График отпусков: образец, что это, зачем нужен, когда составлять

График отпусков — это обязательный кадровый документ, в котором фиксируют, кто, когда и на сколько дней уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Его составляют заранее — обычно на следующий календарный год.

Для HR, специалистов по КДП и руководителей команд график отпусков — это способ держать под контролем загрузку сотрудников и избегать сбоев в работе.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков решает несколько задач:

Когда графика нет, сотрудники чаще просят отпуск «по ситуации». В итоге решения принимаются в последний момент. График переносит обсуждение отпусков на этап планирования, когда еще можно учесть задачи бизнеса и договориться без спешки
Отпуска коллег могут пересекаться — это нормально. Но с графиком такие ситуации видны заранее, и их можно обсудить и скорректировать без риска для проектов
После утверждения графика у всех есть единое понимание: когда сотрудник уходит в отпуск, как команда будет работать в этот период. Это снижает недопонимание и количество споров
График становится опорной точкой для расчета отпускных и контроля использования отпусков

Когда составлять и утверждать график отпусков на год

Согласно статье 123 ТК РФ, график отпусков нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется.

Таким образом, график отпусков на 2027 год должен быть утвержден не позже 17 декабря 2026 года.

Обычно с октября-ноября специалисты по КДП начинают работу по составлению графика отпусков: просят каждое подразделение внести свои даты, оформляют график и подписывают его. Важно дать каждому отделу время, чтобы согласовать даты отпусков внутри, особенно если не должно быть пересечений.

Что будет, если не вести график отпусков

Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, отсутствие графика отпусков является административным правонарушением. Ответственность:

Должностное лицо: предупреждение или штраф от 1000 ₽ до 5000 ₽
ИП: штраф от 1000 ₽ до 5000 ₽
Компания: штраф от 30 000 ₽ до 50 000 ₽

Выплата штрафа не освобождает от обязанности составить и утвердить график отпусков.

Однако не все работодатели обязаны оформлять график отпусков. Исключение — микропредприятия и некоторые НКО со среднесписочной численностью сотрудников до 15 человек, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ. Они могут полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, включая график отпусков.

В этом случае условия об отпусках нужно закрепить в трудовых договорах. Например, оформить отдельное письменное соглашение с сотрудником. Если даты отпуска меняются, такое соглашение нужно обновить.

Также могут не создавать графики отпусков работодатели-физические лица.

Образец графика отпусков

Работодатель может разработать собственную форму графика отпусков и закрепить ее в учетной политике в виде приложения. Альтернатива — использовать унифицированную форму Т-7 «График отпусков».

График отпусков образец — *Унифицированная форма графика отпусков*

Редакция Журнала Хантфлоу создала еще один вариант графика отпусков — более автоматизированный:

Таблица автоматически считает, сколько дней сотрудник будет в отпуске
В файл встроен счетчик остатка дней отпуска
Есть удобная визуализация, которая показывает, в каком месяце ожидаются отпуска

Вы можете отредактировать таблицу: добавить больше дней отпуска конкретным специалистам, настроить фильтрацию по отделам. Формулы не сломаются.

Ведение графика отпусков можно упростить с помощью Google Таблиц, а для оптимизации найма используйте систему Хантфлоу. С ее помощью в один клик можно публиковать вакансии на популярных джоб-сайтах, разбирать отклики, согласовывать кандидатов с заказчиками и анализировать наем с 16+ готовыми отчетами. Посмотрите, как это работает, — приходите на персональную презентацию системы.