16 ноября 2023 года более тысячи рекрутеров и HR-специалистов стали частью главного форума про рекрутинг НАЁМ.
С главной сцены форума прозвучали 11 докладов экспертов из Вкусно — и точка, Cloud.ru, PERI, Островок.ру, Хантфлоу и других крупных компаний. Спикеры говорили о том, как рекрутеру сформировать имидж внутри компании и что поможет ускорить закрытие вакансий.
Публикуем тезисы и запись выступлений первого тематического блока.
НАЁМ — главный форум про рекрутинг
Концепция форума
Спикеры форума выступают в двух блоках.
Имидж рекрутера внутри компании. Последнее слово о кандидате всегда за нанимающим менеджером. Но вся ответственность за то, чтобы это решение было взвешенным и информированным, лежит на рекрутере. Поэтому рекрутеру важно находить достаточное количество кандидатов, направлять ход собеседования, подсвечивать риски оффера. Чтобы справляться с этими задачами, рекрутеру нужно чувствовать себя на равных с бизнесом.
Ускорение закрытия вакансий. Раскроем тему через поиск и решение скрытых проблем воронки подбора.
Программа форума НАЁМ — продолжение и развитие миссии Хантфлоу. Сверхзадача ивента — помочь рекрутерам перевернуть представление о своей роли в бизнесе и занять значимое место в компании.
Как Хантфлоу помогает закрывать больше вакансий за меньшее время
Чтобы рекрутеры достигали больших результатов, в Хантфлоу созданы и синхронизированы 4 ингредиента:
- Большие возможности настройки. В Хантфлоу вы можете настроить под себя почти все: например, заявку на подбор, поля вакансии, этапы подбора. Можно выбрать даже тему оформления.
- Все для автоматизации рутины. Мы проектируем интерфейс так, чтобы любое действие рекрутер мог сделать за секунду: сохранить резюме, опубликовать вакансию, с помощью шаблона ответить на письмо. Мы создали десятки инструментов автоматизации, чтобы освободить время рекрутеров для более важных задач.
- Все для работы в одной команде с заказчиками. В Хантфлоу можно выстроить каждый шаг взаимодействия с нанимающим менеджером, чтобы очертить границы ответственности заказчиков и рекрутеров. В системе доступна вся статистика по вакансиям нанимающего менеджера, которая прозрачно отражает работу рекрутера и ее результаты.
- Встроенные отчеты для оперативной аналитики. В Хантфлоу 18 готовых отчетов для оперативной аналитики воронки подбора. А в визуализации Центра аналитики отражены 4 главных показателя подбора:
- движение по воронке,
- источники,
- отказы после каждого этапа,
- причины отказов.
Показатели представлены в одной плоскости, благодаря чему можно сопоставить их, увидеть закономерности и потенциальные проблемы.
Хантфлоу — это готовый продукт, которым можно начать пользоваться прямо сейчас без индивидуальной доработки и общения с программистами.
Сегодня с Хантфлоу выстраивают свой подбор более 2000 компаний.
Хантфлоу Премьер для крупных компаний
Хантфлоу Премьер — это готовое решение для автоматизации рекрутмента в крупных компаниях.
В Хантфлоу есть отдельное подразделение, которое работает с крупными корпоративными клиентами. Оно обеспечивает быструю интеграцию системы в IT-инфраструктуру клиента, приоритетное обслуживание больших команд, сопровождение юридических и закупочных процедур.
Помогаем людям, для которых работа — это спасение
В 2023 году мы передали часть прибыли в благотворительные организации, которые помогают взрослым людям с особенностями развития получить профессию, социализироваться и чувствовать себя нужными благодаря работе. Это некоммерческие организации:
- творческое объединение «Круг»,
- инклюзивное предприятие «Артель Блаженных»,
- инклюзивные мастерские «Простые вещи».
Каких результатов бизнес ожидает от рекрутмента и как их достигать
Чего заказчики не ждут от рекрутеров
Заказчики не ждут от рекрутеров:
- Хороших кандидатов, потому что никто не знает, какие они.
- Закрытых вакансий. Это отчасти преувеличение, но важно договориться, что каждая сторона понимает под закрытыми вакансиями.
- Выполнения роли рекрутера. Заказчики хотят работать с партнерами.
Заказчики ждут от рекрутеров только одного — слаженной работающей команды.
Чтобы команда была эффективной, нужно собрать ее и научить работать.
Что значит «собрать команду»
Чтобы находить подходящих сотрудников, рекрутеру стоит соблюдать 4 правила:
- Не рассказывайте нанимающему менеджеру о проблемах голословно, опирайтесь на данные воронки подбора. Так заказчик сможет увидеть локальную проблему и помочь рекрутеру с ней справиться.
- Обращайте внимание на сотрудников, которые уже работают в отделе. Обычно они сочетают уникальный набор профессиональных компетенций, личностных качеств, привычек и подходов к работе. Понимание этих черт помогает улучшить форму заявки на вакансию, чтобы находить подходящих кандидатов.
- Оценивайте риски и прогнозируйте, пройдут ли нанятые сотрудники испытательный срок. Если знаете, что обычно половина специалистов после испытательного срока покидает компанию, наймите с запасом.
- Отслеживайте ситуацию в отделе. У заказчика много дел, поэтому он может забыть, что кто-то планирует уйти в декрет или уволиться. Если рекрутер упустит момент и вовремя не найдет замену сотрудникам, нанимающий менеджер останется с нефункционирующим подразделением.
Что значит «научить команду»
Рекрутер должен помогать новичкам адаптироваться в новой системе. Так он лучше поймет культуру подразделения и разберется, как на нее можно влиять.
Чтобы создать эффективную программу адаптации, учитывайте 3 совета:
- Подумайте, выполнение каких неписаных правил помогает эффективным сотрудникам быть такими. Часто программа адаптации основана на теории, как должно быть, а потом люди адаптируют гипотезы с учетом реалий.
- Помните, что адаптация — это не изучение документов, а впитывание новичком корпоративной культуры. Часто люди не проходят испытательный срок, потому что не смогли адаптироваться в новой системе. Поэтому рекрутерам важно думать, какими образом привить культуру новичкам.
- Внедрите институт менторства. Неписаные правила передавать новичкам может только человек, поэтому важно создать системный процесс менторства.
Как рекрутеру стать экспертом в глазах бизнеса
Нанимающих менеджеров можно разделить на 4 типа:
- Человек-запара.
- Бодрый день.
- Поспешай не торопясь.
- Повелитель зверей.
Далее расскажу о плюсах и минусах каждого типа, а также о том, как находить к ним подход.
Человек-запара
| Плюсы | Минусы |
| Быстро принимает решения по кандидатам | Всегда занят |
| Цепляется за понравившихся кандидатов | Требует проведения предварительных тестов и скринингов |
| Гибко подходит к вопросам бюджета ставки | Склонен к слабомотивированным отказам по резюме |
| Не требует бесконечного потока кандидатов и ежедневных отчетов о прогрессе подбора | Если кандидат не подошел, винит рекрутеров, что те зря потратили его время |
Как найти подход к такому заказчику:
- Не тратьте его время впустую.
- Будьте уверены в отправляемых кандидатах, уделяйте больше внимания первичному общению.
- Избавьте заказчика от процессовых проблем.
- Всегда имейте аргументы в запасе.
- Будьте кратки.
Бодрый день
| Плюсы | Минусы |
| Может быстро закрывать свои вакансии | Часто требует реактивных результатов и вводит метрики по своему усмотрению |
| Умеет видеть перспективу и открывать вакансии под кандидата | Скачет по задачам и поэтому сам тормозит процесс найма |
| Главный мотиватор своей команды | Часто предъявляет завышенные требования даже к джунам |
| Все, что требует от команды, делает и сам. Часто лучше, чем сотрудники | Считает свое мнение единственно верным и не воспринимает комментарии рекрутера |
Как найти подход к такому заказчику:
- Обсуждайте правила и метрики на берегу, фиксируйте договоренности письменно.
- Соблюдайте все, о чем договорились.
- Не молчите о сложностях.
- Умейте останавливать энтузиазм заказчика.
- Просите и давайте обратную связь.
Поспешай не торопясь
| Плюсы | Минусы |
| Нанятые таким заказчиком сотрудники, как правило, работают долго | Не любит принимать быстрые решения по кандидатам |
| Ценит конечный результат и не будет винить в медленном найме рекрутеров | Сложно получить фидбэк о кандидатах даже на уровне резюме |
| Дает очень подробный профиль кандидата | Любит отсматривать много кандидатов |
| Прислушивается к мнению рекрутера о кандидате, особенно если фидбэк обоснованный | Любит групповые собеседования с большим количеством участников |
Как найти подход к такому заказчику:
- Не давите по поводу скорости принятия решений.
- Учитывайте, что наличие выбора для такого нанимающего менеджера действительно очень важно.
- Не стесняйтесь давать комментарии о кандидатах.
- Составляйте шорт-лист финалистов с основными характеристиками, чтобы сэкономить время.
Повелитель зверей, или «А найдите мне единорога!»
| Плюсы | Минусы |
| После долгих и кропотливых поисков все же может найти в команду уникальных специалистов | Профиль кандидата часто бывает мифическим и может включать 2–3 роли |
| Через некоторое время и после нескольких закрытых вакансий с ним проще договориться | Сложно расстается с иллюзиями о невыполнимости своих требований |
| Готов брать перспективных джунов с задатками единорогов | Тот самый «а найдите мне Козерога!» |
| Часто сам совмещает несколько ролей, это нужно продавать кандидатам | В отсутствии результата часто обвиняет рекрутмент |
Как найти подход к такому заказчику:
- Все странные и нереалистичные требования обсуждайте на берегу и подтверждайте письменно.
- Учитывайте, что работают только аргументы, основанные на исследовании рынка.
- Всегда держите аналитику воронки подбора под рукой на случай обвинений в ничегонеделании.
Как выстраивать отношения с нанимающими менеджерами
Путь всего один — через результат. Поэтому важно:
- показывать закрываемость позиций с разных сторон;
- не говорить о проблемах без вариантов решения;
- стараться вникнуть в предметную область;
- показывать свою вовлеченность и заинтересованность результатом;
- просить и давать обратную связь, основанную на цифрах;
- проверять весомость аргументов, если хотите поспорить;
- проявлять проактивность в коммуникации.
Шантаж как элемент убеждения заказчика
Шантаж — последний способ договориться с нанимающим менеджером. Он подходит для компаний с большими объемами найма.
Правила шантажа:
- Убедитесь, что вы использовали все другие возможности, чтобы договориться.
- Найдите то, на что вы можете повлиять и от чего нанимающий менеджер окажется в минусе.
- Четко понимайте, чего вы хотите добиться.
- Проявляйте гибкость в мелочах.
- Шантаж не должен нести в себе угрозу.
- Ставьте правильную цель шантажа.
Результаты найма и кто за них отвечает
Результаты найма перечислены в таблице ниже. Как можно заметить, за большинство пунктов отвечают рекрутеры и заказчики совместно. Но преобладающая заинтересованность в закрытии вакансии всегда на стороне нанимающего менеджера.
Создаем гибкий HR-бюджет
Мифы об HR-бюджете
О планировании бюджета существует 2 мифа.
| Миф | Как на самом деле |
| HR-бюджет нужно осваивать без отклонений | Мы живем в турбулентном мире, поэтому точно спланировать бюджет невозможно. Но важно планировать сценарно, то есть прогнозировать изменения бюджета в зависимости от меняющихся условий. Это поможет подготовиться к корректировкам. |
| Нужно экономить на сотрудниках | Потеря ценного специалиста стоит дорого для бизнеса, поэтому экономить на команде не нужно. Но важно понимать, на что расходуется каждый рубль, потраченный на сотрудников. |
«Правило трех С» для подготовки бюджета
Избежать ошибок при составлении HR-бюджета поможет «правило трех С»:
- Спрашивай. Уточните у бизнеса:
- какая цель у компании на следующий год;
- какие проекты запланированы;
- какие гипотезы важно проверить.
Далее идите к руководителям подразделений. Спросите у них, какие ресурсы HR-департамента им потребуются, чтобы реализовать намеченные планы.
- Слушай. Учтите в бюджете ресурсы на все проекты, мысли, предложения и идеи, которые высказал бизнес.
Создавай. Формируйте бюджет, учитывая разные сценарные условия. Например, подумайте, что будет, если не реализуется запланированный проект или потребуется срочно урезать расходы.
Модели бюджетирования
Необязательно использовать только одну модель. Можно применять разные для разных статей расходов.
| Модель бюджетирования | В чем суть | Важные нюансы |
| Расчет на основе планов и фактов предыдущих лет | Нужно умножить размер бюджета за предыдущий год на определенный коэффициент. | Самая простая модель. Скорее всего, такой бюджет не получится правильно корректировать. |
| Расчет по сотрудникам | Рассчитайте, какое количество денег нужно на мотивацию, адаптацию и обучение каждого сотрудника. | Точная модель. Подойдет компаниям численностью менее 500 человек. |
| Расчет по организационной структуре | По организационной структуре определите количество должностей одного уровня. Далее рассчитайте средние затраты на специалистов каждого уровня. | Подойдет для крупных компаний, где работает более 500 человек. |
Как составить HR-бюджет
- Проанализируйте стратегию и цели компании на следующий год.
- Выберите модель планирования бюджета.
- Спланируйте численность сотрудников.
- Проанализируйте исполнение бюджета прошлых лет.
- Определите статьи расходов HR-бюджета.
- Уточните ответственных по каждой статье.
- Подготовьте формы для расчета.
Как защитить HR-бюджет
- Проанализируйте получившийся HR-бюджет и оцените его. Подумайте, адекватны ли расходы текущим реалиям и все ли проекты вы учли.
- Рассчитайте экономические показатели:
- затраты на одного сотрудника;
- ROI по проектам;
- долю затрат на персонал в выручке;
- плановую среднесписочную численность сотрудников.
- Подготовьте факторный анализ изменения численности и затрат.
- Подготовьте анализ исполнения бюджета текущего года.
- Действуйте на опережение. Подумайте, какие статьи расходов при необходимости можно сократить.
Что делать, когда защитили бюджет
- Анализируйте каждый месяц исполнение бюджета, подробно описывайте причины отклонения.
- Будьте готовы к корректировкам.
- Сверяйтесь с руководством по изменениям в стратегии компании.
- Держите руку на пульсе.
Затраты в рекрутменте: что обязательно, а от чего можно отказаться
Типы расходов в бюджете
В рекрутменте существует 3 типа расходов:
- ФОТ — затраты на оклады и премии рекрутеров.
- ОРЕХ — операционные расходы на ATS, джоб-борды, агентства и прочее.
- САРЕХ — масштабные и долгосрочные расходы, например на аренду помещений и оборудования.
Как сформировать ФОТ рекрутеров
- Узнайте, сколько вакансий в среднем закрывает один рекрутер в месяц.
- Рассчитайте, сколько нужно рекрутеров. Для этого воспользуйтесь формулой:
(сколько запланировано вакансий + средняя текучесть) / производительность рекрутера. - Учтите исторические данные роста, время на наем и онбординг.
- Проанализируйте рынок зарплат и заложите рекрутеров в ФОТ, не забывая про тип оформления, валюту, налоги.
Как рассчитать производительность рекрутера
Производительность рекрутера = количество закрытых вакансий за период / количество адаптированных рекрутеров.
Например, за месяц 7 рекрутеров закрыли 27 IT-вакансий.
Производительность одного рекрутера за месяц: 27/7 = 3,8.
Как правильно оценить план найма
- Соберите план найма на определенный период.
- Оцените предыдущий план найма. Как вы с ним справились, а если не справились — какие были причины, сколько вакансий из плана было открыто, сколько не открылось, сколько было вакансий вне плана.
- Проверьте, учтены ли в плане замены сотрудников. Если нет, заложите среднюю текучесть по компании или по департаментам.
Например, в плане было 100 вакансий, 30% не открылось вовсе, но еще 10%
было открыто сверх плана. Итого в среднем в работу попадает 80% плана.
Как рассчитать, сколько рекрутеров нужно для выполнения плана
Допустим, в плане найма на квартал 70 IT-вакансий, откроется из них около 80%
(56 вакансий), но еще 10% от общего числа придут вне плана: 56 + 7 = 63 вакансии.
Текучесть по департаментам неизвестна, поэтому возьмем среднюю по компании —
6% от 70 вакансий = 4.
Добавим текучесть к текущему плану найма: 63 + 4 = 67 вакансий.
67 вакансий в плане / 3 (средняя производительность рекрутера в месяц) /
3 месяца в квартале = 7,4 рекрутера нужно, чтобы закрыть план.
Подходы к оптимизации расходов на подбор
Урезая расходы, важно отталкиваться от обстоятельств. Если необходимо сильно сократить затраты на рекрутмент, я бы убрала расходы на непопулярные джоб-борды и агентства, но оставила результативные сайты для публикации вакансий и ATS.
Также можно использовать метод умной оптимизации. Подумайте, есть ли расходы, на которые вы всегда закладываете бюджет, но они уже потеряли актуальность. Например, раньше всех новичков из других городов мы привозили в офис в Москве, чтобы человек познакомился с командой. Из-за мировых событий это стало неактуально, поэтому сейчас я уберу эту статью расходов или сильно урежу ее.
Как вспомнить обо всех тратах
Чтобы бюджет получился полным и достоверным, важно учесть все траты. Составьте путь кандидат и сотрудника и подумайте, какие расходы могут быть на каждом этапе. Такой прием помогает вспомнить неочевидные расходы.
О чем еще важно не забыть, формируя бюджет
- Проверьте, не включаете ли вы в свой бюджет расходы, которые также учло другое подразделение.
- Составляйте отдельный бюджет HR-функций:
- продвижение,
- карьерный сайт,
- ивенты,
- welcome pack,
- затраты на партнеров.
- Делите расходы по разным подразделениям подбора. Это поможет понять, сколько стоит наем в разных командах рекрутмента.
Как защитить бюджет на подбор
- Начиная защиту, покажите бизнесу планы и объемы найма. Укажите, как это отличается от значений текущего года.
- Согласуйте ФОТ рекрутеров и инструменты, которые вы хотите использовать в работе.
- Расскажите о расходах с нескольких сторон: инструменты, необходимые для найма, формирующие HR-бренд, командообразующие.
- Всегда имейте план Б. Лучше вы сами скажете, какие из статей расходов можно убрать, чем финансовый департамент примет это решение.
Как с помощью CRM для рекрутмента улучшить результаты подбора
Как с помощью аналитики получить бюджет на подбор
Чтобы внедрить CRM для рекрутмента на своей прошлой работе в «Мосэнерго», мне потребовалось много сил. Топ-менеджеры не понимали ценность системы, а рекрутеры в филиалах сопротивлялись, так как привыкли работать в папках и экселе.
Зато после внедрения CRM для рекрутмента получилось создавать такие наглядные отчеты для топ-менеджмента.
Также благодаря аналитике смогли получить бюджет на создание брендированной страницы на Хедхантере, улучшение реферальной программы и размещение наружной рекламы около ТЭЦ. Для этого мы проанализировали источники привлечения кандидатов и выявили самые эффективные.
Как выстраивать отношения с бизнесом
Когда мы искали сейлзов в PERI, столкнулись с разными сложностями. Был специфичный портрет кандидата, а бизнес не устраивало, что подбор идет так долго.
На цифрах из Хантфлоу мы показали заказчикам, какие этапы самые длительные и с чем это может быть связано. Также предложили варианты, как исправить ситуацию. В результате общий срок подбора снизился с 92 до 36 дней.
Похожая ситуация возникла, когда другую позицию сейлза закрывали более полугода. Наверное, заказчик думал, что рекрутер плохо работает, но на самом деле он все делал хорошо, и важно это показать нанимающему менеджеру. С помощью выгрузки из Хантфлоу можно продемонстрировать:
- затраты времени и денег на подбор,
- воронку подбора,
- конверсию этапов подбора,
- кандидатов.
Когда в PERI не было Хантфлоу, нанимающие менеджеры изредка комментировали работу рекрутеров по личному отношению или настроению. Теперь после закрытия вакансии заказчик получает анкету, где оценивает работу рекрутера по конкретной закрытой позиции. Благодаря этому рекрутеры регулярно и быстро получают фидбэк. Общая средняя оценка их работы — 9,6 из 10 баллов.
Цена ошибки подбора
Цена ошибки подбора — от 30% годовой зарплаты нанятого сотрудника и до бесконечности.
В эту цифру входят:
- затраты на поиск;
- затраты на обучение;
- потраченное время рекрутера;
- потраченное время руководителя;
- упущенная выгода;
- потеря клиентов, репутации, сотрудников.
