Что такое HRIS-система и как ее внедрить в компании

HRIS (Human Resources Information System) — это система управления персоналом, которая помогает хранить информацию о команде и автоматизировать базовые HR-процессы.

В статье разберем, как работает HRIS, какие задачи она решает и на что обратить внимание при внедрении.

Что такое HRIS-системы

HRIS — это система, которая собирает и упорядочивает всю важную информацию о сотрудниках и кадровых процессах. Она помогает автоматизировать рутину и хранить информацию о кадрах в одном месте.

Обычно в HRIS можно:

• Создавать карточки сотрудников
  
• Учитывать рабочее время и отпуска
  
• Управлять оргструктурой и грейдами

Для HR-команд HRIS — это рабочий инструмент, для бизнеса — источник данных, на основе которых можно строить стратегию, рассчитывать бюджет на персонал, развивать и удерживать команду.

Чем HRIS отличаются от HRMS и HCM

Все три аббревиатуры — HRIS, HRMS и HCM — относятся к информационным системам управления персоналом, но различаются по функциям и охвату. 

• HRIS (Human Resources Information System) — помогает хранить информацию о сотрудниках, вознаграждениях и оргструктуре. Это, например 1С: зарплата и управление персоналом
  
• HRMS (Human Resource Management System) — хранит данные о команде и позволяет напрямую управлять кадровыми процессами. Например, оценивать эффективность сотрудников и внедрять программы онбордина. HRMS включает все возможности HRIS и автоматизирует выполнение повседневных HR-задач. К таким системам относится, например, Битрикс24 Enterprise HRM
  
• HCM (Human Capital Management) — система с акцентом на развитие талантов: удержание, преемственность, корпоративную культуру. Это, например Neon HRM и Motivity.

HRIS отвечает на вопрос «Кто у нас работает?», HRMS — «Как мы с ними работаем?», HCM — «Куда мы вместе идем?».

Ключевые функции HRIS

Визуализация оргструктуры  

HRIS помогает визуализировать, как устроена компания: какие отделы есть, кто руководит командами. Это полезно и для HR, и для новичков — чтобы быстрее разобраться в структуре.

Управление вознаграждениями и льготами

Оформить ДМС, подключить компенсацию за спорт, рассчитать отпускные — все это эйчар или кадровик может сделать прямо в системе.

Функция управления льготами в HRIS по умолчанию может быть реализована без гибких настроек. Чтобы создавать индивидуальные бонусные программы, автоматически рассчитывать премии по сложным схемам и управлять разными видами соцпакетов, может потребоваться доработка сервиса и подключение интеграций.

Учет рабочего времени и присутствия сотрудников

Кто когда вышел на работу, кто в отпуске, кто работает удаленно — система хранит эти данные. Ручные табели и таблицы становятся не нужны. Руководители видят, кто сейчас в команде, а HR — кто перерабатывает.

Учет местного законодательства

Если в компании несколько офисов в разных странах, HRIS поможет учитывать местные законы: сколько дней отпуска положено, как оформляются больничные. Не нужно держать в голове трудовое право всех государств — система подскажет правила, если ее заранее настроить. 

Аналитика и отчетность

HRIS собирает данные и превращает их в понятные графики и отчеты. Например, можно посмотреть, в каких отделах самая высокая текучесть, сколько человек работает в компании, кто чаще всего перерабатывает. Это помогает принимать решения, опираясь на цифры.

Селф-сервис

Сотрудник может сам посмотреть остаток отпуска, запросить справку, внести изменения в профиль. Это снимает нагрузку с отдела кадров и HR.

Как выбрать систему HRIS 

Для средних компаний

В среднем бизнесе обычно нет большой HR-команды. Поэтому нужна простая и удобная система, которая поможет автоматизировать рутину, освободить время и сосредоточиться на более важных задачах.

Важные характеристики HRIS для среднего бизнеса:

• Простой интерфейс. Если в системе сложно разобраться — ее не будут использовать. Выбирайте такую, где все понятно без инструкции и обучения

• Готовые шаблоны. Например, для расчета отпусков, отработанных часов, создания оргструктуры
  
• Гибкие настройки под процессы. У каждой компании свои особенности — например, частично удаленная команда или нестандартный график. В хорошей HRIS это легко учесть 

• Безопасность данных. Хранение персональных данных по требованиям закона, аудит доступа, двухфакторная авторизация
  
• Аналитика. Возможность видеть на дашбордах, кто перерабатывает, из каких отделов чаще всего увольняются, как долго в среднем работают сотрудники в компании
  
• Интеграции. Можно ли связать систему с 1С, Outlook или Telegram. Такие интеграции позволяют автоматически обмениваться данными между программами — например, отправлять уведомления по почте. Иначе придется делать все вручную
  
• Цена и прозрачность тарифа. Важно понимать, за что вы платите: за количество сотрудников, модулей или активных пользователей

Для крупных компаний

Крупным компаниям с филиалами, десятками подразделений и сложной структурой нужны более продвинутые системы. Важно учесть функции, необходимые среднему бизнесу, а также выбрать сервис, который легко адаптировать под сложную оргструктуру и кастомизировать.

Важные функции HRIS для крупного бизнеса: 

• Возможность отразить матричное управление, временные команды, проектные группы
  
• Поддержка разных юрлиц. Например, если есть дочерние компании или сотрудники оформлены в разных странах
  

Как внедрить HRIS

Внедрение HRIS затрагивает не только HR. В процессе участвуют и другие специалисты:

• IT подключается к настройке прав доступа и интеграции с внутренними сервисами
• Бухгалтерия — к настройке расчетов отпусков и выплат
• Руководители отделов — к согласованию оргструктуры и ролей в системе 

Если отделы не будут сотрудничать, могут возникнуть задержки с запуском системы из-за разногласий по требованиям, ошибки в данных и расчетах, проблемы с доступом к нужной информации. В итоге все это приведет к лишним затратам времени и денег.

Шаг 1: поиск подходящей системы

Сначала важно понять, зачем нужна система и какие задачи она должна решать. Это может быть автоматизация учета отпусков, формирование оргструктуры или аналитика по текучести.

На этом этапе формируют список требований. Желательно — вместе с теми, кто будет пользоваться системой: эйчары, бухгалтеры, руководители. Затем ищут подходящее решение.

Шаг 2: планирование внедрения HRIS

Когда подходящую HRIS-систему нашли, начинается этап планирования: сроки, бюджет, кто за что отвечает, каковы этапы внедрения. Важно не переоценить силы. Например, лучше сразу заложить время на перенос данных или согласования с отделом безопасности.

Также стоит выделить пилотный отдел, где систему протестируют перед масштабированием на всю компанию.

Шаг 3: проектирование HRIS

На этом этапе продумывают, как именно будет работать система: откуда брать данные о сотрудниках, кто назначает права доступа, какие процессы будут автоматизированы, когда сотрудник получит доступ к HRIS.

Шаг 4: настройка и тестирование системы

Систему настраивают под задачи компании: загружают данные о сотрудниках и оргструктуре, подключают нужные модули, определяют роли и уведомления.

Обязательно проводят тестирование — не только на стандартных сценариях, но и на сложных и редких ситуациях. Например, как система отразит, что сотрудник работает на две ставки.

Шаг 5: обучение команды работать в программе

Нужен простой и понятный гайд по функциям системы. Также полезны короткие видео, поддержка на старте, чат с ответами на вопросы.

Шаг 6: обновление и поддержка системы

После запуска систему нужно обновлять, улучшать и адаптировать под новые процессы. Иногда появляются дополнительные требования — например, связать HRIS с внутренним порталом.

Чтобы обновлять программу своевременно, можно выделить отдельного специалиста. Также важна оперативная поддержка вендора.

Если одна из ваших задач — автоматизация подбора сотрудников, обратите внимание на Хантфлоу. Это система, которая снимает рутину с рекрутеров: автоматически публикует вакансии, собирает отклики, помогает организовать интервью и согласовать кандидатов внутри команды. Вы сэкономите часы, а освободившееся время сможете потратить на адаптацию и развитие сотрудников.