Как проходит день HR BP Mindbox

Представляем новый материал в рамках рубрики «‎Дневник эйчара». Его героиня — ‎HR BP Mindbox Ксения Ипатова.

Обсуждение участия в IT-конференциях, подготовка дня открытых дверей, тренинг по корпоративной культуре — и это лишь часть рабочего дня Ксении. В формате личного дневника она поделилась, с чего начинается ее утро, какой техникой тайм-менеджмента пользуется и с какими вызовами справляется в рабочее время. 

Читайте дневник Ксении, чтобы узнать, как эффективно планировать нагрузку в течение дня, помогать спикерам готовиться к мероприятиям и погружать новичков в корпоративную культуру.

7:30 — подъем 

Я завожу два будильника: первый, чтобы проснуться и почитать, а второй через полчаса — для сигнала, что пора вставать с кровати. 

Сегодня, как обычно, посвящаю 30 минут утра книге. Тут я могла бы рассказать, что читаю только профильную и бизнес-литературу, но день я предпочитаю начинать с художественных книг. 

Сейчас перечитываю «Вторая жизнь Уве» Фредрика Бакмана. Для меня это зимняя книга, поэтому такой выбор. 30 минут пролетают быстро, с опозданием, но начинаю свой день (зачиталась!).  

8:00 — занимаюсь утренней рутиной 

Завтракаю и настраиваюсь на рабочий день. Обычно готовлю завтрак для себя и мужа. Сегодня в утреннем меню соленая рыба с Дальнего Востока, которую я привезла из поездки к родным на новогодние праздники. 

Быстро принимаю душ, крашусь и сажусь за рабочий стол. Прошу Алису включить фоновую музыку, и вот офис уже дома. Ехать мне туда не надо — сегодня день на удаленке.

В офис я езжу раз в неделю или чаще, если есть очные встречи. Мне нравится гибридный формат, потому что время до работы занимает одну минуту, но иногда можно прийти в офис и пообщаться с коллегами вживую. 

9:00 — разбираю задачи, составляю план на день 

Рабочий день начинаю с плана, мне сложно действовать без него. Поэтому придумала использовать электронные записки, которые формирую по матрице Эйзенхауэра и методу «1-3-5».

Суть моего подхода к планированию в том, что на рабочем столе у меня установлены шесть стикеров:

• «Сделать сегодня‎»‎ — задачи на день, которые‎ разбиты на категории по методу «1-3-5» в зависимости от того, сколько времени планирую на них потратить:
  • 3 и более часов — большая задача 
  • 1 час — средняя задача 
  • До 30 минут — маленькая задача 

Когда задача выполнена, меняю начертание на «контурное», чтобы видеть прогресс, не вспоминать, что сделано, и получить мини-эндорфиновый заряд: «Я молодец, справилась».

• «‎Рутина‎»‎ — это повторяющиеся изо дня в день задачи. Этот блок нужен, чтобы не держать дела в голове, а выгружать их на лист. Раньше я не считала рутину задачей и не выделяла на нее время, но теперь вношу рутинные дела в блок «Сделать сегодня»
  
• «‎Встречи» — я веду встречи в календаре, но заметила, что выписываю встречи на стикер и смотрю на него, а не в календарь. Поэтому появился этот блок, где я могу быстро вспомнить, когда и с кем будет встреча, о чем она
  
• «‎Хранилище» — мой любимый блок. Сюда я заношу идеи, которые мне нравятся, но сейчас нет ресурса, пользы или команды для их реализации
  
• «Взять в работу»‎ — задачи, которые я должна взять в работу в течение недели. Это источник для блока «Сделать сегодня». Принцип такой же, как в матрице Эйзенхауэра: приоритизирую дела — важные и неважные, срочные и несрочные
  
• «‎Задачи на контроле»‎ — задачи с длительным сроком реализации или те, за выполнение которых ответственна не я, но при этом участвую в проекте. Часто указываю даты или месяцы, когда нужно вернуться к этим делам

Для планирования по такой методике я пользуюсь встроенным приложением «‎Записки»‎ на iOS. На Windows есть похожее приложение Simple Notes. 

Удобно, что заметки прикрепляются на рабочем столе и не перекрывают другие окна. А еще можно настраивать оформление — менять цвета и шрифты.

Пока заполняю задачи на день, радуюсь, что сегодня всего пять встреч, причем коротких — будет время, чтобы поработать. 

Дальше проверяю чаты, рабочие карточки в таск-трекере и почту. Раньше не выделяла время на это, думала, что успею и так. Сейчас закладываю на это 40–60 минут в день.

Попутно решаю дела по партнерству с МГТУ на конференции, отвечаю на вопрос по формату трудоустройства, записываю сотрудника Mindbox на встречу 1:1 по мотивации. Также оплачиваю работу дизайнера, которая делала нам презентацию для выступления на конференции по самоуправлению «‎Живая компания».‎ 

9:30 — участвую во встрече по организации мероприятия 

Этой осенью Mindbox участвует в трех мероприятиях как партнер. Это конференции о развитии IT-бренда работодателя. Сегодня встречаюсь с одним из организаторов. Обсуждаем новую локацию и возможные варианты участия. 

После встречи вношу статус в карточку в таск-трекере. Привычка все фиксировать по задачам сформировалась после трудоустройства в Mindbox. Так в компании проявляется принцип прозрачности. Каждый заинтересованный может отслеживать прогресс по любым задачам. Кроме того, так просто удобнее. Никогда не забудешь, что нужно сделать. 

10:45 — участвую в обсуждении бота

Сейчас веду проект по созданию бота для отправки тестовых заданий кандидатам. В первую итерацию не получилось настроить его корректную работу с персональными данными специалистов.

Думаем, что лучше: создать бота с помощью кода самим или использовать российскую платформу и обойтись без разработки. Выбрали второй вариант. 

Нашла похожие кейсы в Mindbox, создала задачу на согласование бюджета, поставила статус и побежала делать другие дела.

11:30 — исправляю ссылки в онбординге 

Мы меняли инструмент для базы знаний и часть ссылок не обновили. Поэтому, как только приходит запрос исправить или добавить ссылку, подхватываю. Важно, чтобы у новичков не было проблем с поиском информации. Это рутинная задача, но полезная, а еще можно разгрузить мозг. 

12:00 — готовлюсь ко встрече со спикером конференции 

Одна из моих задач в роли HR BP — поддержка спикеров при подготовке к конференциям. Сегодня готовимся к TechLeadConf. Поискала информацию о прошлых докладах и текущих темах. Составила список вопросов, которые помогут спикеру раскрыть тему. 

Вот что получилось:

1. Про что мне интересно рассказывать?
2. Что должен понять слушатель после моего доклада? Лучше сформулировать одним предложением.
3. Доклад уникален? Может ли слушатель найти в гугле то же самое за 10 минут? Будут ли в выступлении обзоры моих реальных кейсов?
4. Кто целевая аудитория выступления? Это начинающий тимлид или опытный?

13:00 — участвую во встрече-разгоне темы для мероприятия 

Провожу встречу со спикером, для которого готовила вопросы. Получается сформулировать наброски двух тем для выступления на TechLeadConf. Намечаем следующие шаги в подготовке. 

13:30 — обедаю и иду за свадебным альбомом 

Быстро обедаю и сразу бегу к постамату забирать свадебную книгу. Наконец-то сделала ее спустя два года после свадьбы. Альбом получился красивый, очень рада, что заказала его.

14:30 — провожу тренинг по корпоративной культуре 

В Mindbox для новых сотрудников и проработавших 1,5–2 года проводят тренинг по корпоративной культуре.

На тренинге ведущий озвучивает кейс, и каждый участник записывает на стикере ответ, как поступил бы в такой ситуации. Затем обсуждают, как такой кейс можно решить в культуре Mindbox.

Такие тренинги помогают новичкам адаптироваться в культуре и иметь набор инструментов для эскалации вопроса, если что-то идет не так.

15:30 — готовлюсь ко дню открытых дверей

В ноябре 2024 года мы вместе с МИФИ провели онлайн-хакатон. Одним из призов была возможность прийти на день открытых дверей в Mindbox. В программе лекции с пиццей, экскурсия по офису и общение с командой. Для нас это возможность познакомиться со студентами и пригласить их на стажировку.

Подготовила чек-листы с задачами, которые нужно выполнить для подготовки ко дню открытых дверей. Опубликовала во внутренних каналах информацию о том, чтобы собрать участников проекта из компании. В таких сообщениях всегда нужно четко прописывать мотивацию и отвечать на вопрос сотрудников, зачем к этому подключаться.

17:00 — встречаюсь с ведущим онбординга

В Mindbox каждого нового сотрудника в процессе онбординга сопровождает ведущий, который помогает с целеполаганием, следит за прогрессом и дает обратную связь. 

Моя цель встреч с ведущим — синхронизировать его и сотрудника, чтобы онбординг прошел эффективно и комфортно. 

На встрече обсуждаем, как донести сотруднику, что нужно поправить в рабочих задачах. Планируем следующий шаг. Вношу информацию о сотруднике в карточку в таск-трекере. 

17:30 — пишу статью о том, как провела день, для Журнала Хантфлоу

Специально выделила слот, чтобы написать, как проходит мой день.

18:30 — отвечаю в чатах, завершаю рабочий день

Отмечаю выполненные задачи и проверяю календарь на следующий день. Отвечаю в чатах. 

19:00 — ужинаю

Быстро ужинаю и пью кофе. Люблю кофе и могу пить его по вечерам. Привычка, от которой сложно отказаться. 

20:00 — убегаю в тренажерный зал 

Занимаюсь два раза в неделю на беговой дорожке, несмотря на то, что мне непросто внедрить эту привычку. 

Пока занимаюсь, слушаю лекцию Agile Coach и партнера компании ScrumTrek Анны Обуховой «‎Все хорошо, но что же так тошно». Очень советую тем, кто хочет разобраться в способах повышения и восстановления энергии.

22:00 — уделяю время хобби

Прихожу домой, включаем с мужем видео на фон. Сегодня смотрим разбор фильма про Александра Македонского. Параллельно леплю из глины, это мое маленькое хобби. 

23:30 — ложусь спать

Вечерняя рутина. Затем ставлю будильник и ложусь спать. 

Поможем уменьшить количество рутины подбора

Написать кандидату, напомнить нанимающему менеджеру о проверке тестового задания, добавить новые резюме в базу — часто на эту рутину уходит большая часть рабочего дня рекрутера. 

Система автоматизации рекрутмента Хантфлоу позволит тратить меньше времени на рутину. Волшебная кнопка поможет в один клик сохранять в системе резюме с джоб-сайтов или из социальных сетей. Заказчик получит автоматическое напоминание о просрочке на своем этапе, а создание письма кандидату займет несколько секунд благодаря готовому шаблону.

Правдивые результаты компаний, внедривших Хантфлоу:

• Eduson увеличил скорость найма на 30%
• Ostrovok находит разработчиков за 8 дней
• Рекрутеры Контура вовлекли заказчиков в подбор 

Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут найти скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.

Хотите увидеть, как это будет работать на практике в вашей компании? Оставьте заявку, и наш эксперт расскажет, как Хантфлоу поможет ускорить наем даже на сложные позиции ⬇️