Почему сбор персданных кандидатов не так опасен, как говорят, и чего действительно нужно избегать

27 ноября Хантфлоу провел онлайн-конференцию «Закон о персональных данных 2025: почему рекрутерам нечего бояться». 

Читайте ключевые тезисы спикеров и смотрите запись конференции, чтобы узнать больше об обработке персональных данных кандидатов и сотрудников.

5 принципов работы с персональными данными, которые защитят от утечек и претензий

Грамотная работа с персональными данными строится на пяти принципах.

1. Собирать данные прозрачно. Всегда получайте явное согласие от кандидата или сотрудника на работу с персональной информацией.
2. Соблюдать принцип минимальной необходимости. Предоставляйте сотрудникам доступ только к тем данным, которые действительно нужны им для выполнения рабочих задач.
3. Контролировать процессы. Ведите детальный журнал (логирование), в который система автоматически записывает, кто, когда и какие данные смотрел или менял. Дополняйте это регулярными выборочными проверками этих журналов, чтобы своевременно предотвращать ошибки и нарушения.
4. Упрощать безопасность. Автоматизируйте рутину с помощью чек-листов, шаблонов уведомлений и простых инструкций, чтобы сотрудники могли легко соблюдать политику безопасности компании.
5. Формировать культуру конфиденциальности. Безопасность данных — ответственность каждого в компании. Регулярно напоминайте команде о правилах работы с информацией и проводите короткие ликбезы, чтобы внимание к защите данных оставалось на высоком уровне.

Как Хантфлоу защищает базу кандидатов от утечек и помогает рекрутерам соблюдать 152-ФЗ без лишних усилий

Данные кандидатов часто хранятся в почте, мессенджерах и таблицах. Это небезопасно: 

• Растет риск утечек
• При проверке госорганам сложно доказать, где и как были получены согласия на работу с персональными данными и кто имел доступ к информации

С Хантфлоу этот риск минимизирован: кандидаты собираются из всех источников в единую систему, защищенную от утечек. Вся история взаимодействия со специалистом всегда под рукой, но надежно скрыта от чужих глаз.

Еще в Хантфлоу есть модуль персональных данных. Его можно настроить под специфику вашей компании: 

• Отправлять согласия на обработку ПД автоматически или вручную каждому кандидату из базы
• Настраивать собственный текст согласия с целями и сроками обработки
• Иметь полный контроль над тем, когда и какие уведомления получает кандидат

Благодаря этому рекрутер работает спокойно: данные защищены, процессы соответствуют 152-ФЗ, а коммуникация с юристами и ИБ становится проще.

Как рекрутеру помочь компании правильно выстроить работу с персональными данными

Начинать работу с персональными данными стоит с инвентаризации процессов — того самого аудита, который обычно делают privacy-специалисты, DPO или сотрудники информационной безопасности. Это не задача рекрутера, но вы можете сильно упростить работу коллегам: подробно рассказать, какие данные вы обрабатываете, где их храните, какой ATS пользуетесь и как выстроены ваши процессы. 

Благодаря вашей помощи юристы и ИБ-команда смогут:

• Оценить защищенность базы кандидатов
• Проверить локализацию серверов и убедиться, что все требования закона соблюдены

Когда процессы описаны и прозрачны, компания спокойно проходит проверки и уверенно работает даже в сложных ситуациях.

Почему нужно блокировать доступ к системам для всех, кто уволился

Уволенные сотрудники — один из самых недооцененных рисков. Если не закрывать их учетные записи, каждый третий продолжает иметь доступ к корпоративной инфраструктуре еще месяцами. Это означает, что бывший сотрудник может зайти в рабочие сервисы, просматривать данные или пользоваться внутренними ресурсами без вашего ведома.

Иногда перед увольнением люди создают скрытые админ-аккаунты с расширенными правами. Мотивация бывает разной — от простого любопытства и желания «посмотреть, что там происходит» до умышленных действий: шпионажа, попыток нанести ущерб или использовать корпоративную информацию в личных целях.

Поэтому закрывать доступы — базовая мера безопасности компании. 

Не пропустите следующую онлайн-конференцию Хантфлоу «Драма о найме: как построить команду мечты, если никто не подходит, а бюджет урезан». На кейсах AGIMA вы узнаете, как среди сотен откликов находить лучших кандидатов, удешевить наем и избавиться от задержек в воронке подбора.

Встречаемся 4 декабря. Участие бесплатное.