В августе 2023 года мы провели конференцию в Новосибирске о том, как быстрее закрывать вакансии, находить взаимопонимание с нанимающими менеджерами, достигать результатов вместе с командой и сохранять любовь к профессии.
Мы публикуем фотоотчет с ивента, тезисы и видео выступлений:
Автоматизация рекрутмента в Хантфлоу
Проблема: разрозненные базы и процессы в разных юнитах
У нас было 3 юнита — в Москве, Костроме и Ижевске. Каждый юнит обладал своими процессами найма, метриками и SLA:
Мы стремились повысить эффективность подбора путем слияния баз. Плюсы такого решения:
- Рекрутерам проще работать с распределенными вакансиями.
- Не нужно прыгать из одной базы в другую — значит, не придется заводить по 2 лицензии Хантфлоу на каждого рекрутера.
- Снижается конкуренция внутри команды подбора — рекрутеры не перехватывают кандидатов друг у друга.
- Снижаются риски потери и дублирования информации.
- Можно сравнивать показатели и вести прозрачную аналитику.
Решение: как мы объединяли базы и выстраивали единые процессы
Мы провели слияние баз через интеграцию: на основе нового процесса объединили 2 базы в одну, настроив ее под требования бизнеса. Внедрили единые артефакты, метрики, SLA.
Для решения этой задачи мы использовали подход, который применяется в заказной разработке:
На разных этапах есть свои риски. Так, на стадии предпроектной подготовки можно ошибиться с бюджетированием, на этапе аналитики — полагаться на недостоверные данные. А при разработке единого бизнес-процесса есть шанс столкнуться с сопротивлением команды.
Почему мы выбрали Хантфлоу
- Понятный и удобный интерфейс. Например, можно вручную настроить организационную структуру.
- Открытое API.
- Наглядный процесс сопровождения кандидатов по воронке.
- Возможность слияния баз.
- Мультивакансия.
- Открытость для заказчика — в режиме реального времени он может видеть всю работу по своей вакансии.
Компетенции современного лидера
Руководителями становятся ведущие специалисты — функциональные эксперты. Но часто у новых менеджеров отсутствуют навыки, которые нужны для этой роли.
Компетенции лидера формируются поиском ответов на вопросы: «Какие вызовы готовит мне настоящее и будущее?» и «Чего от меня ждет компания?»
Обязательные компетенции
Управление бизнес-процессами — это база для руководителя. Недавно я долго искала финансового директора, вакансия закрылась только через 9 месяцев. Большинство кандидатов не умели управлять процессами, испытывали сложности со стратегическим планированием и не понимали цели финансовой функции.
Чтобы управлять процессами, недостаточно профессиональной экспертизы. Важно видеть структуру процесса, его потребителей, исполнителей, этапы, а также возможности для роста эффективности.
Построение эффективной команды. Важна правильная среда, а также идеологическая работа с руководителями. Менеджеры должны понимать, что люди — это их зона ответственности.
Сейчас руководители работают с разными поколениями сотрудников: X, Y, Z. У каждого поколения свои ценности и взгляды, системы оценки работы и ее места в жизни. Чтобы решить проблему «3 поколения в одной лодке», можно миксовать инструменты:
- повышать производительность через менеджмент;
- демонстрировать личный пример для молодых сотрудников через лидерство;
- через коучинг «вести за ручку» сотрудников, которым это нужно.
Капитал компетенций — это то, в чем конкурируют компании. Если у вас есть руководители, которые могут восстанавливать процессы, создавать новые направления и продукты, быстро «переобуваться», то вы в выигрыше.
Переходная модель
В доковидные времена руководители были достигаторами, предпринимателями. Затем они стали пожарниками: нужно было быстро решать, что делать в экстремальных ситуациях, выстраивать цифровые коммуникации, развивать дистанционный формат работы. В таких условиях требовались уже другие компетенции. Например, оказалось, что многие топы не умеют пользоваться зумом.
Сейчас же руководитель превращается в изобретателя, который тестирует гипотезы и готов менять подход к принятию решений.
Что нужно, чтобы развивать компетенции
- Непрерывная траектория развития с конечной долгосрочной целью и четким пониманием того, какие управленческие компетенции прокачивать.
- Асинхронное (для поколения Z) или смешанное (для поколения Y) обучение. Полезно собрать набор инструментов для разных поколений сотрудников.
- Среда для обмена знаниями. Скорее всего, внутри вашей команды уже есть все необходимые компетенции — нужно лишь сделать так, чтобы люди делились ими друг с другом.
- Менторство.
Work-life balance — правда или миф?
Баланс — динамичное понятие, которое связано с умением что-то менять и искать способы улучшить жизнь. Баланс нельзя выстроить раз и навсегда, над ним нужно постоянно работать.
Баланс — вопрос индивидуальный, нет никакого единого стандарта для всех. Есть люди, которые уделяют работе 90% времени и получают от этого удовольствие.
Инструменты для работы с балансом
Колесо баланса. Чтобы этот инструмент работал, нужно понять, какие показатели по каждой сфере вы бы хотели получить. После этого оценить все сектора, выбрать сферу, с которой стоит начать, прописать цели и задачи.
Колесо ролей. Как пользоваться этим инструментом:
- Выпишите все роли, которые вы играете на работе и в личной жизни: родитель, ребенок, друг, супруг, руководитель, подчиненный, волонтер и так далее.
- Определитесь, кем вы хотите быть в каждой роли.
- Опишите цели по каждой роли.
- Распишите действия для достижения этих целей. Каждый день желательно прописывать задачи хотя бы по 2 ролям.
Поиск эмоций и смыслов. Попытайтесь найти смысл даже в неприятных делах. Допустим, вы приходите домой, а там гора посуды, которую надо перемыть. Но делать это не хочется. Если вы зададите себе вопрос «зачем», то поймете, что речь идет о вашем спокойствии, чистоте и уюте. Тогда вам будет легче приступить к этому делу.
Дневник достижений. Часто мы сами не замечаем, чем занимаемся, какие задачи решаем. Дневник помогает все фиксировать: просто пишете все, чего достигли за день в каждой своей роли. Это дает уверенность и энергию для новых подвигов.
Как жить и работать в SHIVA-мире
Мы только научились жить в VUCA-реальности, как во время пандемии появился BANI-мир — хрупкий, тревожный, нелинейный, непостижимый.
Сейчас мы живем в мире, который называют SHIVA и TACI:
| Split — расщепленный Horrible — ужасный Inconceivable — невообразимый Vicious — беспощадный Arising — возрождающийся | Turbulent — турбулентный Accidental — случайный Chaotic — хаотичный Inimical — враждебный |
Что помогает жить в таком мире:
- Стратегия маленьких шагов.
- Поиск ресурсов, отказ от того, что забирает ваше внимание.
- Постоянное развитие и извлечение нового опыта.
- Сотрудничество с другими.
- Принятие происходящего и терпение.
- Информационный детокс, минимизация источников коммуникации.
- MVP-подход в работе и жизни.
Как выстроить прозрачные отношения с заказчиками
Прозрачность рекрутмента — путь к сердцу нанимающего менеджера. Что обеспечивает прозрачность:
- планирование найма;
- четкое SLA рекрутера и заказчика;
- автоматизация найма и ведение базы кандидатов.
Планирование найма
В конце каждого квартала мы согласовываем план найма с участием нанимающих менеджеров и кросс-функциональных команд — C&B, HRBP и другие отделы. Это позволяет нам планировать численность персонала и ресурсы команды подбора, достигать комитмента с бизнесом. Затем мы создаем документ, где указываем, сколько вакансий надо закрыть за квартал и год.
Важно соблюдать связку процессов: наем → онбординг → обучение → мотивация → развитие → удержание сотрудников. Например, эффективный подбор не поможет, если новички будут уходить из-за проблем с адаптацией.
SLA рекрутера и заказчика
Как устроен процесс для всех сторон рекрутмента:
Автоматизация рекрутмента и ведение базы кандидатов
Мы используем Хантфлоу. В этой системе заказчик имеет полный доступ к воронке, может отслеживать все процессы работы с вакансией и статус кандидатов, видеть каждое добавленное резюме.
Мы создаем чек-листы и готовые формы в Хантфлоу. Зашиваем вопросы в форму и фиксируем ответы кандидатов в ходе собеседования — это помогает в проведении интервью по компетенциям и оценке.
Что нам это дает:
- Процеcc найма максимально прозрачен — как для рекрутера, так и для заказчика.
- Зоны ответственности четко разделены.
- Все кандидаты сохраняются в системе — к ним можно вернуться в любой момент.
Из чего состоит бриф по вакансии
Мы встречаемся с нанимающим менеджером, чтобы обсудить вакансию, требования, сроки и процесс подбора, заполняем с ним бриф.
В итоге мы получаем:
- понимание роли,
- прозрачность процесса подбора,
- договоренности и распределение ответственности,
- быстрое закрытие вакансий.
Как помочь нанимающему менеджеру принять решение
- Возникли проблемы с вакансией — возвращайтесь в самое начало, к брифу. При необходимости можно пересмотреть бриф.
- Уточняйте у заказчика, что мешает принять решение или смущает в кандидате. Задавайте больше открытых вопросов, чтобы слышать потребность заказчика и давать ценность в совместной работе.
- Проводите регулярные синки с заказчиками. Сами инициируйте встречи, говорите с ними о болях и узких местах, анализируйте.
- Оцифровывайте свою работу: бизнес любит цифры. Возвращайтесь с аналитическими данными, показывайте воронку по вакансии, рассказывайте про тенденции рынка.
- Погружайтесь в специфику юнита, для которого ищете сотрудников, чтобы лучше понимать профиль роли и ожидания заказчика.
- Обучайте нанимающего менеджера проводить интервью по компетенциям.
- Участвуйте с собеседованиях совместно с заказчиком, делитесь с ним обратной связью по кандидатам и прошедшему интервью.
- Назначайте встречи с нанимающими менеджерами, чтобы обсуждать финалистов.
Как найти общий язык с заказчиком
С помощью фидбэка
После закрытия вакансии каждый рекрутер отправляет своему заказчику опросник, чтобы получить оценку и фидбэк о проделанной работе.
Что мы анализируем:
- сильные стороны — на каких этапах работа рекрутера была наиболее важна;
- зоны роста;
- удовлетворенность заказчика по десятибалльной системе.
С помощью аналитики
Вы можете зайти в Центр аналитики Хантфлоу и показать заказчику, как идет работа над его вакансией:
Кроме того, в Хантфлоу есть глубокая сквозная аналитика, позволяющая рассматривать данные с разных сторон. Вы можете оценивать время закрытия вакансий по отделу и каждому рекрутеру, находить проблемные места и точечно на них влиять.
Кто обладает информацией, тот может предвосхищать рынок и строить продуктивные отношения с нанимающими менеджерами.
Как цифры помогают найти опору в турбулентное время
Всего за год конкуренция за кандидатов в массовом найме увеличилась в 10 раз. Чтобы сохранять эффективность в таких условиях, нужно:
- Понимать целевую аудиторию — кто ваш кандидат.
- Оценить рынок и вашу конкурентоспособность.
- Оптимизировать воронку найма, чтобы не упускать соискателей.
Понимание аудитории
В июне 2023 года мы проверили опрос и выяснили, что:
- 97% кандидатов ищут работу онлайн,
- 67% опрошенных рассматривают вакансии со смартфона;
- 81% респондентов пользуются job-платформами;
- 27% утверждают, что им не важна география работы.
Что важно для соискателя:
Есть и гендерная специфика:
Оценка рынка и вашей конкурентоспособности
Мы создали бесплатный инструмент Индекс Авито Работы. Индекс — это оценка состояния рынка труда в конкретной сфере, профессии и регионе. Для анализа мы используем шкалу от 1 до 10, где 1 — рынок кандидата, а 10 — рынок работодателя.
Этот инструмент помогает:
- понять, как сформировать бюджет на подбор;
- изучить конкурентное окружение;
- решить, как расширить свою географию поиска;
- понять, что работодателю делать в той или иной ситуации.
Рассмотрим рынок труда в Новосибирске и уровень конкуренции работодателей за токарей:
Оптимизация воронки найма
Мы предлагаем ориентироваться на обратную воронку, чтобы правильно спланировать сроки найма и бюджет на подбор.
