По данным исследования Работы.ру, 71% опрошенных специалистов решает рабочие задачи во время отпуска. Возможно, желание быть на связи и все контролировать сделает специалиста образцовым сотрудником, но не поможет качественно отдохнуть и отвлечься от рутины.
Чтобы за время вашего отсутствия процессы не сломались, заранее разберитесь в задачах и делегируйте важные проекты. Сделать это правильно поможет наш чек-лист.
Шаг 1: навести порядок в делах и подготовить их к передаче
- За 2 недели до отпуска выписать все задачи, в которых вы участвуете как заказчик, исполнитель или заинтересованное лицо. Это могут быть не только дела, где нужно сделать что-то «руками». Не забудьте указать встречи, на которых вы должны присутствовать. Отметьте те, которые не будут завершены до отпуска
- Написать руководителю, коллегам и клиентам письмо об уходе в отпуск. Письмо лучше адресовать коллегам, от которых часто получаете задачи или с которыми регулярно взаимодействуете. Уточните, потребуется ли в этот период какое-либо участие в делах с вашей стороны
Пример письма: рекрутер уходит в отпуск и пишет нанимающим менеджерам
Тема письма: Отпуск рекрутера Ксении Сергеевой с 6 по 18 июля
Добрый день!
С 6 по 18 июля я буду в отпуске.
Подскажите, планируете ли вы на этот период какие-то критичные задачи, где потребуется мое участие? Если я буду знать о них заранее, смогу выполнить их до отпуска или передать вводные по проекту другому рекрутеру, чтобы он быстро его подхватил.
- Дополнить список задач из пункта 1 информацией от руководителя, клиентов и коллег
- Распределить задачи из списка по 4 категориям:
- Успею сделать до отпуска. Самое главное — по возможности выполнить критичные задачи. Не нужно пытаться сделать всю работу до отпуска. Скорее всего, это невозможно, либо после такого забега вам понадобится еще больше отдыха
- Некритичное, вернуться к вопросу после отдыха. Это задачи, которые не привязаны к конкретному сроку, или дедлайн наступит еще нескоро, поэтому дело можно безболезненно отложить.
- Можно автоматизировать. Например, необязательно просить коллегу пушить дизайнера, чтобы он не забыл сдать макеты. Можно настроить отложенное сообщение.
- Важное, нужно передать кому-то из коллег. Задачи, которые нельзя ставить на паузу, так как они имеют жесткий дедлайн или от них зависит работа коллег
- Удостовериться, что передаете коллегам только важные задачи, которые нельзя приостановить. У всех есть своя работа, поэтому не нужно пытаться делегировать весь пул вашей ответственности.
- Составить таблицу проектов, которые будете передавать в работу коллегам, со следующими графами:
- Суть проекта
- Статус: что уже сделано, на каком этапе проект сейчас, каким должен быть конечный результат
- Преемник: ФИО и должность сотрудника, которому по силам справиться с проектом
- Список задач по проекту для преемника
- Сроки, в которые преемник должен выполнить задачи
- Доступы, инструкции, шаблоны и контакты, которые могут потребоваться для выполнения задач
- Непредвиденные ситуации, которые могут случиться в проекте, и как их решать
- Контакты людей, которые знают о проекте и могут помочь
- Результат: графа для преемника, где он пишет, что удалось сделать
7. Если проектов много, убедиться, что они не перешли к одному человеку. Важно правильно распределить нагрузку, чтобы каждый преемник успевал выполнять свою работу.
Шаг 2: передать задачи преемникам
- Согласовать с руководителем таблицу для передачи дел: отправить файл и на встрече обсудить, какие и кому дела передаете
- Для каждого преемника составить отдельную таблицу с задачами. Для этого сделайте копию общей таблицы и удалите из нее все лишнее. Дайте документу название «Задачи <ваше ФИО> на время отпуска <даты отпуска>». Это поможет преемнику не потерять файл.
- С каждым преемником назначить встречу и обсудить задачи
- Показать преемникам, как выполнять задачи, если они редко сталкивались с подобным
- Поблагодарить коллег за помощь
Шаг 3: предупредить об отсутствии
- За 5–7 дней до ухода в отпуск написать коллегам, клиентам и партнерам об этом. В сообщении указать:
- Даты отсутствия
- Варианты экстренной связи. Если не можете или не хотите отвлекаться на рабочие сообщения и звонки, сообщите только руководителю, как с вами связаться в экстренной ситуации.
- Преемников по задачам и их контакты
Пример письма для коллег
Тема письма: Отпуск рекрутера Ксении Сергеевой с 6 по 18 июля
Добрый день!
Коллеги, я буду в отпуске с 6 по 18 июля.
Вакансией маркетолога будет заниматься рекрутер Маша Петрова @mpetrova. Маша в курсе вводных по позиции, поэтому найдет релевантных специалистов, согласует их кандидатуры и проведет интервью. К этому моменту я выйду из отпуска и продолжу работу над вакансией.
Вакансией бухгалтера во время моего отпуска займется рекрутер Петр Иванов @pivanov. Он поможет выбрать лучшего кандидата и направит оффер.
Если вам нужно будет нанять новых сотрудников, заполняйте заявку на подбор в системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу. Мои коллеги подхватят задачу.
По остальным вопросам, в том числе экстренным, пишите моему руководителю Сергею Михайлову @makhaylov.
У меня будет нестабильная связь, поэтому отвечать на срочные вопросы смогу в течение двух дней в телеграме @sergeeva.
Хорошего дня!
Пример письма для клиентов
Тема письма: Отпуск рекрутера агентства Подбор Ивана Игнатова с 7 по 21 августа
Всем добрый день!
Коллеги, я буду в отпуске с 7 по 21 августа.
Во время моего отсутствия заявки на подбор сотрудников направляйте Олегу Ильину @olegi.
Хорошего дня!
- Настроить автоответчик в почте, поставить статус в корпоративном мессенджере об отсутствии, а также отметить дни отпуска в рабочем календаре
