Как вежливо отказаться от участия в совещании: готовые шаблоны писем

Представьте: вас позвали на рабочее совещание, смысл и цель которого неясны, потому что их никак не обозначили или сформулировали максимально расплывчато. Что вы сделаете? Скорее всего, согласитесь, потому что стесняетесь или попросту не знаете, как отказаться так, чтобы отношения с коллегами не пострадали. Мы поможем научиться отклонять приглашения на ненужные встречи.

Мы в редакции Хантфлоу убеждены, что бесполезные рабочие встречи убивают продуктивность и от этого страдают и инициатор, и участники совещания. Этой теме мы посвятили статью, в которой рассказали, почему важно научиться отклонять приглашения на ненужные совещания и чем можно заменить обсуждение голосом.

Если вы понимаете, что ваше участие на встрече не нужно, не стесняйтесь оказываться. А чтобы отказ был вежливым и обоснованным, используйте наши шаблоны писем.

Как отказаться от встречи, если тема совещания не касается вашей работы

[Имя], привет!

Получил(а) твое приглашение на встречу, запланированную на [дата и время совещания].

Изучив тему совещания, я думаю, что мое участие не нужно. Как я понял(а), обсуждение будет касаться [тема созвона или детали повестки]. В данный момент это не входит в мою зону ответственности и не касается моей работы.

Если мое присутствие все-таки необходимо, объясни подробнее мою роль в этом совещании, пожалуйста.

[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]

Как отказаться от встречи, если вы заняты в это время

[Имя], привет!

Получил(а) твое приглашение на встречу, запланированную на [дата и время совещания].

К сожалению, в это время у меня уже запланирована другая важная встреча, которую я не могу перенести [или: мне нужно завершить важную срочную задачу]. Я предлагаю обсудить основные вопросы позже, например [диапазон дат, когда удобно вернуться к вопросу], или могу изучить краткий отчет по итогам совещания.

Также, возможно, продуктивнее осудить вопрос в переписке. Это поможет сэкономить наше время, зафиксировать мое видение проблемы, решение и другую важную информацию. Если такой вариант подходит, напиши мне, пожалуйста, в [канал компании для корпоративных коммуникаций].

Благодарю за понимание.

[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]

Больше полезных шаблонов для эйчаров и рекрутеров в специальном разделе Журнала Хантфлоу

Как отказаться от встречи, если вы планируете отпуск или day off на это время

[Имя], привет!

Получил(а) твое приглашение на встречу, запланированную на [дата и время совещания].

К сожалению, не смогу присоединиться, так как в этот день у меня day off [или: в этот день я буду в отпуске].

Если нужно обсудить что-то срочное, давай постараемся решить это до [дата] или можем вернуться к вопросу после моего возвращения, начиная с [дата]. Также готов(а) изучить основные тезисы встречи после того, как снова приступлю к работе.

[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]

Как отказаться от встречи, если вы считаете, что вопрос можно решить в переписке

[Имя], привет!

Получил(а) твое приглашение на встречу, запланированную на [дата и время совещания].

Я ознакомился(лась) с повесткой и пришел(шла) к выводу, что эти вопросы можно решить в переписке. Так мы сэкономим время, а договоренности будут закреплены письменно.

Предлагаю обсудить вопрос в [средство коммуникации, где обычно происходит общение команды]. Если в ходе обсуждения поймем, что встреча все-таки нужна, договоримся о дне и времени.

[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]

Как вежливо уточнить повестку встречи

[Имя], привет!

Получил(а) твое приглашение на встречу, запланированную на [дата и время совещания].

Чтобы я мог(ла) лучше подготовиться к совещанию, уточни, что нам нужно обсудить и каким должен быть итог встречи. Если есть какие-то файлы, которые лучше изучить заранее, пришли, пожалуйста, их сейчас.

[Ваше имя]
[Ваша должность]
[Контакты]

Шаблоны, фреймворки и специальные сервисы — то, что помогает экономить время при выполнении рутинных задач. Одной из таких систем для рекрутеров является Хантфлоу. Это профессиональная ATS, которая помогает автоматизировать подбор в компании. С Хантфлоу вы сможете закрывать вакансии в срок благодаря: