Планирование потребности в персонале — это способ заранее понять, какие специалисты понадобятся бизнесу, в каком количестве и в какие сроки. Без этого HR будет постоянно работать в режиме стремительного поиска под запрос, а бизнес — терять деньги из-за незакрытых вакансий или избыточного штата. Разберемся, какие методы определения потребности в персонале работают.
Главное из статьи на одну минуту →
- Планирование потребности в персонале помогает избежать кадровых «пробелов» и лишних затрат
- Разрабатывать план потребности в персонале нужно на основе целей бизнеса, анализа рынка и внутренних ресурсов
- Важно строить процесс вместе с руководством, чтобы план был реалистичным и поддерживался
- Регулярный пересмотр и корректировка планов делают их «живыми» и полезными
Виды планирования персонала
Чтобы план был полезным, важно выбрать правильный подход в зависимости от масштаба и целей компании.
Стратегическое планирование
HR вместе с руководителями анализирует, как будет развиваться бизнес в течение года и какие специалисты для этого нужны. Например, если компания выходит на международный рынок, то в план попадают новые роли — менеджер по экспорту или локализации.
Где применимо: крупные компании, быстро растущий бизнес, подготовка к масштабным проектам.
Что учитывается: планы по открытию филиалов, росту продаж, запуску новых продуктов.
Тактическое планирование
Это план на ближайший период — квартал или полгода. Он строится на основе текущих данных: кто увольняется, какие департаменты растут, сколько времени требуется на поиск сотрудников.
Например, если в декабре под праздники часто выходит из строя оборудование и нужны дополнительные сервис-инженеры, HR может заранее спрогнозировать потребность и начать наем в октябре.
Где применимо: во всех компаниях, особенно в бизнесе с сезонностью.
Что учитывается: статистика найма и увольнений, внутренние перемещения, загрузка команд.
Оперативное планирование
Это реактивное планирование персонала, которое применяют, когда уходит ключевой сотрудник или появляется срочный проект. Такой план — это скорее антикризисная мера, чем стратегия.
Где применимо: в срочных, внештатных ситуациях.
Что учитывается: текущие задачи, срочные потребности бизнеса, возможности быстрого закрытия позиций.
Роль HR и руководства в процессе планирования потребности в персонале
Планирование потребности в персонале — командная работа. Если HR делает все в одиночку, план не будет работать или окажется формальным.
| Что делает HR | Что делает руководство |
| Собирает и сводит данные, чтобы увидеть реальную картину: анализирует штатное расписание, открытые вакансии, текучесть, сроки закрытия позиций, планы бизнеса | Формирует цели |
| Делает расчеты: прогнозирует численность, предлагает сценарии, считает загрузку | Участвует в планировании: дает вводные, обсуждает гипотезы |
| Помогает руководителям думать наперед, спрашивает, какие планы у отдела, какие изменения возможны, кто нужен для реализации | Корректирует фокус |
Факторы, влияющие на потребность в персонале
Факторы делятся на внешние и внутренние. Каждый из них стоит учитывать при расчете, иначе реальность обгонит план.
Внешние факторы
- Ситуация на рынке труда. Если в регионе дефицит нужных специалистов, закрыть позицию быстро не получится. HR должен закладывать больше времени и ресурсов
- Технологический прогресс. Автоматизация и ИИ меняют потребность в ролях. Например, там, где раньше нужно было пять операторов, теперь справляется один специалист по управлению системой
- Изменения в законодательстве. Например, новые требования по охране труда, изменения в налоговом учете или в миграционном праве могут повлиять на потребность в отдельных специалистах
- Кадровая политика конкурентов. Если конкуренты предлагают лучшие условия, часть сотрудников может уйти, а наем новых — усложниться. Это влияет на текучесть и планы по удержанию
Внутренние факторы
- Цели организации. Рост, оптимизация, запуск новых направлений — все это напрямую влияет на численность и состав команды
- Финансовые ресурсы. Например, нужно 10 человек, а бизнес может оплатить только пять. Поэтому план часто строится в нескольких сценариях: оптимистичном, реалистичном и пессимистичном
- Кадровый потенциал. Важно учитывать, кто уже есть в команде. Если можно вырастить кого-то изнутри, потребность во внешнем найме снижается
- Текучесть кадров. Если отдел теряет 20% сотрудников в год, это влияет на объем подбора и стабильность процессов
Этапы планирования и управления численностью персонала
Этап 1: оцените текущий кадровый состав
HR собирает всю фактическую информацию о сотрудниках компании. Это база, без которой невозможно построить даже приблизительный план.
Что обычно анализируют:
- Штатная численность: сколько сотрудников работает в компании прямо сейчас, на каких ролях, в каких подразделениях
- Функциональная загрузка: какие задачи решает каждый отдел, хватает ли ресурсов там, где нагрузка уже на пределе
- Качество навыков команды: какие компетенции есть, кто может войти во внутренний резерв
- Наем и текучесть: сколько людей уволилось, сколько наняли, в какие периоды, по каким причинам
- Показатели эффективности: например, сколько заказов обрабатывает один логист, сколько задач в день закрывает разработчик
Этап 2: определите целевые показатели
Следующий шаг — понять, куда бизнес хочет прийти и какие задачи нужно решить. На этом этапе HR работает в связке с руководителями, чтобы вместе определить:
- План по развитию компании — например, рост продаж на 20%, открытие нового направления или проекта
- Изменения в организационной структуре — появление новых ролей, перераспределение функций, делегирование
- Ключевые метрики численности — сколько человек должно быть в каждом подразделении, чтобы достигать цели без перегрузов и простоев
- Сценарии развития — оптимистичный, реалистичный, ограниченный, например, при заморозке бюджета или высокой текучести
Этап 3: разработайте и реализуйте план
Когда цели и текущая ситуация понятны, HR собирает все в рабочий документ. Это структурированный план, который отражает:
- Сроки — когда именно нужен каждый специалист
- Этапы поиска — подбор, оценка, оформление
- Риски — например, возможные задержки по бюджету
- Внутренние ресурсы — кадровый резерв, обучение, горизонтальные переходы
План должен быть визуализирован, чтобы топы и тимлиды могли быстро понять, кто, когда и зачем нужен.
Далее начинается реализация. HR запускает подбор, пересматривает штатное расписание, планирует обучающие треки, обсуждает развитие внутренних кандидатов.
С рутиной найма поможет справиться система автоматизации рекрутмента Хантфлоу. Она соберет отклики в одном месте, поможет поддерживать коммуникацию с кандидатами и управлять воронкой найма.
Методы анализа и расчета потребности в персонале
Когда HR понимает текущую ситуацию и цели бизнеса, пора переходить к цифрам. Тут включается аналитика: сколько человек нужно, когда, где и с какими навыками. Расчеты можно делать разными способами, выбор метода зависит от специфики бизнеса, доступных данных и зрелости HR-функции.
Метод нормы нагрузки
Подходит для розницы, логистики, производства, клиентского сервиса — то есть тех функций, где можно измерить объем работы.
Как работает: сначала считают, сколько работы нужно выполнить, потом — сколько один сотрудник может реально сделать. Делят первое на второе и получают нужное число сотрудников.
Пример: если курьер доставляет 15 заказов в день, а прогноз заказов на следующий месяц — 90 в день, то нужно 6 курьеров: 90 / 15. Также закладывается повышающий коэффициент 15–20% на отпуска, больничные и текучесть.
Метод коэффициентов
Подходит для административных и сервисных подразделений, где нагрузка распределяется пропорционально бизнес-показателям.
Как работает: берут зависимость численности от ключевых бизнес-метрик. Например, на каждые 100 сотрудников — один HR-специалист. Или на каждые 5 млн ₽ выручки — один бухгалтер.
Пример: у компании 800 сотрудников и установлена норма — один специалист по КДП на 300 человек. Значит, в идеале нужно три кадровика.
Метод сценарного планирования персонала
Подходит для бизнеса, который существует условиях неопределенности, масштабных изменений или роста.
Как работает: HR и бизнес продумывают несколько сценариев развития событий: базовый, пессимистичный и агрессивный. Для каждого просчитывают потребность в персонале. Это помогает быстро перестраиваться при изменении ситуации.
Пример:
В компании три сценария:
- Рост на 10% — +5 менеджеров по продажам
- Рост на 20% — +12 человек
- Рост на 0% — без изменений, фокус на удержании клиентов
Метод экспертной оценки
Подходит для новых ролей, уникальных проектов, нестандартных задач.
Как работает: HR собирает мнения руководителей, аналитиков, тимлидов и на основе этих данных формирует прогноз.
Пример: компания запускает новое направление, аналогов которому нет. HR проводит сессии с руководителем продукта, техническим директором и командой, чтобы оценить объем работ и сформировать команду с нуля.
Инструменты HR для управления потребностью в персонале
| Инструмент | Зачем нужен |
| Таблицы и дашборды | Помогают формировать план по подразделениям, ролям и срокам, добавлять данные по времени закрытия позиций, текучести. Можно использовать фильтры, чтобы быстро посмотреть информацию по департаментам и статусы. |
| ATS и HRIS | Цифровые системы упрощают расчеты, особенно если подбор уже ведется в Хантфлоу, а КДП — в HRIS. С их помощью можно получать отчеты о скорости подбора, срокам закрытия вакансий, отслеживать текучесть и перемещения сотрудников. |
| Календарные карты и карты замещений | Инструменты особенно полезны в массовом подборе и в операционке. С ними удобно визуализировать, когда специалисты выходят на работу или увольняются, планировать адаптацию и вывод новичков на линию, предотвращать провалы на сменах. |
| Воркшопы и план-сессии с бизнесом | Совместные обсуждения с руководителями дают реальное понимание, кто и зачем нужен. |
Планирование потребности в персонале — это не разовая задача, а постоянный процесс, который помогает бизнесу расти без кадровых провалов и лишних затрат. Чем точнее расчеты и чем лучше налажено взаимодействие HR с руководством, тем быстрее компания достигает целей.
С рутиной и аналитикой в планировании поможет Хантфлоу. Система автоматизирует подбор, собирает все отклики в одном месте, строит отчеты по срокам и эффективности найма. Вы будете тратить меньше времени на администрирование и больше — на стратегические задачи, которые двигают бизнес вперед.
