Если бизнес не готов покупать отдельный инструмент для онбординга, это не значит, что адаптацию придется вести в таблицах и чатах. Можно организовать процесс в передовой системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу и получить закрытые в срок вакансии, спокойствие нанимающих менеджеров и прозрачный процесс адаптации новичков.
Разбираемся, как с помощью Хантфлоу выстроить онбординг сотрудников и контролировать испытательный срок без дополнительных сервисов.
Добавьте этапы адаптации в воронку подбора
Воронка в Центре аналитики Хантфлоу визуализирует основные показатели рекрутинга, например количество кандидатов, источники откликов и причины отказов.
Но на этом процесс можно не заканчивать. После этапа «Оффер принят» или «Выход на работу» в воронку можно добавить дополнительные этапы адаптации, например:
- Первая неделя работы
- 2 недели
- 1 месяц
- 2 месяца
- Окончание испытательного срока
Так HR получает единый процесс — от отклика кандидата до завершения испытательного срока. Это помогает понять, где возникают сложности у новых сотрудников и почему часть из них не проходит испытательный срок.
Назначьте ответственных за этапы адаптации
В Хантфлоу на каждом этапе воронки можно назначить ответственного. Это может быть не только рекрутер, но и любой сотрудник компании.
Например:
- Рекрутер отвечает за выход сотрудника
- Руководитель — за первые задачи
- Наставник — за обучение
- HR — за контроль адаптации
Когда кандидат переходит на этап, ответственному автоматически приходит уведомление. Так каждый участник процесса понимает свою роль в адаптации новичка.
Собирайте и фиксируйте фидбэк прямо в карточке сотрудника
Чтобы адаптация была эффективной, важно собирать обратную связь у всех участников онбординга. В Хантфлоу это можно делать несколькими способами:
- Оставлять комментарии в карточке кандидата
- Прикреплять анкеты для сбора обратной связи
В Хантфлоу можно отправлять анкеты для сбора обратной связи прямо из системы. Например:
- После первой недели
- После первого месяца
- Перед завершением испытательного срока
Сотрудник получает письмо с опросом, а ответы автоматически сохраняются в Хантфлоу. Это помогает быстрее замечать проблемы в адаптации и корректировать процесс. Вся информация хранится в одной карточке сотрудника.
У нас было несколько проблем:
- Требовалась единая база данных по всем новичкам и процессу их онбординга
- Нужно было где-то фиксировать обратную связь от руководителей
- Необходимо контролировать все процессы адаптации, а новичков иногда выходило до 20 в месяц
Мы решили вести процесс онбординга до конца испытательного срока в Хантфлоу.
Добавили в воронку этапы с контрольными встречами через 2 недели, месяц и 2 месяца после начала работы. К каждому этапу прикрепили форму для сбора обратной связи от сотрудника. Так вся история прохождения испытательного срока и фидбэк новичка хранятся в одном месте — к информации можно вернуться в любое время.
Настройте автоматические письма для новичков
Чтобы новому сотруднику было проще ориентироваться в компании, можно настроить серию автоматических писем. Например:
День выхода
- Приветственное письмо
- Ссылка на видео о компании
3-й день
- Инструкция по внутренним сервисам
- Контакты команды
1-я неделя
- Ссылка на обучающие материалы
В Хантфлоу можно настроить до нескольких последовательных писем с нужной периодичностью. Так HR не нужно вручную отправлять одну и ту же информацию каждому новичку.
Еще лайфхак: мы в Хантфлоу настроили автоматические напоминания в календаре о контрольных встречах с новичками. Это помогает не забывать о важном.
Анализируйте адаптацию с помощью отчетов
Чтобы улучшать процесс онбординга, важно регулярно смотреть аналитику. В Хантфлоу можно использовать несколько отчетов.
Воронка подбора. Помогает увидеть, на каком этапе адаптации чаще всего возникают проблемы и почему.
Детализация по рекрутерам. Помогает понять, кто находит кандидатов, которые лучше всего проходят адаптацию.
В Хантфлоу можно автоматизировать весь процесс подбора: от публикации вакансий и обработки откликов до аналитики по рекрутерам и источникам кандидатов. На демо системы эксперты покажут, какие задачи рекрутинга и HR можно закрыть Хантфлоу и как настроить процессы под вашу команду.
