Если вакансии не закрываются в срок, бизнес злится на HR, а у рекрутера опускаются руки, возможно, в вашей компании нет системы найма сотрудников. О том, что это такое и как ее выстроить, рассказали в статье.
Почему вакансии не закрываются
В хаотичном найме у кандидатов нет единого пути: кто-то получает ответ сразу, кто-то ждет неделями, по одним кандидатам есть фидбэк, по другим — тишина. Решения принимаются в разном темпе и по разным правилам.
Система найма и подбора персонала решает эту проблему на уровне процессов. Она превращает разрозненные действия в упорядоченный план, где каждый участник подбора знает свои шаги.
Что такое система найма персонала
Система найма — это согласованная работа, которая превращает подбор сотрудников из хаотичных действий в управляемый процесс. Она объединяет:
- Людей — сорсеров, рекрутеров, нанимающих руководителей и бизнес. Каждый знает свою роль и ответственность
- Этапы — последовательность шагов от планирования потребности в кадрах до выхода нового сотрудника на работу
- Правила — стандарты оценки кандидатов, согласованные правила общения и принятия решений, чтобы каждый действовал одинаково и объективно
- Контроль — постоянный мониторинг сроков, этапов и качества найма, чтобы ошибки не накапливались и процесс оставался предсказуемым
20+ методов оценки кандидатов
Скачайте бесплатноИз чего состоит система найма
- Планирование потребности — кто нужен, когда и зачем.
- Формирование требований — совместная работа рекрутера и нанимающего менеджера, чтобы точно понять профиль кандидата.
- Воронка подбора — фиксированные этапы от отклика до оффера.
- Отбор и оценка — объективные критерии и стандарты, чтобы решения принимались осознанно.
- Принятие решения — согласование между рекрутером и руководителем.
- Выход кандидата — подготовка к старту и первые дни на работе.
На каждом этапе можно использовать сервисы для автоматизации рекрутинга, но они — поддержка. Система найма, подбора и отбора персонала работает прежде всего на уровне процессов.
Как выстроить систему найма: пошаговая инструкция
Шаг 1. Зафиксируйте этапы и правила
Начните с карты процесса:
- Определите ключевые этапы найма в компании. Например: формирование требований → публикация вакансии → сбор откликов → первичный HR-скрининг → интервью → оффер → выход на работу
- Для каждого этапа зафиксируйте, что считается успешным завершением. Например, первичный скрининг может быть завершен, когда кандидаты отсортированы по критериям и всем неподходящим дали обратную связь
💡 Совет: используйте чек-листы для рекрутеров и менеджеров. Например, для интервью. Так команде проще придерживаться единых правил.
В системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу есть формы обратной связи для участников найма. Их можно использовать как чек-листы во время интервью.
Шаг 2. Обозначьте роли и ответственность
Каждый участник найма должен знать, за что отвечает и каких действий от него ждут.
- Рекрутер — публикует вакансию, разбирает отклики, ищет кандидатов, проводит первичный скрининг, оценивает софт-скиллы, находится на связи с кандидатами
- Заказчик — оценивает хард-скиллы, принимает решения по кандидатам, вовремя дает фидбэк о специалистах
💡 Совет: создайте визуальную матрицу ответственности, например по принципу RACI. С ней рекрутеры и менеджеры сразу видят, кто отвечает за каждый шаг. Это снижает конфликты и устраняет «размытые зоны», где никто не понимает, кто что должен делать.
Ирина Коновалова,
руководитель отдела профессионального найма ГК Русагро
Мы в ГК Русагро с помощью матрицы RACI:
- Зафиксировали роли и зоны ответственности на каждом этапе подбора.
- Определили сроки выполнения задач и формат предоставления информации.
- Прописали договоренности в виде SLA и OLA. Функция подбора обязуется закрывать 90% вакансий в срок. Для этого внутренний HR бизнеса обязуется согласовывать офферы не более чем за три рабочих дня.
Упорядочивание процесса найма с помощью матрицы RACI позволило увеличить количество закрытых вакансий на одного рекрутера на 32%.
Но более ценным результатом стало кратное уменьшение текучести рекрутеров за счет управления ожиданиями заказчиков и снижения накала в работе специалистов по подбору.
💡 Совет: на практике многие компании забывают про регулярные «статусы» с менеджерами. Даже 10 минут в день позволяют быстро согласовать кандидатов, а не спорить часами в чатах.
Павел Котиков,
руководитель направления подбора и адаптации, А ДЕНЬГИ (проект Альфа-Банка)
Мы установили лимит на количество неудачных интервью заказчика с кандидатами. Если после пяти встреч нанимающий не говорит, что готов дальше рассматривать одного из специалистов, нужно встретиться с заказчиком, обсудить, почему кандидаты не подходят, и, возможно, скорректировать требования, вакансию или систему скрининга.
Шаг 3. Настройте обратную связь по процессу найма
Без прозрачной коммуникации и корректировки договоренностей система превращается в хаос.
| Кто общается | Суть коммуникации |
| Рекрутер ↔ Заказчик | Менеджер вовремя дает фидбэк по кандидатам — решения принимаются быстрее, кандидаты не зависают. Общие правила найма, согласованные требования и короткие регулярные созвоны помогают держать процесс под контролем и вовремя замечать узкие места. |
| Рекрутер ↔ Кандидаты | Быстрые уведомления о статусе отклика, приглашениях на интервью или отказах. Четкие правила коммуникации сокращают вопросы типа «Когда ждать ответа?» и улучшают опыт кандидата. |
Роли и ответственность
Чтобы система работала, каждый участник должен понимать свою роль:
- Рекрутер — ведет кандидата по всем этапам
- Менеджер — формулирует требования и принимает решения
- Бизнес — определяет стратегические цели, которым должен соответствовать наем
Как понять, что система найма работает
🟢 Вакансии закрываются в срок. Нет постоянных задержек или «пожаров», все идет по плану, рекрутмент и бизнес говорят на одном языке
🟢 Правила одинаковы для одинаковых случаев. Любая похожая вакансия проходит одинаковые шаги: интервью, проверки, решения. Новые рекрутеры быстрее включаются и допускают меньше ошибок
🟢 Нагрузка на рекрутеров распределена и понятна. Никто не тонет в десятках вакансий, работа идет планомерно
🟢 Вся информация о найме доступна команде. Статус кандидата, даты интервью, обратная связь — все видно сразу. Никто не теряет время на поиск информации
🟢 Команда видит узкие места и может их исправить. Например, где теряются кандидаты, какие этапы тормозят процесс и что можно улучшить
Где чаще всего ломается система найма
Даже если формально процесс прописан, на практике система часто дает сбой там, где люди и коммуникации не согласованны. Объясняем типичные слабые зоны.
| Частые проблемы в системе найма | В чем суть |
| Решения принимаются «на ощущениях» | Менеджер решает, кого пригласить на интервью, руководствуясь личной симпатией, а не согласованными критериями |
| Отсутствует ответственность за этапы найма | Никто не фиксирует, кто должен написать кандидату, отправить оффер или собрать обратную связь, — задачи висят в воздухе |
| Нет ретроспективы и анализа | Команда не собирает данные о том, где кандидаты теряются, какие этапы тормозят наем, и не исправляет узкие места |
Какие инструменты помогают поддерживать систему найма
Главный инструмент для эффективной системы найма работников — CRM для подбора, например Хантфлоу. Она хранит переписки, структурирует этапы найма и позволяет отслеживать прогресс по каждой вакансии.
FAQ: частые вопросы о системе найма в компании
Как понять, что процесс найма в компании нужно систематизировать?
Если вакансии не закрываются в срок, а объяснений этому нет, значит, организация системы найма персонала не выстроена.
Что делать, если кто-то нарушает установленный процесс?
Собирайте короткие встречи-ретроспективы: что пошло не так, кто ответственный, как исправить.
Укрепите систему найма в компании — попробуйте передовую CRM для подбора Хантфлоу. Он собирает процесс найма в одном месте: показывает, кто на каком этапе, где завис фидбэк и что требует решения прямо сейчас. Рекрутеру не нужно помнить все и всем напоминать. Сервис помогает поддерживать порядок, а человек занимается тем, что действительно важно: поиском, оценкой и общением с кандидатами.
До 28 февраля переходите на Хантфлоу по ценам 2025 (!!!) года. Вы сэкономите 9 000 ₽ в год на каждого рекрутера.
