Срочная задача — не главный аргумент. Как законно вызвать сотрудника из отпуска и не получить проблем

Каждый год становится больше обращений в Роструд по вопросам отпусков и отдыха сотрудников. В 2024-м — рост на 16% за год, в 2025-м — на 12%. Например, нельзя просто вызвать сотрудника на работу из отпуска. Это может привести к судам, штрафам и репутационным проблемам. 

Узнали, когда можно вызвать сотрудника из отпуска, кого нельзя вызывать, как правильно оформить документы и какие ошибки приводят к штрафам. Разобраться в этих вопросах помогла адвокат по уголовным и гражданским делам Полина Шишкова.

Когда возможен отзыв работника из отпуска

В Трудовом кодексе прописано, что главный критерий законного отзыва — письменное согласие работника. Причиной может быть производственная необходимость или ЧС — аварии, стихийные бедствия.

Работников некоторых категорий нельзя отзывать из отпуска, даже если человек согласен:

• Работников до 18 лет
• Беременных
• Тех, кто занят на работе с вредными или опасными условиями
• Сотрудников в учебном отпуске

Что делать с неиспользованной частью отпуска

Отпускные дни, в которые сотрудник работал, можно добавить к другому отпуску — в этом или следующем году. Главное, чтобы хотя бы один отдых в году был больше 14 дней.

Оплата при отзыве из отпуска

По закону сотрудник не должен возвращать отпускные. За отработанные дни ему также надо начислить зарплату. То есть работодатель платит дважды: и за дни отдыха, и за дни работы. Это может привлечь внимание налоговой инспекции — из-за двойных расходов изменится налог на прибыль. Обычно в таких спорах с ФНС суд встанет на сторону работодателя.

Отпускные можно вернуть только по соглашению с работником. Если такого документа нет, то обычно пересчитывают отпускные за следующий отдых с учетом уже выплаченных денег.

При увольнении сотрудника компенсацию за неиспользованные дни рассчитывают как обычно, по формуле.

Компенсация за неиспользованный отпуск = Среднедневной заработок за 12 месяцев перед месяцем увольнения х Общее количество неотгулянных дней

Частые ошибки работодателей при отзыве работников из отпуска 

Нельзя принуждать выйти из отпуска, даже если в компании критическая ситуация и человек нужен срочно. Самый безопасный вариант — прописать условия отзыва в трудовом договоре. Но даже в этом случае продолжайте соблюдать формальности.

Важно помнить:

• Выговор или угроза увольнением за отказ работать из отпуска грозят компании судом или проверкой трудовой инспекции
• Если сотрудник отказывается выходить из отпуска, единственный вариант — попробовать договориться. Можно предложить дополнительную компенсацию в деньгах или днях отдыха
• При любом режиме работы нельзя отозвать из отпуска на несколько часов, только на полный рабочий день. Поэтому, если человек по просьбе руководителя участвовал в созвоне два часа, надо оформить официальный отзыв из отпуска, с приказом и подписью работника о согласии. И выплатить зарплату за полный рабочий день
• Если человек сам решил поработать в отпуске, например отвечает в чатах, это не считается отзывом автоматически, нужен приказ работодателя и соблюдение всех формальностей

Что грозит работодателю за нарушение порядка отзыва из отпуска

Проверка. Может начаться после жалобы сотрудника в трудовую инспекцию — ГИТ.

Штраф. Если ГИТ подтвердит нарушение, придется заплатить: юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 ₽, руководителям и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽. 

Повторный штраф. За второй проступок санкции строже: для юрлиц штраф — от 50 000 до 70 000 ₽, а для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽.

Суд. Если сотрудник отказался выходить из отпуска и его за это уволили, скорее всего, суд встанет на сторону работника. Тогда придется компенсировать ему зарплату за время разбирательств и, возможно, моральный ущерб.

Вред репутации. Любое давление на сотрудника может привести к конфликтам. Если он не пойдет в ГИТ, то может написать гневный пост в соцсетях. Это усугубит ситуацию для компании.

Отзыв из отпуска при удаленке и гибриде

К отзыву из отпуска на удаленке или гибридном формате применяются такие же нормы Трудового кодекса, как и для офисных работников. Но есть нюансы в оформлении:

• Если сотрудник не может лично подписать согласие на отзыв, принимается ответ через кадровый электронный документооборот
• В приказе об отзыве также допускается электронная подпись сотрудника
• Возможно подтверждение другим способом, если это прописано в трудовом договоре
• Порядок отзыва удаленщиков может быть прописан в отдельном акте или в трудовом договоре 

Как безопасно вызвать сотрудника из отпуска — чек-лист для HR и руководителя

Главное — все предложения работодателя и согласия работника оформлять на бумаге.

Порядок действий	Содержание	Важно
Проверить, можно ли вызывать	Нельзя отзывать из отпуска беременных, подростков до 18 лет, людей, занятых на вредном производстве, и работников в учебном отпуске	Исключений нет, эти категории нельзя отзывать никогда
Составить служебную записку	Руководитель структурного подразделения объясняет необходимость отзыва	Необязательный документ, но может пригодиться для разбирательств
Уведомить сотрудника об отзыве	В уведомлении надо указать Ф. И. О. и должность работника, причину отзыва, дату выхода на работу, предложение об использовании оставшихся дней отпуска	Можно отправить письмом, по электронной почте или через мессенджеры
Получить письменное согласие работника	Подойдет формулировка: «На отзыв из отпуска с [дата] согласен» с подписью в документе	Согласие не нужно только в одном случае — при введении специальных экономических мер. Тогда правительство издает распоряжение о регулировании в отдельных отраслях и возможности отзыва из отпуска
Составить приказ	В документе должны быть причина отзыва, новые даты неиспользованной части отпуска, подпись работника	Удаленщик может оставить электронную подпись или выбрать другой способ подтвердить согласие, если это прописано в рабочих документах
Изменить табель учета рабочего времени	Можно создать новый табель за месяц на работника или поправить текущий — дни отпуска остаются с кодом «ОТ», в датах выхода на работу нужен код «Я» (явка)	Не забудьте изменить личную карточку работника и график отпусков
Выплатить компенсацию	Средняя зарплата за количество отработанных дней	Работник не должен возвращать отпускные за дни, когда работал. Но компания может пересчитать ему отпускные на следующий отдых с учетом этой суммы

Как сократить случаи отзыва из отпуска

Если руководители регулярно привлекают к работе сотрудников в отпуске, это может быть симптомом плохо выстроенных процессов. Вот что можно изменить:

• Грамотно спланировать график отпусков. Чтобы одновременно не уходили отдыхать ключевые сотрудники и те, у кого взаимозаменяемые функции
• Обучить сотрудников смежным функциям. Это поможет для решения мелких задач и в экстренных ситуациях
• Создать инструкции для критически важных задач. Чтобы не звонить коллеге, а найти ответы в базе знаний
• Ввести систему делегирования. Отпускник должен передать важные задачи, пароли, контакты выбранному заместителю

Автоматизация найма поможет избавиться от аврала в отделе подбора и необходимости дергать рекрутеров в отпуске. Система Хантфлоу поддержит порядок в базе резюме и упростит передачу работы по вакансии другому рекрутеру, ведь вся важная информация хранится в одном месте.