Многие компании наблюдают за тенденциями развития рынка работодателей. Понимание, куда движется аналогичный бизнес, помогает корректировать собственную стратегию и принимать обоснованные решения.
Бенчмаркинг — пример законного способа узнать, как обстоят дела у конкурентов. Он может быть направлен на оценку всего бизнеса или отдельных функций, например маркетинга или HR.
Редакция Журнала Хантфлоу разобралась в сути бенчмаркинга, а также как его использовать в сфере управления сотрудниками. Статью проверила руководитель отдела кадров компании РОКВУЛ Антонина Прозорова.
Что такое бенчмаркинг
Бенчмаркинг — это разновидность анализа компаний-конкурентов для оценки и оптимизации собственных бизнес-процессов.
В исследовании обычно участвует несколько сотен компаний. Они передают данные по показателям работы определенной функции или всего бизнеса провайдеру. Провайдером, как правило, является консалтинговая компания, которая имеет опыт проведения масштабных исследований.
Провайдер обрабатывает данные и публикует отчет с усредненными результатами показателей всех участников.
Провести бенчмаркинг самостоятельно невозможно. Во-первых, сторонние компании не передадут стороннему бизнесу свои показатели работы. Во-вторых, чтобы получить полезный отчет, нужно обработать огромный массив данных разных участников. У большинства компаний нет ресурса на это.
Чем бенчмаркинг отличается от сравнительного конкурентного анализа
Бенчмаркинг часто путают с конкурентным анализом, когда компания оценивает, чем занимаются схожие бизнесы и каких результатов достигают. Это разные методы исследования, отличия которых раскрыты в таблице.
Виды бенчмаркинга
Выделяют 4 вида бенчмаркинга.
Стратегический
Стратегический бенчмаркинг представляет собой оценку потенциала разных отраслей экономики на основе данных участников исследования. Анализ помогает понять, в каком направлении развивать бизнес и к каким результатам стоит стремиться.
Внутренний
Это оценка компанией собственных показателей в динамике. Можно сравнивать результаты разных бизнес-юнитов между собой, чтобы выявлять отстающих. Также полезно отслеживать, как меняются показатели того или иного подразделения или всей компании от года к году.
Процессный
Подвид внутреннего бенчмаркинга. Помогает оценить, как устроен один и тот же процесс в разных бизнес-юнитах компании, выявить системные ошибки и зоны для улучшения.
Внешний
Дает возможность оценить положение компании на рынке среди конкурентов. За эталон для сравнения берутся усредненные данные конкурентов, участвовавших в исследовании.
С помощью внешнего бенчмаркинга можно оценить систему управления сотрудниками, маркетинг, продажи и другие функции бизнеса. Об HR-бенчмаркинге и пойдет речь в статье.
Цели и задачи бенчмаркинга
Бенчмаркинг — это ориентир для развития бизнеса. Метрики прямых и косвенных конкурентов помогут постоянно отслеживать ситуацию на рынке и реагировать на вызовы.
Прямыми конкурентами являются те, кто создает аналогичный вашему продукт. Косвенными — компании, куда чаще всего уходят ваши сотрудники или, наоборот, откуда хантите вы. Например, даже девелоперской компании нужны айтишники. Нанимать их можно из компаний этой же сферы либо присмотреться к специалистам из технологических корпораций.
Также бенчмаркинг помогает оценить «масштаб бедствия» в компании и понять, изменения в каких процессах нужны в первую очередь.
Метод бенчмаркинга позволяет решать следующие задачи:
- оценить позиции и мощности компании среди конкурентов;
- найти слабые места и зоны роста бизнеса;
- понять, в каких изменениях компания нуждается в первую очередь.
Сферы применения бенчмаркинга
Обычно в бенчмаркинге участвуют компании из семи сфер:
- финансы,
- промышленность,
- производство товаров массового потребления,
- розничная торговля,
- проектирование и строительство,
- телекоммуникации,
- IT.
Зачастую в исследовании принимают участие зрелые крупные и средние компании с развитой функцией C&B и оргдизайном, поэтому многие метрики для стартапов будут нерепрезентативными.
Что сравнивается в процессе бенчмаркинга
Главные группы метрик, которые отражены в отчете:
- Бизнес-показатели, в том числе затраты на персонал.
- Анализ мотивационных схем и структура пакета льгот.
- Показатели, связанные с подбором персонала, например скорость закрытия вакансий.
- Показатели, связанные с результативностью команды, например производительность, коэффициент отсутствий на работе, затраты на обучение, количество повышений, текучесть.
- Показатели оценки благополучия команды, например коэффициент лояльности и вовлеченности.
Многие провайдеры не просто предоставляют разрозненные данные, а с помощью схем объясняют, как показатели взаимосвязаны и влияют друг на друга.
Инструменты бенчмаркинга
Инструменты бенчмаркинга — это таблицы, с помощью которых провайдеры получают информацию от участников исследования.
В таблицах всех провайдеров первые графы посвящены общим данным о компании:
- выручка за календарный год,
- расходы бизнеса,
- среднесписочная численность команды.
Далее в таблице представлены формулы для расчета показателей, которые будут сравниваться в отчете, и поля для ввода конечных значений.
Формулы для расчета одного и того же показателя у разных провайдеров могут различаться. Например, одни провайдеры в численность команды могут включать только сотрудников, которые работают по трудовому другому. Другие же могут учитывать специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору. Подход к расчетам провайдеры описывают в методологии бенчмаркинга.
Плюсы и минусы бенчмаркинга
Этапы бенчмаркинга
Создание отчета состоит из 4 этапов и в среднем занимает 3–6 месяцев. Точная продолжительность зависит от количества заявленных метрик и цели бенчмаркинга.
Этап 1. Формирование списка участников
В состав участников обычно входят 2 группы компаний:
- Компании, которые участвовали в прошлом году.
- Компании, которые изъявили желание принять участие в бенчмаркинге.
Участники получают письмо-приглашение от провайдера. В нем рассказано:
- какие метрики будут отражены в отчете;
- какова методика исследования;
- в какие сроки будет проводиться бенчмаркинг;
- когда выйдет отчет;
- какие компании уже подтвердили участие.
Этап 2. Сбор данных
Участники заполняют таблицы с метриками, которые прислал провайдер. Этот этап самый трудозатратный для бизнеса, так как сначала нужно собрать аналитику, а затем произвести расчеты.
Этап 3. Обработка результатов
Аналитики провайдера проверяют данные, которые прислали компании. Если они заметят ошибки или нестыковки, могут запросить уточнения и помогут верно рассчитать показатель.
Затем провайдеры усредняют данные, создают общий отчет и распределяют данные по референтным группам. Референтная группа — это набор компаний, которых провайдер сравнил между собой по просьбе кого-либо из участников. Например, референтную группу могут составлять компании определенного масштаба из одной отрасли.
Этап 4. Выпуск отчета
Провайдер предоставляет отчет всем участникам бенчмаркинга. Крупные провайдеры организуют презентацию исследования. Они рассказывают о методологии отчета, результатах и трендах.
Принципы бенчмаркинга
Когда провайдеры собирают данные от участников бенчмаркинга и анализируют их, они руководствуются тремя принципами.
Сколько стоит HR-бенчмаркинг
Чтобы получить доступ к отчету, компания должна сама принять участие в исследовании. Иначе стоимость отчета станет выше в несколько раз или будет доступна только краткая версия.
Участие в бенчмаркинге в зависимости от вида и объема исследования может стоить от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов рублей.
На стоимость бенчмаркинга влияет:
- Бренд провайдера. Отчеты именитых компаний стоят дороже.
- Репутация и опыт провайдера. Услуги компаний, которые давно на рынке, стоят дороже.
- Количество участников. Чем больше компаний из разных сфер участвует в исследовании, тем дороже отчет.
Есть провайдеры, которые бесплатно делают отчеты, похожие на HR-бенчмаркинг. Например, рекрутинговая компания Get experts ежегодно издает обзор рынка труда и заработных плат. Там собраны тенденции отраслей и средние зарплаты сотрудников разных специальностей. Но любой бесплатный отчет уступает по методологии, объему и содержанию платной версии, поэтому к такому инструменту нужно относиться с осторожностью.
Как выбрать провайдера
При выборе провайдера для участия в бенчмаркинге определите цель, которая перед вами стоит, и решите, знание каких показателей вам необходимо для ее достижения.
Также обратите внимание на следующее:
- Есть ли в списке участников компании, которые вам интересны. До начала сбора данных можно запросить у провайдера список организаций, подтвердивших свое участие.
- Как давно провайдер на рынке и какая у него репутация. Лучше участвовать в исследованиях популярных провайдеров с надежной методологией.
- Как давно провайдер создает бенчмаркинги и есть ли у него исторические данные для оценки динамики показателей.
- Насколько методология провайдера подходит под ваш способ работы с метриками.
Провайдеры, которые делают HR-бенчмаркинги:
- Remind — исследования с акцентом на льготы и программы благополучия;
- TalentCode;
- AMT Консалт;
- Happy Job — специализируются на исследованиях лояльности и вовлеченности команды;
- ProfiStaff — исследование на основе резюме кандидатов и пожеланий клиентов кадрового агентства.
Что делать после получения отчета
Действия зависят от того, какую цель вы планировали достичь, зная результаты исследования.
После того как получили отчет:
- Выберите не более трех проблемных зон, которые вы хотите проработать в течение года. Важно взять в работу то, что может оказать большее влияние на результаты бизнеса.
- Разработайте план действий на год с учетом выбранных приоритетов.
- Через год на основании нового бенчмаркинга этого же провайдера оцените, удалось ли улучшить положение компании среди конкурентов.
Возможные ошибки
Используя результаты бенчмаркинга управления персоналом, компании совершают 2 типичные ошибки.
В разные годы сравнивают свои показатели с бенчмаркингами разных провайдеров. Если решили использовать бенчмаркинг, стоит ориентироваться на исследования одного и того же провайдера. Аналитики могут использовать разные методологии, поэтому принципы и формулы расчета одних и тех же метрик могут различаться.
Неверно интерпретируют метрики и не учитывают взаимосвязь показателей. Например, в бенчмаркинге может быть указано количество корпоративных юристов на 100 сотрудников. Кажется, если у конкурентов из вашей сферы такого же масштаба работают 3 специалиста, то и вам надо столько же. Но такие рассуждения — ошибка, потому что количество корпоративных юристов зависит не от численности сотрудников, а от числа юридических лиц, которые работают под брендом бизнеса. Или, возможно, конкурент активно привлекает сторонних партнеров для юридического сопровождения. Поэтому каждый показатель важно оценивать критически и анализировать, что на него влияет.
Примеры бенчмаркинга
Выводы
- Суть HR-бенчмаркинга состоит в сравнении метрик компании с показателями конкурентов.
- Когда применять бенчмаркинг:
- сравнить себя с конкурентами;
- понять проблемные зоны в процессах;
- получить эталонные показатели, к которым компания может стремиться.
- Отчет с бенчмарками представляет собой набор таблиц, где представлены усредненные и обезличенные результаты исследования. Можно сравнивать себя со всеми участниками либо с референтной группой, которая собрана в зависимости от масштаба, сферы и других отличительных признаков бизнеса.
- Как правило, чтобы получить отчет, компания должна принять участие в исследовании и поделиться своими показателями.
- Данные для бенчмаркинга собирает консалтинговая компания-провайдер. Она рассылает участникам исследования таблицы с формулами для расчета метрик, которые станут основой исследования.
- Чтобы получить исследование, необходимо заплатить и принять участие в бенчмаркинге.
- После получения отчета нужно его проанализировать. Он не содержит прямых ответов на вопросы, поэтому для верной интерпретации и использования важно знать особенности вашей компании. После этого можно приступать к формулировке проблем и плана действий.
