Что случилось с наймом в Русагро после объединения рекрутеров в один отдел и как они вышли из кризиса

Объединение профессионального и ключевого подбора в компании ‎Русагро в один отдел задумывалось как шаг к порядку: единый центр, общие правила работы, эффективное распределение ресурсов. Но на практике все обернулось хаосом. Без четких ролей, границ ответственности и общего подхода команда рекрутмента столкнулась с конфликтами, задержками в процессах и выгоранием.

Руководитель отдела профессионального найма ГК Русагро Ирина Коновалова рассказала, как компания вернула управляемость в наем с помощью матрицы RACI. 

Почему объединение рекрутеров ГК Русагро‎‎ в один отдел привело к хаосу

Компания объединила рекрутеров разных подразделений в единый отдел в составе общего центра обслуживания, чтобы унифицировать процессы и эффективнее распределять ресурсы специалистов по подбору.

После объединения рекрутеров ГК Русагро‎‎ в общий центр обслуживания возник организационный хаос из-за размытых зон ответственности участников найма. Как это проявлялось:

• Ключевые этапы проверки рекомендаций и согласования офферов оказались без ответственного. Срок согласования офферов вырос на 35%, а количество участников процесса доходило до десяти
  
• Цели и задачи основных участников процесса найма не были согласованы. HR хотел сократить фонд оплаты труда, а заказчик по вакансии и рекрутер — получить лучшего кандидата и предоставить ему зарплату, соответствующую уровню компетенций
  
• Чем больше людей участвовало в процессе, тем выше была вероятность пропустить важные задачи. Руководители все чаще выясняли, кто виноват, а системный менеджмент и стратегическое управление отошли на второй план
  
• HR и рекрутеры делали одинаковую работу — например, вели переговоры с финалистами о дате выхода, что приводило к бесполезной трате ресурсов и вводило в заблуждение будущих сотрудников

Последствия хаоса в процессе найма и неразграниченных зон ответственности

Как в ГК Русагро‎‎ сделали наем прозрачнее и разграничили ответственность всех участников подбора

В ГК Русагро‎‎ справились с проблемой с помощью знакомого инструмента — матрицы RACI. С ней уже работали в кадровом администрировании.

Что сделали в ГК Русагро‎‎:

1. Зафиксировали роли и зоны ответственности на каждом этапе подбора.
   
2. Определили сроки выполнения задач и формат предоставления информации.
   
3. Прописали договоренности в виде SLA и OLA. Функция подбора обязуется закрывать 90% вакансий в срок. Для этого внутренний HR бизнеса обязуется согласовывать офферы не более чем за три рабочих дня.

Участники в матрице RACI ГК Русагро‎:

• Представители бизнес-направлений: HRD, HRBP, C&B, НР, ВР — нанимающий и вышестоящий руководители
• Представители центров экспертизы головной компании группы: сотрудники службы безопасности, функциональные руководители подбора персонала и компенсаций и льгот
• Представители кадрового администрирования и профильного найма из общего центра обслуживания

В матрице RACI ГК Русагро‎‎ 9 столбцов:

• Шаг — означает этап найма нового сотрудника
• Ответственный за шаг
• Описание обязанностей ответственного на конкретном шаге
• Входные данные — информация или документ, которые ответственный получает на этапе
• Распределение ответственности — обозначается роль каждого участника процесса подбора
• Выходные данные — информация или документ, которые являются результатом работы на конкретном шаге
• Периодичность — срок, в течение которого должен быть реализован шаг
• Способ передачи документов и информации — сервисы и программы, в которых ведется взаимодействие на конкретном шаге
• Что замеряем (критичные точки) — ключевой аспект на каждом шаге, который влияет на конечный результат

Роль матрицы RACI в процессах ГК ‎Русагро

Роль	Что означает
Договор	В матрице указано, как быстро должна быть закрыта вакансия, кто отвечает за каждый этап подбора, в каком виде должна быть предоставлена информация по каждому шагу в найме
Настольная книга	При каждом кросс-функциональном взаимодействии, связанном с наймом, сотрудники ГК Русагро‎‎ опираются на зафиксированное распределение задач и установленные матрицей сроки
Инструмент упорядочения найма	Если команда подбора сталкивается с саботажем исполнителей на определенном шаге матрицы, может приостановить работу над вакансией или отменить ее

Что удалось улучшить благодаря матрице RACI

Упорядочивание процесса найма с помощью матрицы RACI позволило команде подбора ГК Русагро‎ выйти на запланированный уровень производительности. Количество закрытых вакансий на одного рекрутера выросло на 32%.

По словам Ирины, низкая текучесть позволяет компании накапливать экспертизу в найме, формировать преемственность и сохранять знания об особенностях профессиональных областей, специфике рынка труда и предпочтениях кандидатов. Это помогает более точно и быстро находить подходящих специалистов, улучшать качество подбора и снижать количество ошибок при оценке кандидатов.

Недостатки матрицы RACI, которые важно учитывать при внедрении

Идея четкого распределения ролей в найме очень привлекательна, но у подхода есть минусы, которые могут сказаться на работе всей системы подбора в компании.

🚩 Четкое распределение ролей по матрице RACI в нестандартных кейсах затрудняет оперативную корректировку действий, особенно если необходимо быстро адаптироваться к новым условиям. «Порой даже три дня на согласование оффера для нас непозволительная роскошь, итоги нужны день в день, но у коллег есть законное право выполнять эту работу за три дня‎», — отмечает ‎руководитель отдела профессионального найма ГК ‎Русагро Ирина Коновалова.

🚩 Внедрение матрицы требует большого количества встреч, обсуждений и отчетов. Это важно, чтобы учесть роль каждого участника и держать всех в курсе работы.

🚩 Внедрение матрицы требует обучения рекрутеров. Также инструмент может создать дополнительную нагрузку на тимлидов подбора, которые контролируют соблюдение матрицы и ведут переговоры при отклонении от процесса.

🚩 Сама по себе матрица не гарантирует ожидаемый результат. Она лишь упорядочивает взаимодействие, которое по-прежнему осуществляют люди. Поэтому после внедрения матрицы важно уделить внимание процессу минимизации рисков в сложных кейсах найма, когда структурированный подбор невозможен из-за реалий рынка труда.

Какие еще инструменты помогают разграничить ответственность за наем между рекрутментом и бизнесом 

Функции системы автоматизации рекрутмента Хантфлоу помогают сделать подбор сотрудников четким, прозрачным и упорядоченным. Вы сможете:

• Приглашать заказчиков только на определенные этапы подбора — те, на которых действительно важна их обратная связь
• Не тратить время на напоминания о том, что давно ждете фидбэк от заказчика. Хантфлоу отправит уведомление о превышение сроков на этапе за вас
• Быть экспертом подбора. В Хантфлоу заказчик не управляет процессом найма. Он не может добавлять, удалять или двигать кандидатов, не может нанимать или отказывать. Все это — зона ответственности рекрутера

Правдивые результаты компаний, внедривших Хантфлоу:

• Рекрутеры ЭкоНивы-АПК экономят два рабочих часа каждый день
• Dodo Brands автоматизировали работу с резюме и быстрее находят кандидатов
• Рекрутеры PERI закрывают вакансии на треть быстрее

Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут находить скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.