Народная мудрость советует готовить сани летом. Мы прислушались к рекомендации предков и провели ивент о планировании подбора, чтобы в новом бизнес-сезоне рекрутеры не столкнулись с сорванными планами и выгоранием.
С экспертами из Dodo Brands, Flipper Devices, Timeweb и Хантфлоу обсудили, как планировать наем, исходя из целей бизнеса, на какие метрики опираться и что поможет оценить работу рекрутеров. Также разобрались, как поддержать себя в период интенсивной работы.
Планируя подбор, компании часто сталкиваются с 4 проблемами:
- Нет метрик.
- Резкий рост количества вакансий.
- Позиции не закрываются в срок.
- Кандидаты нужны «еще вчера».
Решить эти сложности можно с помощью прозрачной и достоверной аналитики подбора. Метрики помогают оценивать эффективность найма и синхронизировать планы бизнеса с возможностями рекрутеров.
Важные метрики подбора
Главная метрика, которую нужно контролировать, — время закрытия позиции, но не вакансии. В рамках одной вакансии часто нужно закрыть несколько позиций. Если не учесть это правило, появляется путаница и статистика становится недостоверной.
Отчет о времени закрытия позиций в Хантфлоу помогает понять:
- средний срок закрытия позиций;
- среднюю просрочку по закрытиям;
- количество нанятых кандидатов за период;
- процент позиций, закрытых в срок;
- число позиций, по которым была просрочка.
Чтобы влиять на время закрытия позиции, важно знать длительность нахождения кандидата на каждом этапе подбора — это тоже отображается в Хантфлоу. Если установить целевой срок нахождения специалиста на каждом уровне воронки, система уведомит рекрутера и заказчика о нарушении плана. Компании, которые пользуются этим инструментом, в течение первых трех месяцев после внедрения смогли сократить срок закрытия позиций на 30%.
На срок закрытия позиции также влияет наполнение воронки подбора. Чем больше в воронке кандидатов из эффективных источников, тем выше шанс закрыть позицию быстрее. Контролировать качество наполнения воронки можно с помощью 3 групп данных из Хантфлоу — о кандидатах, об источниках и об отказах.
Чтобы правильно интерпретировать общие показатели воронки, стоит анализировать информацию о том, как конкретный кандидат двигался по этапам найма, и дополнительно рассматривать воронки с детализацией по рекрутерам.
Аналитика настроена — что делать дальше
Если компании удалось настроить прозрачную и достоверную аналитику подбора, следующие шаги для улучшения найма — переход к SLA и формирование плана подбора на основе поступивших заявок.
В Хантфлоу есть инструменты, которые автоматически рассчитывают срок закрытия позиции и напоминают рекрутеру, когда нужно взять позицию в работу, чтобы уложиться в SLA.
Как мы планируем подбор
Планирование подбора в Dodo Brands проходит в конце года и начале лета и синхронизировано с финансовым планированием. Этот процесс состоит из 4 этапов:
- Лидеры юнитов корректируют финансовые планы, продумывают наем и делятся планами с рекрутментом.
- Рекрутмент обсуждает с лидерами юнитов и C&B-менеджером оклады команды и оценивает, насколько они соответствуют рыночным. Корректировка зарплат происходит раз в год.
- Финансовые партнеры и лидер найма синхронизируют финансовый план с бэклогами вакансий. Бэклог — это список вакансий, которые уже открыты или работа над которыми предстоит. В Dodo Brands 2 бэклога: бизнес-бэклог и IT.
- Рекрутмент расставляет приоритеты, какие вакансию нужно закрыть в первую очередь, а что можно отложить. Чтобы принять решение, лидер найма советуется с руководителями юнитов. Если не удается договориться, привлекаем С-level-сотрудников.
Как оцениваем эффективность команд найма
Мы работаем по OKR, а не по KPI, поэтому в приоритете качество работы, а не количество закрытых вакансий.
Оцениваем работу рекрутеров с помощью 3 инструментов:
- Собираем ежеквартальную аналитику, где подчеркиваем важные показатели, обозначаем провалы, инсайты и планы на следующий период.
- С помощью анкетирования получаем обратную связь от заказчиков и кандидатов. С нанимающими менеджерами также проводим развернутые интервью.
- Собираем метрики и показываем лидерам, как они меняются от периода к периоду.
Показатели, на которые мы обращаем внимание:
Что помогает пережить бурный наем
Справляться с большим потоком заявок на подбор нам помогают 5 принципов:
- Обучаем нанимающих менеджеров основам подбора.
- Практикуем гибкость и взаимовыручку в отношениях с заказчиками.
- Обеспечиваем прозрачность метрик на всех этапах воронки.
- Прежде чем менять процессы, аргументируем решение.
- Заранее готовим ресурсы: нанимаем рекрутеров, договариваемся с агентствами, оплачиваем доступы к сервисам и системам.
Как управлять подбором и оптимизировать его
Подготовка к найму — важная часть процесса подбора, которая основывается на 8 рекомендациях:
- Оценивайте вызовы, с которыми обычно сталкиваетесь в процессе найма. Например, это может быть необходимость нанимать специалистов высокого уровня в сжатые сроки.
- Выявляйте паттерны найма. Для этого проанализируйте, как был устроен подбор, насколько он интенсивный, обратите внимание на повторяющиеся ситуации.
- Готовьтесь к предстоящему найму: собирайте заявки на подбор, договаривайтесь о сроках закрытия позиций.
- Оценивайте сдерживающие факторы подбора. Проанализируйте бэкграунд, выявите проблемы найма и подумайте, почему не удается достичь поставленных результатов.
- Продумайте, как преодолеть стоп-фактор подбора. Для этого обратите внимание на метрики и свой опыт закрытия позиций.
- Не забывайте о роли данных в принятии решений. Также метрики помогут проанализировать каждый этап подбора и продемонстрировать топ-менеджменту результаты работы рекрутмента.
- Управляйте пулом кандидатов. Например, в Хантфлоу можно проставлять источник, откуда специалист оказался в базе. Это помогает оценивать эффективность каналов.
- Стремитесь к взаимозаменяемости. Важно, чтобы команда не тормозила подбор. Например, важно сделать так, чтобы техническое интервью могли провести несколько сотрудников.
На что обращают внимание кандидаты при трудоустройстве
Чтобы быстрее закрывать вакансии и привлекать лучших специалистов, учитывайте критерии кандидатов при выборе работы:
- Work-life balance и гибкий график. Важно помнить, что сотрудники — не машины. Им требуется отдых и иногда коррективы в рабочем графике, чтобы разобраться с личными делами.
- Равенство и инклюзивность особенно актуальны для международного найма. Выражается в равенстве возможностей кандидатов независимо от расы и пола.
- Комфортное офисное пространство с необычными зонами. Например, у нас есть диджейская стойка для сотрудников и мастерская с 3D-принтером.
- Возможности для карьерного и профессионального роста. Несмотря на то что в любой работе есть рутина, следите за тем, чтобы сотрудник не утонул в потоке однотипных задач.
- Стабильность и надежность. В непростые времена на этапе собеседования можно рассказывать кандидатам о финансовых результатах компании, чтобы уверить в устойчивости бизнеса.
- Бренд компании и медийность. Предложите сотрудникам фирменный мерч, который они захотят носить в обычной жизни, выступайте на профильных конференциях, ведите соцсети. Это позволит быть более узнаваемыми в глазах кандидатов.
- Рыночная зарплата и бонусы. Важно следить за тенденциями изменения окладов и не бояться предлагать специалистам новые варианты бонусов.
- Культура и ценности компании. Стоит доносить кандидатам миссию компании, чего она хочет добиться и с помощью каких ресурсов.
Как удерживать сотрудников
За 4 года по собственному желанию из Flipper Devices уволились 3 человека. Наем нового сотрудника стоит от 2 до 8 окладов уволившегося специалиста, поэтому выгоднее удерживать команду, а не искать замену. Для этого мы используем 4 приема.
1. Сначала уточняем у кандидата, какой доход ему комфортен, а не называем свою цифру. Это помогает узнать реальные ожидания специалиста и предотвратить его возможное увольнение в будущем из-за неудовлетворенности зарплатой.
2. Спрашиваем, как у сотрудников дела. Если у эйчара с командой доверительные отношения, специалисты поделятся проблемами, и это поможет предотвратить увольнение.
3. Проявляем эмпатию и заботу. Эйчар должен заботиться о команде, поддерживать и защищать интересы сотрудников, выстраивать здоровую коммуникацию.
4. Формируем EVP. Обычно джунам для работы достаточно удовлетворения базовых потребностей — рыночной зарплаты и бенефитов типа ДМС. Мидлы хотят прокачиваться, поэтому им нужны новые знания и нетворкинг. Сениорам и лидам важно знать, что они делают что-то значимое. Потребности специалистов отлично укладываются в пирамиду EVP. При этом важно прокачивать все уровни — только так пирамида будет работать на удержание.
О чем помнить, предлагая контроффер
Выставляя контроффер, помните о 3 рисках:
- лояльность и приверженность специалиста команде уже под сомнением;
- другие члены команды могут почувствовать себя обесцененными из-за контроффера коллеги;
- сотрудник через полгода может все равно покинуть компанию, поэтому лучше начать заранее готовиться к его уходу.
Если не готовы столкнуться с рисками и у вас есть ресурсы на подбор нового сотрудника, уточните у специалиста, уверен ли он в решении уволиться, и отпустите.
Как устроен стресс
Стресс — нормальная реакция на угрозу в работе или личной жизни. Он развивается по такому механизму независимо от уровня опасности: человек нервничает → вырабатывается гормон кортизол → учащается сердцебиение, мышцы наливаются кровью → организм готов спасаться.
Стресс нужен, чтобы у человека были силы избежать опасности. Но при этом его механизм настолько изнурителен для организма, что может ухудшиться самочувствие, появятся проблемы с питанием. Если человек нервничает постоянно, стресс становится хроническим.
Как справиться со стрессом на работе
У каждого человека индивидуальных список ситуаций, в которых он испытывает стресс. Справиться с переживаниями помогут 4 приема.
1. Обращайте внимание на свое состояние. Разделите свои задачи на 3 группы:
- задачи, которые вызывают у вас больше всего стресса;
- дела, из-за которых вы переживаете средне;
- поручения, которые вас успокаивают.
Планируйте нагрузку так, чтобы в первый день заниматься только приятными задачами, на следующий день перейдите к вопросам, которые вас немного тревожат. Затем возьмитесь за задачи, которые вызывают больше всего стресса. Это поможет накопить силы.
2. Преодолейте хаос и настройте рутину. Чтобы это сделать, нужно:
- отказаться от многозадачности;
- закладывать объективное и точное количество времени для каждой задачи;
- хранить информацию в календарях и таск-трекерах;
- знать процент выполненных задач;
- иметь запас кандидатов и договоренности с коллегами, которые могут подменить вас в случае форс-мажора;
- ввести рутину в привычку.
3. Реалистично планируйте дела. Составляя список задач на день, закладывайте время даже на мелочи. Например, учтите, что на встречу кандидата понадобится 15 минут, а на составление саммари после собеседования для заказчика — еще 20. Так вы увидите реальную нагрузку и в конце дня не будете разочарованы из-за того, что не успели выполнить все.
4. Правильно ведите список дел. Для этого стоит соблюдать 3 правила:
- Записывайте все дела в один список и держите его под рукой. Затем выделите время, приоритезируйте дела и только потом беритесь за выполнение.
- Не зацикливайтесь на дорогих приложениях для планирования — хватит бесплатных инструментов Гугла.
- Не настраивайте автоповторение задач, а вносите повторяющиеся дела в список вручную.
Приложения для планирования:
- Todoist,
- Google Keep,
- Trello,
- заметки в телефоне.
Что почитать и посмотреть о планировании и стрессе
- Стивен Хайес «Освобожденный разум. Как побороть внутреннего критика и повернуться к тому, что действительно важно».
- Кристин Нефф «Внутренняя сила. Как заявить о себе во весь голос и научиться отстаивать свои интересы».
- Лена Николенко «К черту хаос! Организация взрослой жизни, наполненной смыслом».
- Эмили Нагоски и Амелия Нагоски «Выгорание. Новый подход к избавлению от стресса».
- Видео «Навыки жизни с СДВГ» — актуально для всех.
- Даниэль Канеман «Думай медленно… решай быстро».
