Решение сменить систему автоматизации рекрутинга может тормозить страх: «А что будет с моей базой кандидатов?». Тысячи резюме, годы заметок, статусы, комментарии — все это кажется слишком хрупким, чтобы трогать.
Но давайте честно: вы заслуживаете работать в удобной системе подбора сотрудников. Поэтому если вы стали клиентом Хантфлоу, мы позаботимся о переносе вашей базы, словно она хрупкая ваза. А вы просто продолжите работать, только уже в системе, где все продумано для вас.
В статье рассказали о всего пяти простых шагах, которые приблизят вас к удобному рекрутингу.
Что важно знать перед переездом в Хантфлоу
1️⃣ Вы не теряете доступ к старой базе резюме. Вы выгружаете из старой системы ее текущий «слепок» — таблицу и файлы резюме. Именно эту копию мы и переносим. Все, что было в старой системе на момент выгрузки, переедет в Хантфлоу.
А если вы продолжили работать в старой системе после того, как отдали нам выгрузку, — эти новые изменения, к сожалению, не попадут в перенос автоматически. Поэтому лучший момент для выгрузки — когда вы готовы полностью попрощаться со старой системой.
2️⃣ Мы честно говорим, что можно перенести, а что нет. Не потому, что мы не хотим помочь, а потому что некоторые системы просто не хранят историю целиком. Но вы узнаете об этом до начала работ — и кандидатов вы точно не потеряете.
3️⃣ Мы ни разу не потеряли ни одного кандидата при переносе. Даже если вся база была в одном файле с десятью разными форматами телефонов.
4️⃣ Если вы решите уйти из Хантфлоу — мы так же аккуратно упакуем и передадим вашу базу. Без вопросов, без обид, просто потому что это правильно. Но мы очень постараемся, чтобы вам не захотелось уходить ❤️
Шаг 1: оставьте заявку на перенос базы в Хантфлоу
После того, как вы стали клиентом Хантфлоу, сообщите вашему персональному менеджеру или специалистам службы заботы, что вы хотите перенести базу, и мы возьмем процесс под контроль.
Дальше мы сами подскажем, что делать, в зависимости от того, где сейчас хранятся ваши резюме.
Если вы переезжаете из другой системы автоматизации найма
Обратитесь в службу поддержки вашей текущей системы с запросом: «Сделайте, пожалуйста, выгрузку базы кандидатов».
В ответ часто приходит:
- Excel-таблица с данными о кандидатах
- Папка с файлами резюме в формате PDF и DOCX
Иногда выгрузка бывает в виде архива или JSON-файла. Но суть одна: вы получаете цифровой слепок вашей базы.
Если вы переезжаете из таск-трекера, например из Trello
Выгрузку несложно сделать самостоятельно за пару минут. Ваш персональный менеджер Хантфлоу отправит понятную инструкцию, куда нужно нажать, чтобы получить базу.
Если Trello позволяет выгрузить данные в Excel, мы сможем перенести вашу базу по сценарию переезда из таблиц. Об этом наш следующий пункт.
Если вы переезжаете из Excel или Google Таблиц
Менеджер попросит вас прислать скриншот части таблицы с базой — так, чтобы в нем была видна шапка с названиями колонок и формат ведения самой базы.
Шаг 2: менеджер Хантфлоу составляет карту переноса
Каждый перенос основывается на карте — таблице, в которой указано, в какое именно поле Хантфлоу попадут данные из вашей базы. Карта помогает сохранить все данные на местах, чтобы в Хантфлоу вы могли использовать привычную воронку и ничего не потерялось.
Карта переноса составляется в несколько этапов:
- Специалисты Хантфлоу изучают вашу выгрузку и созваниваются с вами, чтобы понять актуальную воронку подбора.
- Программисты составляют карту переноса и отправляют ее вам на согласование. Вы можете поправить названия этапов, убрать устаревшие этапы найма, добавить метки или комментарии, которые должны появиться у кандидатов.
Даже если вы решите отказаться от какого-то этапа или причины отказа в новой воронке, старая информация не исчезнет. Она сохранится в карточке кандидата в виде комментария, но не будет влиять на новую аналитику. Вы получаете чистую воронку без мусора, но с полной историей по каждому кандидату.
Когда карта готова — переходим к следующему шагу.
Шаг 3: программисты Хантфлоу переносят базу
Дальше в дело вступают наши программисты. Они пишут скрипт, который сам, без ручного копирования, переносит всех кандидатов, их статусы, комментарии и файлы резюме.
Важный момент: если вы переезжаете из другой системы автоматизации рекрутмента или из таск-трекера, скрипт чаще всего уже есть — мы его только адаптируем под вашу карту. Если вы переезжаете из Excel — скрипт пишется с нуля, потому что каждая таблица уникальна.
Шаг 4: вы проверяете, правильно ли перенеслась ваша база
Первая версия базы загружается на специальный тестовый стенд. Вы получаете логин и пароль и можете:
- Посмотреть, правильно ли перенеслись этапы
- Проверить, открываются ли файлы резюме
- Убедиться, что комментарии не потерялись
Если что-то не так, мы правим скрипт и заливаем заново.
Шаг 5: специалисты Хантфлоу финально переносят базу
Когда тестовая версия полностью совпадает с вашими ожиданиями, мы переносим базу на рабочий стенд вашего Хантфлоу.
Вот и все — с этого момента вы можете работать в новой, действительно удобной системе ✨
Переходите на Хантфлоу — здесь заботятся о том, чтобы вам было комфортно работать ❤️
