Одна из панельных дискуссий на главном форуме про рекрутинг НАЁМ была посвящена работе с удаленными сотрудниками. Спикеры из AXELOT, журнала «Кадровое дело» и Flipper Devices рассказали, какие нюансы нужно учитывать, нанимая сотрудников на дистанционную работу.
Редакция Журнала Хантфлоу послушала все выступления и подготовила материал о том, как нанимать удаленщиков и взаимодействовать с ними.
Виды удаленной работы
Удаленная работа бывает двух видов:
- Постоянная, при которой сотрудник всегда работает вне офиса.
- Временная, которая делится на 2 подвида:
- ограниченная — сотрудник работает вне офиса не более 6 месяцев;
- периодическая — специалист чередует работу из дома и офиса.
Даже если специалист только один день в неделю работает из дома, он считается дистанционным сотрудником и на него распространяются нормы ТК РФ об удаленной работе.
Плюсы и минусы удаленной работы на опыте группы компаний AXELOT
После пандемии 2020 года 90% сотрудников нашего производственного департамента перешли на удаленный формат работы. Из-за этого мы заметили снижение производительности работы специалистов и приняли решение вернуть 70% сотрудников в офис. Половина из них стала работать из офиса постоянно, а другая половина — в гибридном формате.
Несмотря на изменения, у нас все равно есть сотрудники, которые работают удаленно, поэтому расскажу, с какими плюсами и минусами этого формата мы сталкиваемся.
Преимущества и недостатки удаленки для сотрудников
| Преимущества | Недостатки |
| Можно самостоятельно организовать свой режим работы, если конкретный график не определен в трудовом договоре или локальном нормативном акте компании. | Человек, который работает из дома, как будто постоянно находится в офисе. У него нет возможности прийти и уйти с работы. |
| Не нужно соблюдать дресс-код. | Низкая физическая активность. |
| Можно сэкономить время и деньги на дорогу в офис и обратно. | Могут возникать технические проблемы, например отключение электричества или интернета. |
| Можно работать из любой точки мира. | Нехватка живого общения с командой, из-за чего могут случаться выгорания. |
| Можно самостоятельно организовать удобное рабочее место с комфортным климатом в помещении. | Домочадцы могут не понимать, что человек работает, и отвлекать. |
| Обычно нет контроля со стороны работодателя за началом и окончанием рабочего дня. | Сложнее сменить работу, так как не все работодатели готовы предоставить удаленку. |
Преимущества и недостатки удаленки для работодателя
| Преимущества | Недостатки |
| Уменьшаются затраты на аренду офиса, кофе, чай, воду и другие покупки для сотрудников. | Ухудшается коммуникация между сотрудниками. Не всегда в переписке или на онлайн-созвоне удается быстро договориться. |
| Рынок найма становится шире: можно искать сотрудников по всей стране и за ее пределами. | Работодатель не может полностью контролировать, как проходит рабочий день сотрудника, его нагрузку и выполненные задачи. |
| Удаленку можно использовать как бонус, поощряя им самостоятельных и организованных специалистов. | Для эффективной работы удаленщиков у работодателя должна быть крепкая материально-техническая база. Поэтому потребуются затраты на системы контроля и отчетности, а также на программы для постановки задач. |
| Сложнее вовлекать специалистов в корпоративную жизнь. | |
| Сложнее обучать и адаптировать сотрудников. |
Что нужно прописать в трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе
- Указание, что специалист будет выполнять трудовую функцию дистанционно.
- Постоянное или преимущественное место выполнения трудовой функции.
- Контакты для связи: электронная почта сотрудника и работодателя, почтовый адрес, на который работник будет получать корреспонденцию. Чтобы отказ сотрудника отвечать на сообщения имел юридические последствия, важно, чтобы письмо отправлял человек, который указан в трудовом договоре или иных документах как представитель работодателя для специалиста.
- Режим рабочего времени. Дистанционный работник вправе сам определять график работы. Однако компания в трудовом договоре может закрепить, что специалист будет работать по графику организации, обозначенному в правилах внутреннего трудового распорядка.
- Порядок выхода сотрудника в офис по собственной инициативе или по требованию работодателя. Важно предусмотреть, в каких случаях работник обязан приехать в офис и за сколько дней должен предупредить о приезде, если по своему желанию хочет какое-то время поработать из офиса.
- Сроки и форма передачи результатов работы и отчетов.
- Форма и время реагирования на запросы работодателя.
- Порядок и размер возмещения расходов.
Чтобы коммуникация с удаленным сотрудником была постоянной и работодатель мог на нее влиять, в трудовом договоре важно закрепить 5 положений:
- Определить инструменты взаимодействия работодателя и сотрудника. Это может быть КЭДО, электронная почта, мессенджеры, обычная почта.
- Закрепить обязанность специалиста обеспечивать рабочее состояние всех инструментов взаимодействия. Например, поддерживать необходимый уровень заряда телефона, чтобы видеть сообщения, которые приходят в корпоративный мессенджер.
- Обозначить обязанность сотрудника уведомлять работодателя о невозможности пользоваться инструментами взаимодействия, если, например, украли телефон или сломался ноутбук, где настроен доступ к корпоративной почте.
- Закрепить, сколько раз в день специалист должен проверять средства коммуникации, чтобы не пропустить важные сообщения.
- Закрепить обязанность сотрудника регулярно проверять почтовый ящик по домашнему адресу.
Какие расходы нужно возмещать дистанционному работнику
Работодатель должен обеспечить удаленщика оборудованием, программами и другими средствами, которые необходимы для работы. Сотрудник может использовать свою технику и сервисы, но в таком случае работодатель обязан выплачивать компенсацию.
Порядок, сроки и размер возмещения должны определяться в трудовом договоре, дополнительном соглашении к трудовому договору, коллективном договоре или локальном акте.
С 1 января 2024 года законодатель установил лимит компенсации удаленным сотрудникам за использование своей техники и программ, которая освобождается от НДФЛ. Максимальный размер возмещения — не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно либо размер трат, подтвержденный документально и закрепленный в трудовом договоре или локальном акте.
Как обмениваться документами с удаленным сотрудником
Работодатель может заключить трудовой или ученический договор, а также договор о материальной ответственности с помощью обмена электронными документами. Таким же образом можно внести изменения в указанные договоры. Для подписания работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а сотруднику — квалифицированная или неквалифицированная подпись.
В остальных случаях работодатель может предусмотреть другой способ обмена документами — например, через корпоративную электронную почту. Этот способ должен быть закреплен в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору.
Какие электронные подписи нужны для кадрового электронного документооборота
Почти все кадровые документы можно подписывать электронной подписью и обмениваться ими через интернет в системе КЭДО за исключением:
- бумажной трудовой книжки;
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа (распоряжения) об увольнении работника;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Четыре вида документов, которыми нельзя обмениваться в КЭДО, нужно оформлять на бумаге и заверять собственноручными подписями сотрудника и работодателя.
Самая защищенная электронная подпись для КЭДО — усиленная квалифицированная. Она нужна начальнику отдела кадров и главному бухгалтеру. У такой подписи наибольший набор функций. Помимо подписания документов в КЭДО, с ее помощью можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным, сдавать кадровую отчетность в Социальный фонд России и Росстат.
Сотрудникам нужно выпустить усиленные квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи — с их помощью можно подписывать большинство кадровых документов.
Если вы решили перейти на КЭДО и выпускать электронные подписи сотрудникам, следите за их сроком действия и просите специалистов вовремя подавать заявки на перевыпуск. Иначе сотрудник утратит работающую подпись, и ему потребуется время для ее восстановления.
Инструменты для организации работы удаленной команды
Чтобы контролировать работу сотрудников, у нас создана единая система, к которой подключается каждый специалист в начале рабочего дня. Если сотрудник не вошел в систему, через 2 часа я связываюсь с ним в других каналах и узнаю, все ли в порядке.
В некоторых департаментах проводятся рабочие пятиминутки. Это созвон в скайпе, где команда кратко обсуждает планы на день.
Чтобы вовлекать удаленщиков в корпоративные мероприятия и организовать работу распределенной команды, мы используем 6 инструментов:
- Автоматизировали онбординг. В слаке представляем новичка в отдельном треде, где другие сотрудники могут поближе познакомиться с человеком и обсудить совместные интересы.
- Когда специалист приходит в компанию, в специальном боте он выбирает свои интересы. Таким образом все сотрудники делятся на мини-группы по увлечениям и находят интересных собеседников.
- Каждую пятницу ребята из разных уголков объединяются в группы и онлайн играют музыку для команды.
- Вся команда регулярно встречается в офлайне. Например, в прошлом году у нас был корпоратив в Стамбуле с афтепати в Таиланде.
- Каждый день в 13:00 по МСК проводим созвоны-дейлики, где отделы обсуждают планы и задачи.
- Планируем по методологии Kanban — каждые 2 недели в среду подводим итоги спринта и ставим задачи на следующий.
За что можно уволить дистанционного сотрудника
Удаленного сотрудника нельзя уволить за прогул, даже если нет письменного соглашения о дистанционном характере работы. Однако законодатель закрепил в ТК РФ два дополнительных основания для расторжения трудового договора с дистанционным работником по инициативе компании.
Увольнение за невзаимодействие с работодателем
По этому основанию можно уволить специалиста на постоянной, временной или частичной удаленке, который без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд.
Как при увольнении по любому дисциплинарному основанию, в этом случае работодатель должен установить, есть ли у сотрудника уважительная причина, по которой он не выходил на связь. Также необходимо запросить объяснительную.
Изменение работником местности выполнения трудовой функции
Основание можно применить к сотруднику, который находится на постоянной удаленной работе. Чтобы воспользоваться этой нормой, в трудовом договоре должно быть зафиксировано место выполнения работником трудовой функции. Также стоит предусмотреть обязанность специалиста уведомлять работодателя о переезде.
Используя это основание для увольнения, работодатель должен доказать:
- Факт переезда человека в другой город.
- Факт невозможности сотрудника работать на прежних условиях из-за переезда. Например, из-за смены часового пояса специалист не сможет выходить на связь по графику работы компании.
Главное о работе с удаленщиками
- Даже если специалист работает один день из дома, а остальные — из офиса, на него распространяются права и обязанности удаленного сотрудника.
- Работодатель обязан предоставить удаленщику технику и программы для работы либо выплатить компенсацию, если специалист использует собственное имущество.
- С дистанционными сотрудниками можно обмениваться документами с помощью кадрового электронного документооборота. Тогда кадровику потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а сотрудникам — квалифицированная или неквалифицированная.
- Чтобы контролировать работу удаленных специалистов, можно фиксировать с помощью специальной программы, приступил ли сотрудник к задачам в начале рабочего дня, а также организовывать ежедневные пятиминутные планерки.
- Удаленного сотрудника нельзя уволить за прогул, даже если не было соглашения о дистанционной работе.
- В трудовом кодексе закреплено 2 дополнительных основания для увольнения удаленщика по инициативе работодателя:
- за невзаимодействие с работодателем более двух рабочих дней подряд;
- за изменение места выполнения трудовой функции, из-за чего специалист не сможет работать на прежних условиях.
