Каждый день вы разбираете сотни резюме, отправляете одни и те же письма, договариваетесь о собеседованиях и следите, чтобы ни один кандидат не потерялся. Это утомляет, отнимает время и мешает сосредоточиться на действительно важном — на поиске лучших специалистов.
Читайте дальше, чтобы узнать, как ATS-система помогает рекрутерам избавляться от раздражающих дел и закрывать вакансии в срок.
Что такое ATS-система
ATS (Applicant Tracking System, или система отслеживания кандидатов) — это программа, которая помогает управлять подбором персонала. Также ATS называют CRM для подбора и системой автоматизации рекрутмента.
Хантфлоу — самая узнаваемая и востребованная ATS-система с искусственным интеллектом, которая помогает закрывать вакансии в срок. С Хантфлоу вакансии, кандидаты, переписки, этапы и договоренности не расползаются по почте и вкладкам.
В системе можно за секунды разобрать сотню откликов, писать письма с помощью шаблонов и назначать интервью. Рекрутеру не нужно держать процесс найма в голове — он всегда перед глазами.
🤔 Чем ATS отличается от обычного хранилища резюме? В ATS намного больше функций, чем в обычной таблице или списке кандидатов.
| 📋 Хранилище резюме | 💻 ATS-система |
| Хранит файлы и ссылки на резюме | Хранит резюме и всю историю работы с кандидатом |
| Чаще всего живет в Excel, Google Таблицах или папках | Систематизирует все резюме в простом и удобном интерфейсе |
| Ограниченный поиск | Умный поиск по опыту, навыкам и этапам подбора |
| Нет истории переписки и фиксации договоренностей | Вся переписка и фидбэк сохраняются в карточке кандидата |
| Сложно избежать дублей резюме | Система отлавливает дубли резюме |
| Нет аналитики найма | Встроены автоматические отчеты и дашборды о сроках найма, источниках резюме, причинах отказов |
Какие задачи рекрутера упрощает ATS
Хранение резюме и создание кадрового резерва
Таблицы с вакансиями и папки с резюме выглядят аккуратно только в первые несколько месяцев работы. Затем порядок ведения нарушается или меняется, приходит новый рекрутер со своим подходом. И всего за год база превращается в лабиринты Минотавра, в которых часами приходится искать нужные резюме.
ATS-система позволяет навести порядок в базе кандидатов и без труда его поддерживать, даже если количество рекрутеров вырастет до 100, а вакансий — до 2000. Вся история работы с кандидатами доступна в любой момент, а новый сотрудник легко освоится и начнет работу за пару кликов.
🤩 Самое весомое преимущество ATS — это возможность вести кадровый резерв и закрывать с его помощью вакансии. Это делает наем дешевле, ведь вам не нужно платить джоб-сайтам, соцсетям и кадровым агентствам. Достаточно найти подходящего специалиста в базе с помощью удобных фильтров и пригласить его на интервью.
Как создать кадровый резерв
Бесплатное руководство для HR и рекрутеровРабота с вакансиями и откликами
Обычно вам нужно размещать вакансии на нескольких джоб-сайтах сразу. А это значит заходить на каждый из них, заполнять формы с описаниями, отправлять на публикацию.
Но если у вас есть ATS, все это не нужно. В системе уже есть интеграции с популярными джоб-сайтами. Так вы можете опубликовать вакансию сразу на нескольких платформах за пару кликов и не переключаться между вкладками.
«А что делать с откликами? Все равно ведь придется ходить по джоб-сайтам и разбирать их там?» А вот и нет. В ATS можно одним действием рассортировать все накопившиеся отклики. Вы можете разом взять кандидатов в работу или отказать им.
Общение с кандидатами
ATS-система — это еще и удобный планинг для рекрутеров, в котором можно приглашать кандидатов на собеседования и добавлять интервью в календарь прямо в одной системе.
Покажем, как это работает, на примере функций ATS Хантфлоу:
📅 Интеграция с календарями. В Хантфлоу можно подключить календари Google, Outlook 365, Exchange, Яндекса и Mail. Благодаря этому рекрутеры прямо из системы могут добавить интервью себе в календарь, пригласить других участников встречи, забронировать переговорку.
🔔 Автоматические напоминания. Если подключить модуль отправки СМС, Хантфлоу будет автоматически напоминать кандидатам о собеседовании. Напоминания приходят в день собеседования, за четыре часа до него, но не ранее 8:00 и не позднее 19:00.
✉️ Шаблоны писем. В системе можно создавать готовые шаблоны, например для приглашения кандидатов на интервью, а не тратить время на постоянное составление писем с нуля.
👥 Отправка писем сразу нескольким кандидатам. Чтобы пригласить на собеседование нескольких кандидатов на одну позицию, не нужно каждому вручную отправлять письмо. Достаточно отметить нужных кандидатов, выбрать шаблон сообщения или составить новое.
Контроль этапов найма
Каждая компания нанимает по-своему: где-то три этапа собеседований, где-то добавляют тестирование или проверку службой безопасности. Как заказчику и рекрутеру отслеживать, где находятся разные кандидаты?
Этапы подбора в ATS — это список шагов, которые проходит кандидат у вас в компании. Вы сами создаете этот список под свой процесс. Например:
- Резюме получено
- Созвон с рекрутером
- Собеседование с руководителем
- Тестовое задание
- Оффер
Так всем видно, где находится кандидат: и рекрутеру, и руководителю. Не нужно вспоминать «А что по тому кандидату?» — достаточно открыть карточку и увидеть этап «Тестовое задание на проверке».
В ATS Хантфлоу также можно получать напоминания о том, что кандидат застрял на этапе. Система укажет на это и в карточке кандидата: там появится предупреждение, например, «Кандидат находится на этапе уже 19 дней при норме в 5». Это видно и рекрутеру, и заказчику, если он приглашен на этот этап.
Если заказчик не торопится с ответом или фидбэк оказался неполным, рекрутер может прямо в карточке кандидата отметить заказчика в комментарии: уточнить детали, задать дополнительные вопросы или просто напомнить, что ждет решения.
Общение с заказчиками
В подборе обычно участвуют не только нанимающие менеджеры, но и технические специалисты, HR BP, ассистенты. У каждого из них могут быть свои задачи: кто-то проводит интервью, кто-то оценивает профессиональные навыки, кто-то следит за тем, подходит ли кандидат корпоративной культуре компании.
Если вся информация о действиях участников и обратной связи не фиксируется в одном месте, рекрутеру приходится вручную восстанавливать картину происходящего: искать, кто уже дал фидбэк, сравнивать комментарии, уточнять статусы. Это занимает время, повышает вероятность ошибок и мешает двигаться по процессу быстро и уверенно.
Без общей системы общения с заказчиками процесс найма быстро превращается в неразбериху: требования теряются, фидбэк приходит специалистам с задержками.
Александра Вихарева,
руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
В ATS для каждого кандидата создается карточка, где хранится вся информация по подбору. Это рабочее пространство, доступное всей команде.
В карточке фиксируется:
- Кто и когда проводил интервью
- Какие комментарии оставили
- Какие формы обратной связи заполнили и кто это сделал
Если в найме участвуют несколько заказчиков, например технический специалист и нанимающий менеджер, каждый может оставить свой фидбэк прямо в карточке, система сохранит их комментарии и действия. Следующий участник видит комментарии и результаты интервью. Поэтому ему не нужно искать переписки или уточнять детали.
Важный комментарий можно закрепить в верхней части карточки, чтобы вся команда могла быстро к нему вернуться.
Отчеты и поиск проблем в найме
Аналитика — главный инструмент для рекрутеров. ATS в любую секунду предоставит цифры о подборе в компании. Это помогает выявлять проблемы в найме — например, этапы, где специалисты чаще всего застревают.
С помощью анализа воронки можно оценить, какие этапы подбора эффективны, какие нет и как можно скорректировать процесс.
Варвара Красова,
экс-менеджер по персоналу VK
На примере Хантфлоу расскажем, какие могут быть отчеты в ATS и как они помогают находить проблемы в найме.
Отчет по времени закрытия позиций. Одна из ключевых метрик, которую отслеживает система, — это время закрытия позиций. Хантфлоу предоставляет данные с учетом производственного календаря. Также можно фильтровать информацию по различным категориям: например, по подразделениям и статусам вакансий.
Данные можно выгрузить в Excel для детального анализа или интегрировать с аналитическими платформами через открытые API. Отчет помогает оценивать эффективность подбора и выявлять возможности для его ускорения.
Отчет по воронке. Хантфлоу предоставляет отчет по воронке кандидатов, который показывает количество специалистов на каждом этапе, источники их резюме и причины отказов. Это помогает оперативно выявлять слабые места в подборе и вносить коррективы.
Отчет по источникам резюме. Отчет по источникам резюме помогает определить, какие ресурсы приносят много резюме, но не дают релевантных кандидатов. Зная это, рекрутеры могут оптимизировать расходы на привлечение специалистов.
Отчет по движению кандидатов. Хантфлоу отслеживает движение кандидатов на всех этапах. Это важно для того, чтобы понимать объем проделанной работы команды подбора и своевременно корректировать ее действия.
Скачайте шаблон аналитики найма
Какие задачи не должна решать ATS
Принимать решения за рекрутера
ATS может помочь сориентироваться: отфильтровать отклики, распределить кандидатов по этапам, подсветить важные показатели. Но выбирать, кто подходит компании, должны люди — рекрутер и нанимающий менеджер.
Заменять личное общение
Шаблоны писем, автоматические уведомления и напоминания экономят время. Но на важных этапах — интервью, обсуждение ожиданий, выставление оффера — без личного разговора не обойтись. Именно он влияет на доверие и решение кандидата.
Гарантировать идеальных кандидатов
ATS помогает организовать поток кандидатов, но не гарантирует, что в него будут попадать только идеальные специалисты. Качество кандидатов зависит не от системы, а от рынка, вакансии, каналов поиска и навыков рекрутера.
Работать сама по себе
Чтобы отчеты были полезными, а процесс — прозрачным, рекрутерам и заказчикам нужно регулярно вносить данные в ATS, оставлять фидбэк и соблюдать оговоренные этапы. Без этого даже лучшая система не даст результата.
Когда рекрутерам необходима ATS
1️⃣ Кандидаты теряются: резюме хранятся в почте, чатах и личных папках рекрутеров, нет единой базы.
2️⃣ Нет истории переписки с кандидатом в общем доступе для всей команды рекрутеров, трудно вспомнить, что и когда обещали специалисту.
3️⃣ Ручная работа отнимает много времени: составление одинаковых писем, ручное назначение собеседований, сбор фидбэка из разных чатов.
Отправлять письма вручную, следить за актуальностью шаблонов, постоянно держать в голове очередность писем — все это серьезно замедляло процесс подбора. К тому же всегда был риск ошибки. Опечататься в названии компании, перепутать должность или сумму оклада — и ценный специалист проходит мимо.
Команда понимала: чтобы сохранять скорость и качество коммуникации даже в период активного найма, общение со специалистами нужно автоматизировать.
Анна Дзекан,
руководитель отдела подбора и адаптации персонала ЭкоНива-АПК
4️⃣ Нет прозрачности процесса. Непонятно, на каком этапе находится каждый кандидат, кто из заказчиков задерживает обратную связь.
5️⃣ Растет количество вакансий и команда: управлять процессом в таблицах или Trello становится невозможно, рекрутеры начинают мешать друг другу.
6️⃣ Руководство запрашивает данные об эффективности найма, а на их ручной сбор уходят дни.
FAQ
Чем ATS отличается от HRM-системы?
ATS помогает с подбором персонала — от публикации вакансии до выхода кандидата на работу.
HRM (Human Resource Management) — это комплексная система управления уже работающими сотрудниками. В ней ведут кадровый учет, отпуска, оценку, обучение, онбординг. Часто системы интегрируют друг с другом.
Сложно ли внедрить ATS?
Современные облачные ATS, например Хантфлоу, настраиваются от нескольких дней до пары недель. Ключевая задача — не техническая настройка, а адаптация команды: обучение рекрутеров и нанимающих менеджеров работе в системе.
А если у нас маленькая компания и один рекрутер?
ATS полезна даже для одного рекрутера, так как автоматизирует рутину и создает структурированную базу кандидатов на вырост.
Если прямо сейчас нет активного найма, автоматизация не нужна?
Как раз наоборот. Паузы — лучшее время для перестройки. Когда вакансий мало, проще:
- Продумать логику работы
- Настроить систему под себя
- Обучить команду
Когда поток вакансий резко возрастет, вы скажете себе спасибо за то, что нашли время на автоматизацию.
Можно ли добавить старую базу резюме в ATS?
Да, в Хантфлоу можно импортировать резюме из почты, файловых хранилищ или таблиц.
Переходите на Хантфлоу, чтобы почувствовать, каково это — нанимать без стресса, концентрироваться только на выборе нужных кандидатов и быть экспертом в глазах бизнеса.
