HR-bot: что это такое, зачем нужен и чем полезен в работе специалиста для подбора и адаптации сотрудников

Роботы вряд ли полностью заменят эйчаров и рекрутеров — не в ближайшее время уж точно. Но уже сейчас они готовы выступить в роли ассистентов, взяв на себя рутинные задачи в подборе, адаптации, тимбилдинге и внутренних коммуникациях.

О том, как боты помогают нанимать, онбордить и развлекать сотрудников, поговорили с Аленой Фарина из Dodo Brands.

О чем расскажем

👉 Что такое HR-чат-боты

👉 Для чего используют HR-ботов

👉 Преимущества использования HR-чат-ботов

👉 Недостатки HR-ботов

👉 Dodobot для онбординга и помощи сотрудникам

👉 Конструкторы для создания HR-ботов

👉 Какие HR-чат-боты есть на рынке

Алена Фарина, лидер команды заботы о счастье сотрудников в Dodo Brands

Что такое HR-чат-боты

HR-боты — это виртуальные помощники рекрутеров, эйчаров и внутрикомов. Им можно доверить рутинные задачи, чтобы больше успевать. Так, робот может провести первичное интервью, рассказать о компании, пригласить на собеседование и даже развлечь команду.

Есть и более универсальные боты, которые тоже будут полезны эйчарам. Например, виртуальный помощник напомнит о задаче, перешлет письмо из почты в телеграм, в один клик создаст ссылку на конференцию в зуме.

HR-бота можно создать самостоятельно или воспользоваться готовым решением.

Для чего используют HR-ботов

Подбор. Бот проведет первичный скрининг кандидатов на массовые вакансии, расскажет о компании и пригласит на собеседование.

Адаптация. Бот расскажет новичку о процессах, ответит на вопросы и объяснит, на что обращать внимание в первое время.

Путеводитель по компании. Робот устроит виртуальную экскурсию, на которой объяснит, как устроена компания, из каких департаментов она состоит и чем занимается каждое подразделение.

Справочный центр. Когда сотруднику что-то непонятно, он обращается к эйчару. В результате эйчар вынужден тратить часы на то, чтобы по десять раз объяснять одно и то же разным людям — например, как уйти в отпуск или оформить командировку. На помощь приходит виртуальный помощник, который умеет отвечать на часто задаваемые вопросы.

Уведомления о событиях. Эйчару не нужно каждое утро проверять календарь, чтобы вовремя поздравить коллегу с днем рождения или годовщиной работы в компании. За него все сделает бот.

Развлечение. Боты могут веселить сотрудников на корпоративе или провести онлайн-игру для сплочения распределенной команды.

Преимущества использования HR-чат-ботов

Берут на себя рутину, освобождая время эйчаров для более сложных задач.
Автоматизируют и поддерживают процессы, где важна периодичность и очередность. Например, HR-боты полезны, чтобы упорядочить онбординг.
Помогают новичкам быстрее адаптироваться. Новый сотрудник может чего-то не знать, но стесняться спросить у коллег — вдруг вопрос посчитают глупым. А вот с ботом общаться не стыдно, ведь разговор анонимен.
Организованы удобнее, чем welcome-буки и базы знаний. Чтобы найти сведения о компании и работе в ней, не нужно пользоваться поиском или листать бумажный гайд. Достаточно отправить короткий запрос боту, и он пришлет информацию по теме.
Работают круглосуточно и отвечают моментально.
Заменяют почтовые рассылки и сообщения на корпоративном портале. Через бота можно отправлять сообщения для всех сотрудников или сегментировать получателей.

Недостатки HR-ботов

Сотрудникам бывает непривычно общаться с роботом — к этому надо адаптироваться. Первое время они по старинке будут дергать эйчара, даже если проблема легко решается через бота.
После запуска порой появляются баги — например, бот перестает отвечать. Обычно это связано с ошибками в коде, которые первое время нужно часто исправлять. Поэтому важно, чтобы в компании был разработчик, который способен сразу чинить неисправности.
Готовый бот может в любой момент перестать работать, если разработчик прекратит его поддерживать. Тогда придется искать новое решение.

Далее расскажу, какого бота мы сделали для Dodo Brands и зачем.

Dodobot для онбординга и помощи сотрудникам

Мы решили создать бота, чтобы справиться со стремительным ростом команды. Обычно за год в штате появлялось 30–50 новых сотрудников, но в 2017 году пришло около 100 новичков. Тогда мы поняли, что нужно единое пространство, где будет собрана главная информация о работе в компании. Это поможет новым сотрудникам быстрее разобраться в процессах, а менеджерам по счастью — тратить меньше времени на консультации.

Так как корпоративный мессенджер Dodo Brands — это слак, мы запустили бота там. Созданием занимались разработчик и 3 менеджера по счастью сотрудников. Разработчик настраивал интеграцию слака и Dialogflow — сервиса, в котором можно бесплатно создать и настроить сценарии бота. Менеджеры по счастью сотрудников составляли вопросы, на которые будет отвечать бот, тестировали сценарии, писали ответы.

Изначально Dodobot задумывался как энциклопедия с ответами на вопросы о работе в Dodo Brands. Но со временем бот приобрел новые функции — сейчас их три.

Справочная. Бот подскажет, как написать заявление на отпуск, где найти полис ДМС и какие департаменты входят в структуру компании. Функция полезна для всех сотрудников, но особенно для новичков, которые стесняются задавать вопросы. Также бот умеет шутить и присылать мемы.

*Бот не только отвечает на вопрос, но и поддерживает контакт*

Адаптация. За 3 месяца онбординга Dodobot 4 раза присылает сотруднику и его лидеру чек-листы. С их помощью новички понимают, на что обратить внимание, а тимлиды не забывают о своих задачах в период адаптации: в том числе представить сотрудника команде, добавить его во все чаты, предоставить доступы.

*Первое сообщение, которое получает новичок от Dodobot*

Информирование. В Dodobot мы рассказываем об открытии новых точек, просим пройти опрос, приглашаем на корпоративы. Сообщение можно отправить всей команде или сегментировать получателей по месту нахождения.

*Так выглядят массовые рассылки в Dodobot*

Сложности, с которыми мы столкнулись

За время разработки, запуска и поддержки бота мы поняли, что учли не все нюансы. Я составила таблицу с главными сложностями и рассказала, как с ними справляемся.

Показатели работы Dodobot

Благодаря Dodobot в 2021 году мы сэкономили 21 000 рабочих часов — это время, которое раньше уходило на консультации команды.

Каждый месяц мы анализируем 3 показателя работы бота:

Количество запросов. Метрика помогает понять, насколько активно сотрудники пользуются ботом. Если показатель резко падает, разбираемся в причинах.
Тематика запросов. Анализируем, о чем чаще всего сотрудники спрашивали бота. Например, если в ноябре было много вопросов об отпусках, делаем общую рассылку о том, как спланировать и оформить отпуск.
Количество вопросов без ответа. Если бот не ответил на вопрос, добавляем в него недостающую информацию, чтобы убрать пробел в знаниях.

*С каждым годом количество вопросов в Dodobot растет*

Стоимость: бесплатно.

Бот исправляет орфографические ошибки и опечатки, переводит текст на правильную раскладку, если во время набора забыли переключить язык, удаляет повторяющиеся слова, которые стоят рядом.

Выводы

С помощью HR-ботов рекрутеры, эйчары и внутрикомы могут тратить меньше времени на рутину, автоматизировать процессы и больше успевать.
Задачи, которые можно доверить HR-боту:

подбор,
онбординг,
навигатор по компании,
ведение базы знаний,
напоминания о событиях,
развлечения.

3. Плюсы HR-ботов:

справляются с рутиной;
могут поддерживать процессы, где важно соблюдать периодичность и очередность;
ускоряют адаптацию новичков;
удобнее, чем welcome-буки и базы знаний;
работают круглосуточно, отвечают сразу;
могут заменить рассылки сотрудникам и посты на корпоративном портале.

4. Порой сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к HR-боту.

5. Живые коммуникации все равно важны. Виртуальный помощник не заменит общения с человеком, поэтому нельзя просто отгородиться от сотрудников при помощи HR-бота.

6. Не получится создать бота раз и навсегда: через какое-то время вы захотите его доработать, что-то улучшить, добавить новые функции. Поэтому стоит заранее выделить на это ресурс команды разработки, чтобы работа над ботом не велась по остаточному принципу.

*Организация Meta (владелец соцсети Facebook) признана экстремистской и запрещена на территории РФ.

Упростите наем с помощью Хантфлоу

HR-bot: что это такое, как он помогает в поиске и работе с персоналом