HCM-система (от англ. Human Capital Management — управление человеческим капиталом) — это инструмент, который помогает компании на основе данных автоматизировать и оптимизировать работу с персоналом.
HCM-системы собирают, хранят и анализируют информацию о сотрудниках и HR-процессах — от адаптации до оценки эффективности. Встроенная аналитика показывает: где процессы тормозят, какие команды перегружены, кого пора развивать или удерживать. Это помогает принимать решения на основе фактов, а не интуиции.
В статье разбираемся в важных функциях HCM-систем и объясняем, как выбрать подходящее решение для бизнеса.
Главное из статьи за одну минуту →
HCM — это инструмент для управления человеческим капиталом. Важно, чтобы система учитывала цели бизнеса и реальные потребности команды.
Важные функции HCM-системы:
- Объединять ключевые этапы работы с сотрудниками: адаптацию, обучение, формирование документов
- Показывать ключевые HR-метрики в дашбордах: текучесть, цифры по адаптации и развитию
- Строить собственные отчеты без помощи разработчиков
- Поддерживать визуализацию данных и экспорт в BI-системы, например в Power BI или Tableau
- Хранить данные и отслеживать динамику
- Ограничивать роли пользователей и выстраивать систему защиты данных
В отличие от универсальных HCM-платформ, Хантфлоу — специализированный инструмент, который упрощает и ускоряет работу рекрутеров без лишних функций, которые не нужны на этапе найма и онбординга.
Основные компоненты HCM
Каждый компонент HCM отвечает за свою часть в управлении человеческим капиталом. Ключевые элементы системы:
- Кадровый учет
- Рекрутинг
- Управление талантами
- Компенсации и льготы
- Workforce planning, или планирование персонала
Функции HCM-систем
Управление жизненным циклом сотрудника
Жизненный цикл — это путь сотрудника от найма до ухода из компании. В HCM-системе он разбит на этапы: наем → адаптация → эффективность → рост → увольнение.
Аналитика помогает отвечать на вопросы:
- Как проходит адаптация? Если новички часто увольняются на второй-третий месяц работы, значит, с онбордингом что-то не так. Например, нет наставника или четкости в задачах
- Какая часть команды развивает навыки? Система помогает понять, сколько специалистов прошли обучение за период, как они его оценили и улучшилась ли их работа после прокачки знаний. Эта информация позволяет разумнее инвестировать в развитие команды
- Когда сотрудники увольняются и почему? Система может подсветить, что люди с одним и тем же руководителем чаще уходят из компании. Это сигнал, что стоит вмешаться
Кадровый учет
В HCM-системе можно создавать и подписывать кадровые документы, например заявления на отпуск или приказы о назначении премии. Также там удобно контролировать статусы подписания документов и важную административную информацию о команде — график отпусков, количество больничных.
Планирование потребности в специалистах и навыках
Система помогает оценить, сколько сотрудников нужно, с какими компетенциями и в какой момент. Это позволяет бизнесу заранее готовиться к росту или изменениям — нанимать не в панике, а с прицелом на стратегию.
Создание цифрового профиля сотрудника
В HCM у каждого сотрудника есть цифровой профиль. Это данные о его навыках, результатах работы, прохождении обучения и обратной связи. Аналитика профилей помогает понять, кто готов к продвижению, кто нуждается в развитии, а кто может выгореть.
Преимущества и ограничения HCM-систем для бизнеса
| ➕ | ➖ |
| Снижает текучесть. Система помогает следить за вовлеченностью, адаптацией и развитием сотрудников | Внедрение HCM-системы может занять месяцы, а иногда и год — особенно если требуется интеграция с IT-инфраструктурой компании |
| Повышает продуктивность. Сотрудники понимают цели, получают обратную связь и развивают нужные навыки | Многофункциональность — не всегда плюс. В HCM-системах бывает сложно разобраться без обучения. Интерфейс может быть перегружен вкладками и кнопками, а связь между разделами не всегда очевидна |
| Сокращает ошибки и риски. Автоматизация снижает вероятность ошибок в расчетах и оформлении документов | Комплексные HCM-решения стоят дорого, особенно с учетом кастомизаций, интеграций и обучения команды |
| Помогает принимать решения. Руководители видят отчеты о персонале компании в одном окне | Универсальные системы могут охватывать весь жизненный цикл сотрудника в компании, но не всегда глубоко. Например, модуль найма может уступать по удобству специализированным ATS-системам вроде Хантфлоу |
| Укрепляет HR-бренд. Современные инструменты и прозрачные процессы делают компанию более привлекательной для сотрудников | |
| Экономит время. Система берет на себя рутину — HR-специалисты могут сосредоточиться на стратегических задачах |
Как выбрать HCM-систему: основные критерии
Система должна быть понятной, гибкой, соответствовать законам и задачам бизнеса. Ниже — критерии, которые стоит проверить перед покупкой лицензии.
Соответствие законодательству
HCM-система должна учитывать требования Трудового кодекса и ФЗ-152 «О персональных данных». Это позволяет формировать документы и вести учет законно и без штрафов.
Что проверять:
- Возможность создавать кадровые документов по ТК РФ
- Возможность подписывать документы онлайн электронной подписью
- Пройденная аттестация по 152‑ФЗ
Безопасность данных
В HCM-системах хранятся личные данные сотрудников: зарплаты, адреса, ИНН, паспортные сведения и оценки. Все это должно быть надежно защищено, поэтому ищите систему с такими функциями:
- Двухфакторная аутентификация
- Разграничение прав доступа
- Защита от экспорта данных
- Хостинг и сервера в России
Интеграция с существующей IT-инфраструктурой
Удобно, если HCM-система интегрируется с другими программами вашей компании: с 1С, системами учета времени или CRM для подбора. Важно, чтобы:
- Была возможность подключать интеграции с другими программами через API
- Поддерживался импорт и экспорт данных в популярных форматах, например Excel
Подбор персонала
HCM-системы могут включать инструменты для подбора персонала. Но специализированные решения лучше помогают усовершенствовать процесс найма сотрудников.
Например, Хантфлоу — это система автоматизации рекрутмента, которая помогает вести каждый этап найма и получать по нему глубокую аналитику.
Эффективная адаптация персонала
Адаптация — процесс, который должен идти по четкому сценарию. Он может включать:
- Чек-листы онбординга
- Доступ к курсам и базам знаний
- Уведомления о ключевых задачах
- Сбор обратной связи по итогам испытательного срока
Когда это встроено в HCM-систему, HR не тратит время на объяснения, а новичок быстрее включается в работу.
Управление вознаграждениями
Дополнительный плюс, если в системе можно рассчитывать зарплату и бонусы, работать с премиями, грейдами и компенсациями:
- Создавать гибкие схемы мотивации
- Отслеживать выплаты по проектам или KPI
- Видеть, сколько «стоит» каждый сотрудник компании
- Планировать бюджет на вознаграждения
Без этого управлять системой вознаграждения сложно, особенно если в компании много ролей и переменных доходов.
Оценка компетенций
Система должна давать объективную картину по сотрудникам: кто справляется, кому нужно обучение. Для этого важен удобный модуль для оценки:
- Возможность запускать разные форматы, например оценку «360 градусов»
- Хранение и визуализация результатов по отделам, ролям, проектам
Развитие и поддержка талантов
Важная часть управления человеческим капиталом — формировать карьерные треки, отслеживать развитие и вовлеченность. Хорошая HCM-система помогает видеть сотрудников как людей с потенциалом.
Полезно, если в системе есть:
- Личные планы развития
- Учет прохождения курсов и тренингов
- Возможность подключать наставников
- Рекомендации по карьерному росту
Продвинутая HR-аналитика
Современная HCM-программа должна помогать принимать решения. Проверьте, есть ли в системе:
- Персонализированные дашборды для разных ролей — HR, руководителей, топ-менеджеров
- Визуализация показателей текучести, вовлеченности, затрат на персонал
- Возможность создавать свои отчеты и фильтровать данные по отделам, филиалам, проектам
- Хранение истории данных, чтобы отследить динамику по сотруднику, команде или всей компании
- Интеграция с BI-системами, например с Power BI или Tableau
Что еще важно учесть при выборе HCM-системы
Помимо базовых функций, при выборе HCM-системы обратите внимание на четыре дополнительные характеристики.
Юзабилити. Интерфейс системы должен быть интуитивно понятным. Если на освоение нужных кнопок понадобится неделя — это уже сигнал, что работать с платформой будет неудобно.
Масштабируемость. Если команда растет или появляются новые процессы, система должна легко подстраиваться под изменения — без привлечения разработчиков.
Техническая поддержка. Быстрая и четкая техподдержка экономит часы. Хорошо, если можно связаться с ней по почте, через чат или звонок.
Обновления и развитие продукта. Система должна регулярно совершенствовать функции и учитывать изменения в законодательстве. Это снижает риск того, что через год она перестанет отвечать потребностям бизнеса.
Если ваша задача сейчас — настроить эффективный процесс найма сотрудников, стоит начать со специализированного решения. Хантфлоу помогает закрывать вакансии в срок, экономить время на рутине и наладить отношения с заказчиками.
