Многие сотрудники и кандидаты находятся в других странах и не являются резидентами России. С этой проблемой все чаще сталкиваются рекрутеры и эйчары. Поэтому мы решили провести митап с экспертами из Контур.Школы, чтобы обсудить, как работать в новых условиях.
Для всех, кто пропустил наше мероприятие или хотел бы освежить его в памяти, мы публикуем тезисы и видео ивента:
Дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, при использовании информационно-телекоммуникационных сетей. Дистанционная работа может выполняться на постоянной основе или временно.
Есть разные мнения о возможности заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками за рубежом:
- Трудовой кодекс (ТК РФ) это не запрещает;
- Минтруд говорит, что сотрудник не может работать из другой страны;
- российские суды подтверждают право на дистанционную работу из-за границы.
Риски для работодателя из-за зарубежных удаленщиков
- Административная ответственность за нарушение трудового законодательства и правил охраны труда.
- Нарушение миграционного законодательства, если у переехавшего за границу работника иностранное гражданство.
- Нарушение налогового законодательства в части уплаты НДФЛ.
Если в трудовом договоре прописать, что работник будет работать за пределами России, вас, скорее всего, оштрафует Госинспекция труда (ГИТ) при проверке. Штраф можно оспорить в суде с помощью следующих аргументов:
- ТК РФ не запрещает заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками за рубежом;
- вы исполнили обязанность налогового агента в соответствии с Налоговым кодексом;
- вы не подменяли трудовые отношения гражданско-правовыми;
- вы не уклонялись от обязанности исчислять и уплачивать налоги.
Работник может и умолчать о том, что он находится за границей. Поэтому я рекомендую включить в трудовой договор пункт о том, что сотрудник обязан информировать вас о выезде из России и возвращении.
Что отразить в трудовом договоре с дистанционным сотрудником
- Каналы и способы связи с работодателем, способы обмена документами.
- Методы контроля за работой сотрудников.
- Рабочее время в соответствии с часовым поясом работника.
- В какое время сотрудник должен быть на связи.
- Можно прописать, что компенсация расходов сотрудника в связи с дистанционной работой касается только территории РФ.
Как перевести сотрудника на дистанционную работу
Допустим, ваш работник хочет переехать за границу — он пишет заявление о переводе на удаленку.
Если вы согласны с таким форматом работы, то оформите и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору на определенный срок. Отчетность ЕФС-1 с подразделом 1.1 сдавать не требуется, так как у работника не меняется трудовая функция.
Я рекомендую указать, что место работы находится за пределами Российской Федерации: это не совсем правильно, но целесообразно для снижения налоговых рисков.
Снижая налоговые риски, вы увеличиваете риски в части трудового законодательства.
Если вы не согласны на переезд работника. Первым делом проверьте, указано ли конкретное место работы в его трудовом договоре. Если там прописан населенный пункт внутри России, то вы вправе не согласиться с релокацией. Также можно показать работнику письма Минтруда, где указан запрет на работу за пределами страны.
Как принять на работу сотрудника, который находится за границей
Чтобы при трудоустройстве обменяться документами с таким сотрудником, можно использовать курьерские службы или электронный документооборот. Но во втором случае у работника должна быть электронная подпись — УКЭП или УНЭП.
Порядок действий:
- Работник присылает работодателю документы.
- Работодатель направляет работнику трудовой договор.
- Работник подписывает трудовой договор и возвращает его работодателю.
- Работодатель вносит запись в трудовую книжку, если работник ее пришлет.
За что можно уволить дистанционного сотрудника
Есть 2 специальных основания для расставания с удаленным работником (ст. 312.8 ТК РФ).
Работник без уважительной причины не отвечает работодателю более 2 рабочих дней подряд. Это правило применяется, если в трудовом договоре не установлен более длительный срок. При этом увольнение дистанционного работника — значительный правовой риск. По трудовым спорам суды часто встают на сторону сотрудников.
Если удаленщик пропал и не отвечает, не спешите увольнять. Сначала проверьте:
- имеются ли у работника уважительные причины;
- можно ли подтвердить документально, что сотрудник без уважительных причин не выходил на связь;
- соблюдена ли процедура привлечения к дисциплинарной ответственности, запрашивалась ли объяснительная записка.
Работник из-за переезда не может выполнять обязанности на прежних условиях. Например, сотрудник должен выезжать к клиентам в Перми. Тогда при переезде в другую страну он уже не сможет выполнять эту функцию. В этом случае важно проверить, указана ли в трудовом договоре местность выполнения работ — если нет, то увольнять нельзя.
Как быть с налогом дистанционных сотрудников
Налоговый резидент — человек, который находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд (п.2 ст. 207 НК РФ). От резидентства зависит ставка НДФЛ: резидент платит 13% или 15% от дохода, а нерезидент — 30%.
Если в трудовом договоре указано, что рабочее место находится за рубежом, то зарплата будет считаться доходом от источника за пределами РФ (письмо Минфина №03-04-06/2497 от 20.01.2021). В таком случае:
- если работник считается резидентом, он самостоятельно платит НДФЛ, а работодатель не должен выполнять обязанности налогового агента;
- если работник считается нерезидентом, то с этих доходов НДФЛ в России не платится.
Как определить статус налогоплательщика:
- Отсчитайте 12 месяцев назад с даты получения дохода.
- Посчитайте количество дней в этих 12 месяцах, когда работник находился в России. Причем эти дни не обязательно должны следовать друг за другом.
- Учитывайте, что в расчет количества дней включаются даты приезда и отъезда, а также время, которое работник находился за границей для краткосрочного лечения или обучения.
Коммуникации
При переходе на удаленный формат взаимодействия сотрудникам стоит вместе обсудить принципы взаимодействия. Эти принципы можно зафиксировать в специальном документе — манифесте. Что может быть в манифесте: правила коммуникаций на рабочих встречах и чатах, принципы асинхронного общения, ценности команды.
Важно регулярно проводить ретроспективы — собираться всей командой и обсуждать, насколько удается следовать манифесту, что и почему не получается.
Бывает асинхронная и синхронная коммуникация. Например, вам звонят, сообщают информацию и ждут мгновенного ответа — это синхронная коммуникация. Другое дело, когда вам прислали письмо, которое можно прочитать в удобное время. Это асинхронная коммуникация.
Для распределенных команд наиболее удобна асинхронная коммуникация. Она позволяет спокойно подойти к решению вопроса, не выбиваться из рабочего процесса, не держать задачи в голове. Но иногда без синхронного взаимодействия не обойтись — например, в таких случаях:
- Нужно дать важное объявление, чтобы предоставить информацию одновременно большому числу сотрудников.
- Кризис, конфликтная ситуация, которая влияет на команду или продукт.
- Многоступенчатая задача, в которой участвуют много сотрудников.
Инструменты асинхронной коммуникации:
- корпоративная почта;
- чаты в вотсапе и телеграме;
- Гугл и Яндекс Воркспейс;
- Трелло — идеален для проектных задач;
- Слак — есть возможность создавать правила общения, ставить статусы, присваивать хештеги;
- Контур.Толк — сервис для онлайн-общения с коллегами, который позволяет записывать встречи.
Адаптация
Различия удаленной и очной адаптаций:
Главное различие — в количестве встреч. Чтобы качественно адаптировать удаленного сотрудника, надо встречаться с ним в 2–3 раза чаще, чем с офисным работником. Иначе повышается риск, что человек покинет компанию.
Что еще поможет на этапе онбординга:
- велком-письмо новому сотруднику от компании или топ-менеджера;
- ежеквартальная встреча новичков с топ-менеджером;
- командообразующие игры для тимбилдинга на удаленке;
- велком-книга со всей информацией о компании, команде и продукте.
Покажу, как может выглядеть шаблон плана адаптации:
Вовлеченность
Вовлеченность влияет на удержание сотрудников и уровень текучести персонала. Ее можно измерить с помощью пульс-опросов, one-to-one-встреч с руководителями и эйчарами, анкеты. Пульс-опросы позволяют выявить настроение, удовлетворенность, болевые точки и мотивацию сотрудников.
Ключевые мотиваторы удаленных сотрудников за границей:
- Потребность в саморазвитии, росте и обучении. Здесь помогут платформы для обучения, онлайн-митапы и летучки.
- Потребность в социальных контактах. Ее можно удовлетворить с помощью различных инструментов: онлайн-конференций, брифингов, вечеринок, игр, совместных обедов, ретроспектив, стратегических сессий.
Игры для распределенной команды
- Испорченный телефон
- Коднеймз
- Где логика
- Джастденс
- Онлайн-настолки
- Крокодил
- Мафия
- Своя игра
- Alias
- Квиз-плиз
- Угон самолета
- Поле чудес в онлайне — колесо можно сделать в сервисе AhaSlides;
- Кто хочет стать миллионером — первый и второй варианты игры;
- онлайн-бар — можно вечером созвониться всей командой, настроить фон в стиле бара и посидеть с кружкой чая или вина;
- групповой мукбанг — совместный обед под камерами;
- Угадай кто. На экране слайдшоу из детских фото, домашних животных или фактов из жизни. Участники должны угадать, к кому из них относятся слайды;
- игры с искусственным интеллектом. Например, нейросеть создает рисунок по фразе, которую ей сообщил ведущий. А остальные участники должны определить, что это за фраза.
Выводы про удаленку
- Удаленка — лучший детектор неработоспособных процессов.
- Для эффективной работы с удаленной командой нужно увеличить количество встреч.
- Также стоит пересмотреть роль руководителя. Одна из его ключевых задач — наращивать интенсивность коммуникаций с удаленной командой, проводить пульс-опросы, чтобы понимать, как себя ощущают сотрудники.
- Стоит переосмыслить подход к найму профессионала. Обращайте внимание на софты, чтобы понять, насколько кандидат самостоятелен, сможет ли он распоряжаться своим временем без постоянного контроля.
- Выстраивание культуры работы с дистанционными работниками — сложная, но важная задача. Рано или поздно мы все перейдем к такому формату взаимодействия.
- Задача эйчара — помочь правильно выстроить новые процессы, чтобы бизнес быстрее адаптировался к реалиям.
Проблемы в найме удаленщиков
- Возросла конкуренция за сотрудников — сказывается массовая релокация специалистов в другие страны.
- Решение о найме надо принимать быстрее. Многие компании внедряют экспресс-форматы подбора вроде one day offer.
- Соискатели выдвигают все более высокие требования к работодателям.
- Законодательные и организационные сложности в найме удаленщиков.
- Коммуникации переходят в онлайн, причем предпочитаемые каналы взаимодействия выбирают кандидаты, а не работодатель.
- Возросшие требования заказчиков.
Как Хантфлоу помогает решать проблемы в найме
Отслеживание скорости найма, чтобы оперативно устранять задержки в коммуникациях с кандидатами. Хантфлоу позволяет отслеживать:
- воронку подбора по всем этапам, начиная с подачи заявки заказчиком;
- срок закрытия позиции — это помогает строить прогноз по аналогичным позициям на будущее;
- эффективность каждого рекрутера;
- зависания на этапах.
Сбор базы резюме. В Хантфлоу удобно хранить базу резюме и подробную историю коммуникаций с кандидатами. Вы сможете возвращаться к интересующим вас кандидатам и выстраивать с ними долгосрочные отношения.
Удобные способы коммуникации с кандидатами. Вы можете общаться с кандидатами прямо из Хантфлоу через почту, телеграм, вотсап, вайбер. Переписка сохраняется в базе — ничего не пропадет.
Анкеты кандидатов — классная фича, которая вышла недавно. Теперь вам не нужны сторонние сервисы по анкетированию, ведь любые анкеты для кандидатов можно создавать прямо в Хантфлоу в удобном конструкторе. Вы просто генерируете ссылку на анкету в Хантфлоу, отправляете кандидату, а все ответы автоматически подгружаются в его карточку. Это удобно, когда вам нужно дать соискателю тестовое задание или получить от него данные для службы безопасности.
Брендирование материалов для кандидата. Так, в Хантфлоу можно создать оффер под себя, добавить в него элементы брендирования. У вас будет красивый нестандартный оффер, который сформирует у кандидата приятные впечатления. При прочих равных именно это может склонить чашу весов в вашу сторону.
