superset
Superset — центральная система аналитики в Kokoc Group. В сервисе находятся дашборды по всем HR-функциям, где рекрутмент встроен в ключевые метрики HR- и бизнес-стратегии.
Благодаря данным из Хантфлоу в Superset отражаются следующие показатели:
- Воронки рекрутеров и их конверсии
- Эффективность каждого рекрутера
- Time to offer и time to hire с разбивкой по грейдам и категориям вакансий
- Причины отказов со стороны кандидатов и компании
- Эффективность источников и реферальной программы
- Стоимость найма
- Загрузка рекрутеров
- NPS нанимающих менеджеров
Для операционной работы используем еженедельный отчет, который автоматически выгружается из Хантфлоу по заданным фильтрам и показывает динамику по вакансиям в работе.
Как настраивали интеграции
Проект не делали одним релизом. Экосистема собиралась постепенно, примерно полтора года. Сначала закрывали базовые задачи, потом добавляли новые интеграции.
Рекрутмент-команда выступала инициатором и формулировала требования, а IT-специалисты помогали реализовывать.
Реализация была комфортной благодаря открытому API Хантфлоу, которое позволяет гибко интегрировать систему во внутренние сервисы компании. Общение со Службой заботы тоже было быстрым и четким.
Каких результатов удалось добиться
| Количественные результаты | Качественные результаты |
| Рекрутеры в 6 раз быстрее готовят отчеты. Это занимает около 10 минут в неделю. Квартальные, полугодовые и годовые отчеты готовятся в 4 раза быстрее | Меньше рутины: вакансии сразу публикуются на карьерном сайте и в реферальном боте, отчеты формируются автоматически |
| Реферальный наем вырос на 60% | Все видно сразу: руководители и HR BP получают актуальную аналитику по рекрутменту в режиме реального времени |
| Проверки СБ ускорились в 5 раз | Фокус на людях, а не на формальностях: рекрутеры теперь могут больше времени тратить на работу с кандидатами и бизнесом |
Что дальше
Автоматизация рекрутмента в Kokoc Group продолжается. В планах:
- Интеграция Хантфлоу с внутренним модулем KPI, чтобы бонусы рекрутеров автоматически рассчитывались на основе сроков закрытия вакансий, уровня и категории ролей, источников кандидатов и оценки NPS нанимающих менеджеров
- Доработка бота поддержки сотрудников функцией адаптации новичков
- Согласование офферов через корпоративный портал. После создания оффера в Хантфлоу данные будут автоматически передаваться на согласование C&B, HR BP и нанимающему менеджеру, а после утверждения оффер вернется в Хантфлоу для отправки кандидату
