Штатная численность работников — это общее количество сотрудников, которое необходимо для успешной работы компании. В нашей статье — как выполнить расчет численности персонала с учетом целей бизнеса, задач и нагрузки специалистов.
Главное из статьи за одну минуту →
- Штатная численность — это плановое количество сотрудников, нужное для стабильной работы бизнеса
- Считать штатную численность важно, чтобы избежать перегрузки команды, спланировать ФОТ, правильно оформить документы и расти без авралов
- Считать штатную численность можно по трудозатратам, нормативам, фонду оплаты труда или по аналогии с другими отделами
- Формула для расчета: численность = объем работ ÷ (рабочее время × выработка × коэффициент выполнения)
- Не забудьте про реальность: отпуска, выгорание, адаптацию новичков, автоматизацию — и используйте коэффициент невыхода, обычно +10–15% к расчету
Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать
Штатная численность — это конкретное количество сотрудников, которые должны работать в компании постоянно, чтобы бизнес мог стабильно функционировать. Речь не о фактическом составе — кто сегодня в офисе, а о норме, по которой выстраивается вся внутренняя система: бюджеты, зарплаты, планирование загрузки.
Для чего нужно знать штатную численность:
- Уберечь команду от перегрузки. Если у компании нет четко рассчитанной численности, часто случается перекос в объеме задач. Например, если в бухгалтерии работает один человек, а количество работы выросло в два раза после объединения компаний, нагрузка становится неконтролируемой. Если изначально учесть рост бизнеса, можно заранее запланировать наем еще одного бухгалтера
- Планировать бюджет. Если директор по персоналу заранее знает, сколько сотрудников нужно, на какие должности, сколько они «стоят», это помогает избегать перерасхода затрат на наем и ФОТ
- Правильно оформлять документы. Без штатной численности невозможно корректно оформить штатное расписание, что чревато ошибками и хаотичной работой с трудовыми договорами, табелями, внутренними нормативными документами
- Масштабировать бизнес осознанно. Когда компания растет, нужен план: кого нанимать, когда, в каком количестве. Если численность не рассчитана, процесс превращается в срочный наем «под запрос», что может быть дорогим и неэффективным
Методики расчета штатной численности
Расчет по трудоемкости задач
Сначала описываются ключевые процессы — что именно должен делать сотрудник. Затем HR или руководитель фиксирует, сколько времени уходит на каждую задачу. Это может быть час, полдня, неделя.
Например, рекрутер закрывает одну вакансию в среднем за 90 часов. План по найму для всей команды подбора — 6 сотрудников в месяц.
Рассчитаем общий объем работы: 90 часов × 6 вакансий = 540 часов
Рассчитаем норму на одного рекрутера: 540 часов / 160 часов (средняя норма рабочего времени в месяц на одного рекрутера) = 4 рекрутера
Такой расчет отражает реальную загрузку, но требует времени и анализа бизнес-процессов.
Расчет по нормативам
Подходит отраслям с устоявшимися стандартами, например в логистике, клининге, на производствах.
Допустим, один оператор колл-центра в среднем обрабатывает 90 звонков в день.
Если в день поступает 900 звонков, делим общее количество на норму одного сотрудника: 900 звонков ÷ 90 звонков на одного оператора = 10 операторов. Это базовая численность персонала при равномерной нагрузке.
Но в реальности звонки поступают неравномерно — есть часы пик. Чтобы учесть это, добавляют коэффициент пиковых нагрузок, обычно от 1,1 до 1,3.
Применим, например, коэффициент 1,2:
10 операторов × 1,2 = 12 операторов
В итоге для стабильной работы колл-центра при таком потоке звонков понадобится примерно 12 операторов.
Такой расчет опирается на стабильные показатели, но не учитывает изменения в бизнесе и эффективность отдельных сотрудников.
Расчет «от ФОТ»
Иногда компания сначала определяет фонд оплаты труда, а потом под него рассчитывает численность.
Например, ФОТ на месяц — 1 млн ₽. Средняя зарплата одного специалиста — 100 000 ₽.
1 000 000 ₽ ÷ 100 000 ₽ = 10 человек можно нанять.
Такой подход предупреждает перерасходы в бюджете, но блокирует наем необходимых специалистов.
Расчет по аналогии
Используется, когда компания растет и нужно понять, сколько специалистов необходимо нанять в новую команду. За основу можно брать уже работающий аналогичный отдел.
Например, в маркетинговом отделе 5 человек делают 10 кампаний в месяц для проекта. Если планируется запуск еще одного проекта с таким же объемом компаний, потребуется 5 новых сотрудников.
Такой метод расчета быстрый и простой, но есть риск скопировать ошибки текущей оргструктуры.
Формула расчета штатной численности работников
Росздравнадзор для бюджетных организаций вывел формулу расчета показателя штатной численности. Для частных компаний таких правил нет, но можно пользоваться утвержденной, адаптировав ее под деятельность бизнеса.
Штатная численность = объем работ ÷ (фонд рабочего времени × планируемая выработка на одного специалиста × коэффициент выполнения)
Рассчитаем показатель по следующим вводным:
Объем работ — 10 000 единиц продукции.
Фонд рабочего времени — 184 часа в месяц. Количество рабочих часов в месяце можно посмотреть в производственном календаре.
Планируемая выработка на одного специалиста — 5 единиц продукции в час.
Коэффициент выполнения — 0,9. Этот показатель можно рассчитать, разделив план на факт за то же время.
Штатная численность на объем работ = 10 000 ÷ (184 × 5 × 0,9) = 12 человек.
Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
При расчете нужно учитывать следующие факторы:
🟡 Отпуска, больничные, декрет. Редко кто работает 12 месяцев без перерывов. Значит, нужен запас — минимум 10–15% от расчетной численности. Особенно в ключевых командах, где каждый человек критически важен. Например, если по расчетам нужно 6 сотрудников, HR закладывает 7, чтобы перекрыть форс-мажоры.
Чтобы учесть эти факторы, есть показатель КН — коэффициент невыхода. КН = 1 + доля нерабочего времени в годовом фонде рабочего времени.
Например:
- Отпуск — 28 дней
- Годовой рабочий фонд — примерно 250 рабочих дней
- Доля нерабочего времени = 28 / 250 ≈ 0,112
КН = 1 + 0,112 = 1,112
Допустим, по расчетам вам нужно 10 сотрудников при идеальной 100-процентной загрузке. С учетом отпусков, больничных и других невыходов: 10 × 1,112 = 11,12 → округляем до 11–12 человек.
🟡 Эффективность и выгорание. Разные люди работают с разной скоростью. А если на одного сотрудника возложили много задач, он выгорит и уйдет — это прямой риск для бизнеса. Решение — регулярная оценка производительности и перераспределение нагрузки. HR-аналитика и встречи один на один дают реальную картину: кто справляется, кому тяжело, где нужна помощь.
🟡 Влияние автоматизации. Часть задач можно убрать с помощью цифровых решений: планировщиков, шаблонов, автоотправок. Это снижает нагрузку и позволяет не увеличивать штат. Такую работу берет на себя система автоматизации рекрутмента Хантфлоу, которая избавляет команду подбора от повторяющихся задач.
🟡 Уровень зрелости процессов. Если процессы хаотичны, задач становится все больше. То же самое с новичками: пока они не адаптируются, их эффективность ниже. Без автоматизации, обученных тимлидов и стандартов нужно усиление штата. Позже, когда все устоится, численность можно скорректировать.
Правильно рассчитанная численность — основа стабильной работы команды. Чтобы рекрутеры не тонули в рутине, подключайте Хантфлоу. Система автоматизирует подбор и помогает справляться с ростом нагрузки на команду найма.
