Как написать письмо, на которое ответит кандидат

В октябре 2022 года мы провели онлайн-митап о том, как с помощью писем пробудить интерес кандидата к вакансии. Для тех, кто пропустил митап или хочет освежить его в памяти, мы публикуем тезисы и запись выступлений.

О чем расскажем

Татьяна Калиниченко, HR-директор Email Soldiers

Я расскажу, почему имейл-канал коммуникаций по прежнему жив и как составить письмо с высоким open rate, а также поделюсь опытом автоматизации переписки с кандидатами по электронной почте.

Почему имейл-канал жив

90% наших коммуникаций с соискателями проходят по электронной почте. Преимущества этого канала:

легко систематизировать информацию;
кандидаты не теряются;
можно автоматизировать коммуникации;
ускорение работы благодаря охвату — можно делать рассылки на большое количество кандидатов;
легко отслеживать результаты;
электронные письма воспринимаются кандидатами более серьезно;
дешево.

Наши метрики:

открываемость писем — 70%;
конверсия в ответ — 15%;
доходимость до собеседований — 90%.

Что должно быть в письме кандидату

Тема — письма без темы практически не читаются и могут попадать в спам.
Приветствие с обращением по имени. В Хантфлоу можно автоматически подставлять имя кандидата, чтобы персонализировать сообщение.
Имя и должность рекрутера.
Какую компанию вы представляете.
Информация, которую вы хотите донести. Письмо не должно быть огромной простыней — достаточно 2–3 предложений с разделением на абзацы.
Подпись, где нужно указать свое имя, должность и название компании, а также оставить контакты для связи.

Не переборщите с форматированием и акцентными выделениями: не стоит отвлекать внимание читателя от сути.

Специфика холодного письма

Важно подробно рассказать о компании: чем вы занимаетесь, в чем специфика, какие у вас преимущества. Учитывайте, что многие люди обращают внимание на вопросы личных границ. Чтобы не доставлять дискомфорт собеседнику, уточните, где вы взяли его контакты и почему решили написать именно ему.

Кратко опишите вакансию:

чем предстоит заниматься;
почему проект будет полезен;
какая команда;
какой стек — многие кандидаты жалуются, что работодатели не указывают стек в вакансиях;
требования — критичные и желательные;
условия работы с акцентом на интересы кандидата.

Чтобы правильно составить формулировки, стоит предварительно изучить резюме и социальные сети кандидата. Посмотрите, чем он интересуется, о чем пишет — это поможет составить адресное сообщение и попасть в потребности собеседника.

Прикрепите ссылки на вакансию и на другие материалы, которые помогут кандидату принять решение. Закончите письмо вопросом или призывом к действию: «Давайте созвонимся? Давайте обсудим? Скажите, вам это интересно?»

Как повысить открываемость писем

Самое главное — это тема письма. Здесь можно использовать все доступные маркетинговые инструменты, но помните про попадание в спам. Если вы пишете тему в стиле «уникальное предложение только для вас», то высока вероятность, что оно не дойдет до адресата.

Тема должна отражать содержание письма и не превышать 40–60 символов вместе с пробелами. Например: «Предложение о работе от Email Soldiers» или «Email Soldiers рассматривает ваше резюме на вакансию». При последующем общении с кандидатом можно добавить в тему эмоции. Так, когда мы высылаем оффер или приглашаем на собеседование, то пишем «Хорошие новости от Email Soldiers». Чтобы проверить, какая тема дает лучшую конверсию, проводите A/B-тесты.

Почему важен tone of voice

Четко сформулированный tone of voice (ToV):

помогает вам оставаться узнаваемыми в имейл-переписке;
демонстрирует вашу корпоративную культуру. Благодаря этому снижается ошибка найма и текучесть на испытательном сроке. Человек посмотрел, как вы общаетесь, и сделал осознанный выбор, подходит ли ему эта компания;
оставляет в воронке только кандидатов, которые подходят вам по культуре;
устанавливает эмоциональную связь — вас запоминают. А эмоции, в свою очередь, влияют на решение принять оффер.

Сформулировать ToV не так сложно. Определитесь, как вы общаетесь с кандидатом: на «ты» или на «вы», в формальном или неформальном стиле, на что делаете акцент при описании вакансии и компании. Стиль общения должен соответствовать культуре и сфере работы компании, а также целевой аудитории — например, с опытным главным бухгалтером можно общаться чуть более формально.

Как написать письмо с отказом кандидату

Некоторые компании меняют ToV во время отказа: сначала общаются неформально, а потом пишут что-то вроде: «Уведомляем, что вы не прошли отбор на позицию разработчика по причине несоответствия критериям вакансии». Это ошибка: нужно сохранять выбранный стиль общения.

Если у вас дружелюбный ToV, то отказывайте дружелюбно. Представьте, что общаетесь с другом: это поможет сделать письмо более теплым.

Чем больше времени кандидат потратил на взаимодействие с вами, тем подробнее должно быть письмо. Постарайтесь аргументировать отказ, дать рекомендации к развитию и полезные материалы для кандидата. Не забудьте поблагодарить за участие в отборе.

Автоматизация коммуникаций

Мы автоматизировали переписку с кандидатами с помощью Хантфлоу и Майндбокса. Как это работает:

При переносе на другой этап кандидату отправляется письмо с уведомлением. Рекрутер не тратит время на письма — ему нужно просто поменять этап.
Кандидаты автоматически получают напоминания о тестовом задании и дате собеседования.
Если мы задерживаем сроки ответа кандидату, то ему отправляется письмо. Это показывает нашу заинтересованность в человеке.
Интеграция с сайтом вакансий. Все заявки с нашего сайта приходят в Хантфлоу, дальше начинается коммуникация через электронную почту.
Интеграция с лендингом реферальной программы.

Марина Ничипоренко,начальник отдела подбора и адаптации персонала в СИГМА

Расскажу, как мы используем шаблоны писем в Хантфлоу, и объясню, почему эта функция нужна каждому рекрутеру.

Шаблоны позволяют задать текст и тему письма «по умолчанию», куда с помощью переменных подставляется нужная информация — в том числе данные кандидата и рекрутера, дата и время встречи. Можно добавить файлы, которые будут автоматически прикрепляться к каждому письму, например схему проезда или презентацию компании.

Мы решили сделать много разных шаблонов, чтобы упростить себе жизнь: не надо тратить время на рутину — выбираешь шаблон, нажимаешь кнопочку и письмо готово.

Шаблон — это живой организм, который можно и нужно менять и улучшать.

Какие шаблоны мы используем

Мы добавили 27 шаблонов писем, которыми пользуемся на всех этапах подбора и при онбординге. Вот что у нас есть:

Приглашения — например, теплому и холодному кандидату, для айтишников, на встречу в конкретный офис со схемой проезда.
Оффер — три разных шаблона для писем с приглашением на работу.
Отказ кандидату — максимально мягкое письмо.
Запрос информации для службы безопасности.
Письмо на выход кандидата.
Письмо с сообщением об отправке велком-пака удаленному сотруднику.
Письмо о закрытии испытательного срока.

Примеры писем

Письмо с отказом. Шаблон называется «мягкий отказ от Валеры» — в честь нашего коллеги Валерия, который и составил текст письма

Кристина Речиц, контент-директор Хантфлоу

Рекрутеры и эйчары каждый день сталкиваются с текстами: они пишут описания компании и вакансий, письма кандидатам. Если сделать каждый текст чуть-чуть лучше, то ваш процесс рекрутмента и воронка тоже улучшатся.

Как писать хорошо

Проведите исследование

Хороший текст начинается с хорошей подготовки. Поэтому первый шаг — разобраться, для кого вы пишете. Если у вас есть конкретный адресат послания, то соберите о нем максимум информации: что он лайкает, как общается с друзьями, чем интересуется. Это поможет в будущем сформировать адресное предложение, которое будет отвечать запросам кандидата.

Но чаще встречается ситуация, когда у вас нет конкретного человека, но есть позиция. В этом случае ориентируйтесь на того, кто максимально похож на портрет целевого кандидата. Допустим, вы ищете питониста. Посмотрите на ваших разработчиков: чем они интересуются, как общаются между собой, что делают после работы. Текст, который адаптирован под тех, кто у вас работает, позволит привлечь людей, которые легко впишутся в команду.

Не бойтесь нарушать правила, если это поможет наладить контакт. Контекст важнее правил.

Определитесь, зачем вы пишете

У любого текста должна быть одна конкретная цель. Скорее всего, вашей целью будет привлечь кандидата на вакансию. Когда вы пишете текст, то держите эту цель в голове. Главная мысль должна идти первой: не надо скромничать и прятать ее вглубь. Это сэкономит время всем участникам процесса.

Помните, что текст должен быть интересен не вам и не вашему заказчику, а кандидату. Например, кандидат — экоактивист. Тогда в описании вакансии можно указать, что в вашей компании проходят субботники. Но если он этим не интересуется, то не стоит давать ему информацию, которая не несет никакой дополнительной ценности.

Что такое хороший текст

Хороший текст — это простой текст, из которого понятно, зачем он нужен и чего хочет от читателя автор. Но многие путают организационную простоту со смысловой.

Как не надо упрощать текст:

Не нужно панибратства — не переходите личные границы. Не стоит общаться с незнакомцем так, как будто вы знаете его со школы. Это отталкивает.
Не считайте собеседника глупым. Не надо разъяснять все, что есть в тексте, если целевой кандидат и так должен это знать.
Избегайте мемов любой ценой. Они быстро устаревают, поэтому вы не можете включить их в шаблон. Кроме того, человек может не понять мем — это только усложняет коммуникацию.

Как добавлять простоту:

Читайте свои тексты вслух. Если уже в середине предложения заканчивается воздух в легких, это плохой знак. Нужно упрощать мысль: разбейте ее на несколько частей.
Придерживайтесь принципа: одна мысль — один абзац. Каждый раз, когда открываешь полотно текста без разбивки на абзацы, становится дурно.
Если у вас получилось очень много абзацев, возможно, вы даете слишком много информации. Ответьте себе на вопрос «Зачем я это пишу?», пересмотрите текст свежим взглядом и выбросите из него все, что не способствует достижению цели.

Что делать с написанным текстом

Анализируйте, что происходит с вашим текстом. Если вы отправляете письма, но их не открывают, то проблема в заголовке: поработайте с ним, вынесите другие главные мысли. Если письма открывают, но не отвечают на них, то проблема в тексте или в самой вакансии — возможно, предложение не соответствует рынку.

То же самое и с публикациями на карьерных и джоб-сайтах. Если много просмотров и мало откликов, то с вакансией что-то не так или текст надо улучшить.

Общайтесь с кандидатами по электронной почте прямо из Хантфлоу