Больно мне, больно: 7 признаков, что ваша ATS издевается над вами

У рекрутера есть ATS. А еще Excel для отчетов, Telegram для заявок, заметка «куда нажимать» и привычка после импорта резюме проверять, не потерялся ли телефон.

Получился хороший набор сервисов. Осталось понять, зачем среди них ATS.

Собрали семь признаков, что система для подбора сотрудников помогает команде найма меньше, чем обещала.

Отчет по найму постоянно отправляется на лечение в Excel

Если после выгрузки отчет едет в Excel на реабилитацию, с аналитикой что-то не так. Фильтры слетели, часть кандидатов не попала в выборку, цифры не сходятся — и рекрутер сначала ведет наем, а потом еще немного чинит статистику собственной работы.

Нормальный сценарий проще: этапы, причины отказов, сроки и конверсии уже собраны в системе. Руководитель подбора или заказчик открывает отчет и сразу видит, что происходит. 

Воронку приходится подгонять под систему

У разных вакансий разные этапы. Разработчик проходит скрининг и техническое интервью, руководитель — кейс-интервью, а для массовой позиции хватит маршрута покороче.

Например, если ATS предлагает на все случаи один универсальный этап «Интервью», довольно быстро туда складывают вообще все. Скрининг, финальную встречу, техсобес — какая разница. Только потом аналитика сообщает, что люди почему-то активно выпадают на загадочном этапе «Интервью». Спасибо, но о каком именно интервью речь?

Еще хуже, когда подбор пытаются вести по логике CRM для продаж: кандидат превращается в сделку, этапы найма — в этапы сделки, а реальный процесс приходится подгонять под устройство системы.

Заказчики опять ушли в чаты

Одна заявка пришла через ATS, вторая — письмом, третья — голосовым в Telegram.

Обычно заказчики уходят в чаты не из любви к хаосу. Просто в системе им неудобно: нужно вспомнить, где создать заявку, как открыть кандидата и куда нажать, чтобы оставить фидбэк. Написать рекрутеру или отправить заявку на почту — быстрее.

Так рекрутер незаметно становится человеком-переходником: переносит требования в систему, собирает комментарии, напоминает про обратную связь и следит, чтобы информация из чатов случайно не потерялась.

За автоматизацией приходится перепроверять

Кандидат добавился в ATS, но телефон лучше перепроверить. Почту тоже. И резюме открыть в первоисточнике — мало ли.

Хорошая автоматизация работает проще: данные кандидата корректно попадают в ATS, и рекрутеру не приходится перепроверять каждую карточку. Иначе наличие автоматизации само по себе мало что значит.

Даже для простых действий нужны инструкции

Если для работы в ATS есть инструкция на 48 страниц, это фиаско. 

Сложный интерфейс выдают не старомодные кнопки, а лишние действия. Базовые функции приходится искать, нужные настройки обнаруживаются через коллег, а обучение новичка постепенно превращается в передачу народной мудрости: «Сюда не нажимай, сначала открой вот это».

Когда рекрутер работает в системе каждый день, такие мелочи складываются в часы. Еще хуже, если частью функций команда вообще перестает пользоваться, потому что руками быстрее.

В итоге компания заплатила за возможности системы, а работает только с теми, до которых удалось докопаться.

За базовые функции приходится доплачивать

Одно дело — когда функцию обещают настроить. Другое — когда она уже работает.

Если рекрутер по-прежнему переносит данные руками, отдельно собирает отчеты и напоминает всем про фидбэк, а за нормальную воронку или другой базовый сценарий компании предлагают еще немного доплатить, автоматизация получилась условной.

Поддержка исчезает в нужный момент

Не добавился кандидат, не работает интеграция или отчет внезапно начал показывать странные цифры. Обычно в этот момент рекрутер не хочет изучать устройство программы — он хочет, чтобы программа снова работала.

Поэтому странно, когда обращение в поддержку висит сутками, а вместо разбора проблемы приходит ссылка на статью из базы знаний. Инструкция отлично поможет найти настройку. Но если что-то реально не так, нужен человек, который быстро разберется и поможет.

Что должно быть вместо всего этого кошмара

Если ATS работает нормально, вокруг нее не приходится строить вторую систему найма из Excel, чатов, инструкций и ручных напоминаний.

В Хантфлоу уже есть то, что нужно для ежедневной работы: гибкие воронки, заявки на подбор, инструменты для работы с заказчиками, формы обратной связи, интеграции, отчеты. Не нужно отдельно достраивать базовые сценарии или придумывать, как обойти ограничения системы.

И еще один важный момент: если что-то пошло не так, можно обратиться в поддержку и получить помощь от человека, а не ссылку «возможно, вам подойдет эта статья» или бессмысленный ответ робота.

Хорошая ATS вообще не должна становиться отдельной работой. Она должна забирать рутину, хранить весь контекст найма и давать команде нормальные данные. Хантфлоу на этом и стоит.