Собеседования срываются — бывает. Хуже, когда кандидат узнает об этом за пять минут до встречи или замечает, что приглашение магическим образом исчезло из календаря. Разбираемся, что написать специалисту и как отменять встречи без лишней возни.
Что написать кандидату, если нужно отменить собеседование
Главное — не составлять официальное письмо на половину экрана.
Хватит четырех тезисов:
- Предупредить как можно раньше.
- Коротко объяснить, что случилось.
- Извиниться за смену планов.
- Сказать, что будет дальше.
| Если встречу просто переносите: Анна, добрый день! Сегодня встречу придется перенести — у руководителя изменилось расписание. Простите за неудобство. Можем созвониться завтра в 15:00 или в пятницу в 12:00. Что вам удобнее? |
| Если новой даты интервью пока нет: Анна, добрый день! Сегодняшнюю встречу придется отменить. Мы сейчас уточняем расписание и до пятницы вернемся к вам с новыми вариантами. Простите, что меняем планы. |
| Если подбор остановили: Анна, добрый день! Хочу предупредить заранее: мы поставили подбор на эту позицию на паузу, поэтому встречу придется отменить. Очень жаль, что так вышло после того, как вы уже выделили на нас время. Если вакансия снова откроется, я обязательно вам напишу. |
Необязательно выкладывать кандидату всю внутреннюю кухню компании. Ему важнее понять две вещи: встречи точно не будет и что теперь делать.
Кстати, в передовой системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу можно заранее сделать шаблоны для любых сообщений, которые рекрутер пишет с нуля из раза в раз.
В шаблон можно добавить переменные, и тогда Хантфлоу поставит имя кандидата, дату и время встречи автоматически.
Рекрутеру остается выбрать нужный вариант шаблона, проверить текст и отправить.
А переписка сохранится в карточке кандидата. Через неделю не придется заниматься археологией в почте и вспоминать: «Мы этому человеку уже писали или только собирались?».
Как отменить или перенести собеседование без прыжков по вкладкам
Саму встречу легко отменить и в обычном календаре. Боль начинается, когда все части подбора живут отдельно: резюме — в папках, переписка с заказчиком — в почте, договоренности с кандидатами — в мессенджерах, а календарь — в стороннем сервисе.
В системе Хантфлоу встреча привязана к кандидату и вакансии. Здесь же можно:
- Посмотреть резюме и историю общения
- Увидеть свободные слоты коллег
- Добавить участников, переговорную и ссылку на созвон
- Отменить или создать новое интервью
Если собеседование отменяется, откройте событие в карточке кандидата или календаре Хантфлоу → нажмите «Отменить событие» → подтвердите. Участники получат уведомление.
Если встречу нужно не отменить, а перенести, новое событие тоже создается в Хантфлоу. В нем сразу получится:
- Выбрать дату и время
- Добавить коллег
- Указать переговорную
- Добавить ссылку на видеозвонок
- Сохранить встречу в подключенном рабочем календаре
Кандидатский опыт легко испортить не сложным интервью, а простой бытовухой: забыли предупредить, потеряли встречу, не вернулись с новой датой.
Хантфлоу помогает держать такие мелочи под контролем: календарь, встречи и сообщения кандидату — в одной системе. Чтобы после отмены собеседования кандидат думал: «Бывает», а не «Ой, куда я вообще устраиваюсь».
