Менеджеры наблюдают, как сотрудники выполняют задачи, ищут ошибки и исправляют их, — так выглядят гемба-прогулки. Для топов и начальников отделов гемба — это возможность уйти от авторитарного стиля управления и начать работу с обратной связью команды.
Как запустить гемба-прогулки в компании и что такой подход дает Dodo Brands, обсудили с Lead HR Process Team компании Еленой Малышевой.
Что такое метод «Гемба» простыми словами
В переводе с японского «гемба» — реальное место. Гемба означает зону в компании, где создается ценность продукта для клиента. Например, на заводе — это сборочный цех, в кофейне — кухня и зал с гостями, в IT-компании — рабочие места программистов.
Автор концепции — бизнес-консультант Масааки Имаи, он описал ее в книге «Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества».
Гемба-прогулка (Gemba Walk) — это метод, когда руководитель идет наблюдать за рабочими процессами, вместо того чтобы принимать решения на основе отчетов. Такой подход помогает найти скрытые проблемы и помочь сотрудникам улучшить работу.
Еще один термин Имаи «кайдзен» — непрерывный процесс мелких улучшений. Философия кайдзен утверждает, что даже идеальный процесс можно сделать лучше. Гемба-прогулки помогают заниматься кайдзен.
Стратегию компании, которая применяет гембу и кайдзен, называют бережливым производством. Для таких предприятий важно убрать лишние движения, переделки, брак, долгое ожидание ответа от коллег и другие виды потерь и сконцентрироваться на создании качественных продуктов.
С Хантфлоу проще увидеть слабые места в найме. Например, если резюме топ-кандидата зависло на рассмотрении, система автоматически напомнит об этом заказчику и сократит время ожидания ответа в разы.
Основные принципы и правила гемба в Dodo Brands
Основатель Dodo Brands Федор Овчинников работал и курьером, и пицца-мейкером, и уборщиком в первой пиццерии бренда в Сыктывкаре. С тех пор гемба-прогулки стали традицией компании.
Для сотрудников это добровольный опыт и проявление лояльности. Например, нет графика, по которому ходят в гембу. Но есть особенности:
Гемба — культурный код Dodo Brands. Важность прогулок показывают через пример CEO и топ-менеджеров. В компании часто проговаривают, что гемба — это не проверка, а помощь. Она нужна, чтобы увидеть, что работает не так, и сделать лучше.
Несколько форматов гембы под разные задачи и запросы команд. В Додо Пицце можно стать курьером и доставлять пиццу клиентам или пицца-мейкером, чтобы самому ее приготовить. В кофейнях Дринкит — попробовать себя в роли бариста и научиться взбивать ту самую пенку. А в поддержке клиентов — прочувствовать клиентский опыт, в том числе работая удаленно.
Рекомендуемое время — не меньше 4 часов. Это важно, чтобы прочувствовать процесс изнутри. Частота гембы зависит от команды и роли. Кто-то ходит в гембу для поддержки бизнеса в пиковые часы, праздничные дни и выходные, а для кого-то это этап онбординга.
Как провести гемба-прогулку: пошаговый план
Kaizen Institute рекомендует придерживаться плана, если вы решили применить гемба-прогулки в компании:
- Определите область применения. Кто отправится в гемба-прогулку и в какие отделы.
- Определите частоту и продолжительность прогулок. Для каждого уровня управления они могут разными.
- Выберите инструменты для фиксации информации и результатов. Например, обратная связь сразу в рабочий чат или доска с заметками в офисе.
- Продумайте маршруты гемба-прогулки. Разные для каждого уровня управления.
- Начните обучение гембе с топ-менеджеров. Чтобы плавно передавать опыт нижестоящим уровням руководства.
- Улучшайте гемба-прогулки. Собирайте обратную связь о процессе прогулок, чтобы дорабатывать их.
Хотите понять, куда на самом деле уходит рабочее время команды? Скачайте шаблон фотографии рабочего дня
Заполните форму, и мы пришлем вам файлКому обязательно нужно идти в гембу
В гембу полезно ходить руководителям разного уровня: и начальникам отделов, и топ-менеджерам. Но это могут делать и любые сотрудники, которым важно для работы погрузиться в процессы смежного отдела.
В Dodo Brands гемба — это этап онбординга для некоторых отделов. Например, для бизнес-девелоперов и команд проектирования.
На этапе погружения в работу бизнес-девелоперам и командам проектирования нужно увидеть цикл создания продукта, столкнуться с реальными сложностями и понять, как решения в управляющей компании повлияют на качество и сервис.
При этом роли, задачи и фокус внимания во время гембы могут меняться в зависимости от конкретного кейса и конкретной роли в команде.
Общий принцип такой: если роль напрямую влияет на качество, вкус, безопасность продукта, клиентский опыт или бесперебойную работу точек — идем в гембу.
Ошибки при проведении гемба-прогулки
- Идти в прогулку без четкой цели. Важно понять, для чего менеджер идет в гембу, на что будет смотреть: оценивать выполнение задач, особенности процесса, производство продуктов или что-то другое.
- Держать фокус на людях, а не на процессе. Идти в гембу, чтобы найти провинившегося сотрудника и наказать его, плохая идея. Задача гембы — узнать, почему ошибка произошла и как ее исправить.
- Проводить гембу как проверку. На самом деле это не проверка, а наблюдение и возможность лучше узнать сотрудников и процессы. Коллеги должны быть рады поделиться идеями по улучшению, а не бояться отчитывания за промахи.
Эффективной гембе мешают жесткая бюрократия, нежелание выходить из зоны комфорта, внутренние рамки руководителей и отсутствие сформулированной цели. Не нужно быть самураями, у которых «нет цели, а есть только путь». Для Dodo Brands гемба — это про личный вызов, инсайты, проактивность и помощь коллегам.
Как оценить результаты гемба-прогулки
Главный показатель успешности — потери времени и ресурсов снизились, сотрудникам стало легче работать и добиваться показателей.
Для фиксации информации во время гембы можно использовать гемба-доску в офисе, стенд или таблицу. Запишите все, что увидели, в три колонки: «Что заметили», «Кто и когда исправит», «Что уже сделано».
Оценивать результаты гембы можно по таким критериям:
- Количество устраненных проблем — сколько мелких болей сотрудников устранили в течение 24–48 часов после прогулки
- Качество системных изменений — сколько крупных проблем передано в работу
- Качество обратной связи сотрудников — появилось ли у людей доверие к руководству, стали ли они открыто предлагать идеи по улучшению
- Динамика KPI в долгосрочной перспективе — снизился ли процент брака, сократилось ли время выполнения операции, упало ли число жалоб клиентов
В Dodo Brands инсайты появляются после каждой гембы. HR просит делиться фидбэком, мыслями, фотографиями после каждого выхода в гембу. Всю обратную связь дают во внутренних чатах, чтобы все причастные увидели и отреагировали.
Частые вопросы
Чем гемба отличается от обычного обхода?
В обычном обходе руководитель контролирует процесс или ищет виновных в ошибках. В гемба-прогулке руководитель изучает процесс для помощи сотрудникам. Сами работники могут открыто говорить о проблемах, не боясь отрицательной реакции начальства.
Нужно ли предупреждать сотрудников на местах о гемба-прогулке?
Если компания только начала применять гембу, нужно обязательно предупреждать сотрудников. Тогда меньше шансов, что подчиненные воспримут ее как внезапную проверку. Позже можно внести гембу в расписание. Предупреждать не нужно, только если формат стал частью корпоративной культуры компании.
Как часто проводить гемба-прогулки?
Универсального ответа нет. Частота гемба-прогулок зависит от грейда руководителя. Чем ближе он к реальному производству, тем чаще должен там бывать.
Можно ли проводить гембу в офисе и удаленной команде?
Да, можно. Например, для гембы в офисе руководитель может сесть рядом с сотрудником, попросить показать, как он выполняет конкретную задачу, и оценить процесс. Допустим, сколько программ нужно, чтобы решить вопрос, насколько автоматизирована работа с данными, как долго человек ждет ответа от других отделов.
Удаленщика можно попросить показать экран на 20–30 минут. Важно, чтобы сотрудник знал, что за ним наблюдают и что недочеты в процессе не повлияют на отношение к нему как к специалисту.
Понравился материал? Будем рады вашему лайку
