Что такое ATS и какие базовые функции у нее должны быть, чтобы бизнес быстрее получал лучших сотрудников

ATS (Applicant Tracking System или «система отслеживания кандидатов») — это программа для управления подбором персонала. Также ATS называют CRM для подбора и системой автоматизации рекрутмента.

С помощью ATS можно:

• Публиковать вакансии на джоб-сайтах и в соцсетях
• Сохранять резюме кандидатов в единой базе
• Планировать собеседования
• Собирать фидбэк по кандидатам от нанимающих менеджеров
• Отправлять письма кандидатам и хранить историю переписки
• Анализировать эффективность найма

В статье подробно разберем базовые функции ATS, которые помогают рекрутерам закрывать вакансии в срок и чувствовать себя уверенно в разговоре с бизнесом.

Работа в едином окне 

Переписка с кандидатами в мессенджере и почте, открытый Хедхантер и куча других сайтов — все это замедляет работу рекрутера. Вкладки, среди которых постоянно приходится искать нужную, отвлекают от работы и мешают сосредоточиться. 

ATS снижает тревожность рекрутера — ему больше не нужно лавировать между вкладками и бояться упустить в них что-то важное. Вся работа идет в одной программе. Благодаря этому, по данным ATS Хантфлоу, рекрутер может освободить 45 рабочих дней в год. Это почти два месяца, которые можно потратить на качественный поиск специалиста.

Заявка на вакансию

«Найди-ка мне разработчика, который будет знать Python и еще немного JavaScript, а лучше C++», — может попросить рекрутера заказчик. А потом начинается: «Ты кого мне привела?», «Я вообще не то имел в виду» и так далее. 

Заявка на подбор в ATS до минимума снижает вероятность подобных ситуаций. Это простой способ сразу получать всю необходимую информацию по вакансии от заказчика и начать поиск того специалиста, который действительно нужен. 

заказчика и начать поиск того специалиста, который действительно нужен. 

Сохранение кандидатов одним кликом с джоб-сайтов и соцсетей

Рекрутеры ищут кандидатов в разных источниках:

• Джоб-сайты: SuperJob, Хедхантер, Авито, Зарплата.ру, Работа.ру
• Источники резюме разработчиков: Хабр.Карьера, GitHub, AmazingHiring
• Социальные сети: ВКонтакте, LinkedIn
• Cайты для дизайнеров: Dribbble, Behance, DeviantArt, ArtStation

Представьте, какое огромное количество резюме порой нужно обрабатывать из всех этих источников. Пока рекрутер закончит переносить их к себе в базу вручную, половина найденных кандидатов уже перестанет искать работу. 

ATS умеет сохранять резюме из большого числа источников в один клик. Это значительно экономит время рекрутера и позволяет ему быстрее переключиться на следующие этапы подбора. 

Наличие булевого поиска по базе

Если рекрутер ведет кадровый резерв, у него есть возможность влиять на два ключевых показателя: скорость и стоимость закрытия вакансий. Обращаясь к кандидатам, с которыми он уже когда-то общался, подбор ускоряется и становится дешевле в несколько раз.

Однако, чтобы эффективно закрывать вакансии с помощью кадрового резерва, аккуратно вести базу и проставлять теги — недостаточно. 

В ATS должна быть возможность булевого поиска, который даст более точные результаты за счет использования логических операторов — иначе база в несколько тысяч контактов будет бесполезна.

Используя запросы с логическими операторами, рекрутер может находить резюме с нужными пересечениями или исключениями за пару секунд — и так по каждой вакансии.

Поиск дублей в базе

Чем больше база резюме, тем больше вероятность того, что в ней могут встретиться дубликаты одного и того же резюме. Так база засоряется, и лишние записи мешают работе. Возможна даже ситуация, при которой один рекрутер откажет кандидату, а второй позовет его же на собеседование. 

Современная ATS помогает избегать таких ситуаций. Она автоматически проверяет базу на дубли, когда рекрутер добавляет новое резюме. 

При этом система учитывает различные варианты написания имени — как по-русски, так и транслитом. При объединении одинаковых резюме комментарии и история работы с кандидатом должны полностью сохраняться. 

Сохранение истории работы с кандидатами и по вакансиям

В современных ATS вся история работы с кандидатом сохраняется: комментарии, изменения статусов и пометки, которые рекрутеры делали раньше. Эта информация помогает лучше подготовиться к собеседованию с кандидатом, с которым встречались несколько лет назад. 

История работы должна быть доступна всем рекрутерам в компании, чтобы избежать неприятной ситуации, когда рекрутеры звонят одному и тому же незаинтересованному кандидату несколько раз, потому что не знают, что он уже отказал.  

Возможность скрывать зарплату из резюме для интервьюеров и нанимающих менеджеров 

В некоторых компаниях не принято показывать нанимающим менеджерам желаемый уровень зарплаты кандидата. И тогда рекрутерам без ATS приходится скачивать резюме каждого кандидата и вручную убирать лишние данные, например, с помощью фоторедактора.

Современные ATS снимают эту задачу с рекрутера. Достаточно пары кликов — и в резюме или профиле кандидата скрыта информация о зарплате. В итоге рекрутер тратит время на поиск сильных специалистов, а не на развитие дизайнерских навыков. 

Настройка этапов подбора

В каждой компании свои бизнес-процессы, поэтому и этапы подбора разные: в одних организациях проводят несколько собеседований и обязательна проверка службой безопасности, в других все кандидаты проходят онлайн-тестирование. Поэтому этапы подбора в ATS должны соответствовать реальности, иначе воронка будет бесполезна. 

Важно, чтобы в ATS была возможность настраивать несколько воронок подбора, если рекрутинг в разные отделы или на разные должности различается. Так рекрутеры увидите полную картину подбора и объективную статистику.

Мультивакансия — решение для вакансий с общей начальной частью воронки

Иногда одна вакансия открывается сразу в нескольких отделах — например, когда нужны три разработчика на разные проекты. Это называется мультивакансия.

В ATS можно сохранять кандидатов на одинаковые вакансии и историю взаимодействия с ними без дублей. Так рекрутеру не придется вручную копировать каждое резюме, комментарий или статус, чтобы статистика по этапам подбора считалась верно. 

Отправка писем кандидатам через рабочую почту рекрутера прямо из системы

Современная ATS позволяет переписываться с кандидатами через рабочую почту прямо из системы. Также удобно, когда есть возможность добавить копию, настроить подписи и шаблоны для часто используемых писем. При этом переписка сохраняется в ATS и в почте рекрутера.

Клиенты Хантфлоу могут отправлять письма кандидатам прямо из системы.

Трекинг прочтения (открытия) кандидатом письма

Если рекрутер не знает, открыл ли кандидат его письмо — значит, он ведет подбор вслепую и не знает наверняка, открыл ли специалист письмо или его просто не заинтересовало предложение.

Существуют специальные браузерные расширения для отслеживания статуса открытия писем, но для их использования нужно перейти из ATS в обычную почту. В таком случае письма не сохраняются в системе. 

Поэтому в ATS должен быть встроенный трекинг, который поможет увидеть статистику открытия писем.

Автоматическая отправка повторных писем кандидатам (фоллоу-апов) 

Чтобы рекрутеру не приходилось постоянно следить за тем, кто из кандидатов ответил на письмо, а кому нужно написать еще раз, в ATS можно настраивать фоллоу-апы — напоминания на случай, если кандидат не ответил на первое письмо. Такие письма помогают улучшить конверсию из холодных писем кандидатам на 25%.

Важно, чтобы при настройке фоллоу-апов рекрутер мог запланировать отправку сразу нескольких писем с разной датой отправки. При этом, если кандидат ответит на одно из писем, то все последующие фоллоу-апы должны отменяться.

Интеграция со всеми популярными мессенджерами

Многие кандидаты предпочитают общаться не в почте, а в мессенджерах. Поэтому важно, чтобы у рекрутера была возможность написать сообщение за один клик.

В современной ATS рекрутеру остается нажать одну кнопку, чтобы перейти в диалог с кандидатом, например, в Телеграме.

Интеграция с телефонией и СМС

Если в компании для найма используют телефонию или СМС, в ATS должна быть возможность интеграции этих сервисов. Рекрутеры могут звонить прямо из современных ATS, при этом записи разговоров автоматически сохраняются в карточке кандидатов.

Повысить доходимость кандидатов до собеседования можно с помощью автоматических СМС-напоминаний. Поэтому в ATS должна быть возможность настроить отправку сообщения еще на этапе добавления собеседования в календарь.

Возможность искать кандидатов по базе с помощью искусственного интеллекта

Чтобы успешно вести подбор, необходимо постоянно находиться в контакте с кандидатами — в этом рекрутеру помогает база резюме. 

ИИ-поиск по накопленной базе резюме может в разы сократить время на сорсинг вне ATS. Например, такой поиск доступен в Хантфлоу. В систему встроен искусственный интеллект, который непрерывно анализирует работу по каждой вакансии и предлагает рекрутеру подходящих специалистов из базы.

Чем быстрее вы перейдете на Хантфлоу, тем быстрее ваши вакансии станут закрываться сами собой. 

Размещение вакансий и получение откликов прямо из системы

Чтобы рекрутерам не приходилось вручную копировать и размещать информацию о вакансии на каждом джоб-сайте, в ATS есть возможность публикации предложений на популярных сайтах: Хедхантер, Superjob, Зарплата.ру и Работа.ру. 

Отклики с этих сайтов должны быть доступны в ATS, чтобы не приходилось проверять каждый из них несколько раз в день. При этом резюме не должны попадать в базу до тех пор, пока это не одобрит сам рекрутер, иначе база быстро засорится «мусорными» откликами и нерелевантными кандидатами.

Формы обратной связи

Неструктурированная обратная связь мешает эффективно проводить интервью и выбирать специалистов: критерии отбора понимает только нанимающий менеджер и из-за этого рекрутер не может подобрать более подходящих кандидатов.

Избежать таких случаев помогают формы обратной связи. Для всех участников подбора это унифицированные шаблоны для оценки кандидата, а для рекрутера еще и удобные чек-листы. На них можно опираться во время интервью, чтобы не забыть обо всем расспросить кандидата. 

В современных ATS можно создать свою форму обратной связи, добавив в нее все вопросы, необходимые для принятия решения по кандидату.

Статистика по вакансиям и по рекрутерам

Статистика помогает увидеть, как работает подбор: кто из рекрутеров закрывает вакансии быстрее, где теряются кандидаты и какие этапы воронки проседают. 

Современная ATS автоматически формирует разные типы отчетов, чтобы рекрутерам не приходилось составлять их самостоятельно и тратить несколько часов на статистику. Это экономит время и уменьшает вероятность ошибки. 

Мощный центр аналитики Хантфлоу позволяет формировать отчеты на любые случаи жизни.

Оценка рекрутмента заказчиком

Чтобы сразу узнавать о проблемах в подборе и не доводить ситуацию до конфликта с заказчиком, нужно оперативно собирать и обрабатывать фидбек нанимающих менеджеров. 

Сбор обратной связи должен быть автоматизирован и унифицирован. Это упростит задачу для заказчика и позволит рекрутеру получать только самую важную информацию.

Если в ATS заказчик может оценить качество подбора сразу после закрытия вакансии, рекрутер получит оперативный фидбек и сможет управлять ожиданиями бизнеса в будущем.

Соблюдение требований 152-ФЗ и GDPR

С 30 мая 2025 года в России вступили в силу изменения в Закон о персональных данных № 152-ФЗ.

Чтобы избежать нарушения, в ATS должна быть возможность запросить у кандидата разрешение на хранение и обработку персональных данных. Система должна отслеживать срок истечения согласия и предупреждать рекрутера о необходимости повторного запроса. 

Расширения для основных браузеров

У ATS должно быть расширение для браузера, которое позволяло бы сохранять резюме из разных источников. 

В Хантфлоу, например, это Волшебная кнопка. Благодаря ей рекрутерам не надо вручную переносить данные о кандидате — его контакты, ключевые навыки, места работы, фотография и другая информация из резюме сохраняется автоматически. 

Перенос существующей базы в сервис

Если рекрутер решит перейти из одной ATS в другую, он не должен потерять базу резюме, накопленную за годы работы. Поэтому у ATS должна быть возможность выгрузки базы из других рекрутинговых программ или сервисов — например, Jira, Asana, Trello, Excel, файлов. База должна переноситься с сохранением всех данных, включая комментарии, метки, статусы и даты действий.