Мало найти отличного кандидата. Важно помочь ему адаптироваться в компании и успешно пройти испытательный срок.
Вместе с экспертами из Time t0 IT и Хантфлоу разобрались, как сделать процесс онбординга приятным, нетравматичным и эффективным.
Публикуем видео и тезисы выступлений:
Типичные проблемы в онбординге
- Много ручной работы.
- Аналитика отсутствует или данные собираются вручную. Нет прозрачности и достоверной информации.
- Не выстроена коммуникация с заказчиками, информация хранится в разных местах.
- Рекрутеры не контролируют, как заказчики работают с новичками.
- Нет понимания, почему сотрудники увольняются во время испытательного срока.
Как организовать процесс адаптации с помощью Хантфлоу
Настройте воронку
Воронка в Центре аналитики Хантфлоу — уникальный дашборд, который визуализирует основные показатели рекрутинга в одном графике:
- количество кандидатов,
- источники,
- причины отказов.
Воронка подбора не заканчивается выходом на работу. В нее можно добавить этапы адаптации и испытательного срока. С помощью аналитики можно отслеживать, почему не все кандидаты проходят испытательный срок.
Разделите зоны ответственности
В Хантфлоу пользователя можно подключить в качестве рекрутера или заказчика. А на каждый этап воронки можно добавить разных пользователей в зависимости от их зоны ответственности. Например, в роли заказчика на этапе обучения или стажировки может быть любой сотрудник из команды новичка, даже если он не был нанимающим менеджером. Так ответственный специалист будет получать уведомления о появлении новых сотрудников на своих этапах.
Ответственный за адаптацию должен фиксировать всю информацию о ходе онбординга. Для этого можно добавить комментарий в карточку кандидата в Хантфлоу или заполнить форму обратной связи. Сбор таких данных позволяет направлять и корректировать процесс адаптации.
Отправляйте сотрудникам анкеты для сбора фидбека
Анкеты можно использовать во время онбординга для ассессмента после первой недели работы в компании. Опросник придет на почту специалисту из Хантфлоу, а все ответы автоматически подгрузятся в систему.
Настройте фоллоу-апы
Настройте автоматическую отправку фоллоу-апов с полезной информацией о компании, процессах и корпоративной культуре.
Письма можно отправлять с разной периодичностью. Например, в первый день отправьте приветственное письмо и ссылку на видео о компании, а на третий — ссылку на внутренний образовательный портал. Таким образом можно отправить до 5 писем.
Управляйте процессом адаптации
Чтобы процесс адаптации стал эффективнее, в Хантфлоу можно анализировать 3 отчета:
- Воронка подбора с источниками и причинами отказа позволяет находить проблемные места на разных этапах.
- Среднее время нахождения кандидата на этапе покажет, где возникают трудности у новичков.
- Детализация по рекрутерам поможет понять, кто из рекрутеров находит наиболее подходящих кандидатов, которые легко адаптируются.
Расскажу о проблемах адаптации и методах их решения на примере кейса одной компании.
Проблемы в процессе адаптации и их причины
| Проблема | Причины |
| Нет наставника, закрепленного за новичком. |
|
| Нет четкой инструкции, что делать новому сотруднику. |
|
| У новичка много стресса. |
|
| Нового сотрудника сразу вводят в команду. Если он уходит или его увольняют во время испытательного срока, команда стрессует. |
|
| Нет понимания, насколько новый сотрудник организован, целеустремлен и проактивен. |
|
Актуальные методы адаптации
Наставник для каждого нового сотрудника. Задачу наставничества сняли с тимлидов и передали менее загруженным сотрудникам ниже уровнем. Час работы такого специалиста стоит меньше, чем час работы тимлида, а времени новичку он может уделить больше.
В процессе взаимодействия с подопечным наставник прокачивает и собственные софт-скиллы.
Чек-лист на время испытательного срока. Преимущества чек-листов:
- легко воспринимаются;
- дают возможность наставнику или руководителю новичка оценить прогресс, не беспокоя лишний раз сотрудника;
- помогают понять, насколько сотрудник организован: внимательный и ответственный человек будет отмечать выполненные задачи в чек-листе;
- можно персонализировать под разные грейды и должности.
Чек-листы можно хранить на внутренних платформах с общим доступом — например, в Confluence.
Постановка цели сотрудника на время испытательного срока. Не обязательно ставить профессиональную цель. Сотрудник может взяться за личный челлендж, который давно откладывал: бросить курить или начать регулярно заниматься спортом.
Этот метод помогает понять уровень организованности и целеустремленности специалиста, а также дает человеку возможность почувствовать себя счастливее и расслабленнее.
Функциональная структура «Кафедра» — это первый этап адаптации новичка в компании. Он длится от недели до месяца в зависимости от грейда сотрудника.
«Кафедра» позволяет сотруднику погрузиться в процессы и культуру компании без стресса. Если специалиста увольняют «на кафедре», это избавляет команду от лишних переживаний, так как с новичком еще не успели познакомиться.
На «кафедру» для обучения можно вывести любого сотрудника в любой момент. Пока специалист «на кафедре», он не выполняет рабочие задачи.
Время в календаре наставника для вопросов новичка. Этот метод позволяет не снижать продуктивность наставника: его не отвлекают от рабочих задач каждый час — для ответа на вопросы есть специально отведенный слот.
Такой подход позволяет работать упорядоченно. Новичок видит, что в компании нет хаоса, все продумано до мелочей.
Разделение зон ответственности между профильными коллегами, например:
- эйчар рассказывает про правила работы с разными инструментами;
- CM рассказывает про процессы;
- руководитель гильдии рассказывает о ее правилах;
- Product Owner рассказывает про продукт;
- наставник всегда рядом и готов ответить на любые вопросы.
Обучающее видео. Оно позволяет экономить средства компании. Рабочие часы сотрудника, который проводит онбординг, в долгосрочной перспективе окажутся дороже производства видеоролика, а специалисту не придется постоянно рассказывать одно и то же. Кроме того, модный и современный ролик сделает обучение интереснее.
Мы объединили 7 методов в один процесс:
Как устроен процесс адаптации в Хантфлоу
Участники процесса адаптации в Хантфлоу:
- Рекрутер — решает все организационные вопросы, общается с новым сотрудником и командой, ставит задачи специалисту по КДП и системному администратору.
- Руководитель нового сотрудника — помогает погружаться в новые процессы, ставит задачи, дает обратную связь.
- Кандидат — выходит на новую работу и старается как можно быстрее погрузиться в процессы.
- Специалист по КДП — отвечает за оформление нового сотрудника.
- Системный администратор — помогает решать технические вопросы: выдает рабочий ноутбук и настраивает доступ к корпоративным платформам и программам.
Во время пребординга рекрутеру нужно:
- обговорить организационные вопросы с сотрудником — например, собрать необходимые документы для оформления;
- решить организационные вопросы внутри команды вместе со специалистом по КДП, сисадмином, руководителем нового сотрудника;
- составить план на испытательный срок;
- подготовить письмо с планом на первый день, которое отправляем накануне выхода новичка.
Что происходит в первый рабочий день нового сотрудника:
- Сотруднику на корпоративную почту приходит велком-письмо. В нем поздравление с первым днем в команде и перечень полезных ссылок и материалов:
- велком-бук;
- план на испытательный срок;
- ссылка на корпоративный портал;
- чек-лист с доступами и перечнем корпоративных чатов;
- контакты руководителя.
- Рекрутер проводит велком-встречу. Помогает новичку настроить компьютер, проверяет наличие доступов, знакомит с компанией, корпоративной культурой, ценностями, традициями и отвечает на вопросы.
- На встрече с руководителем и командой менеджер начинает погружать новичка в рабочие процессы, обсуждает планы на испытательный срок, делится базой знаний и полезными материалами.
- В чат команды Хантфлоу приходит приветственное сообщение от нового сотрудника. Новичок коротко рассказывает о себе, предыдущем опыте работы, увлечениях, интересных фактах из своей биографии и роли в Хантфлоу.
- Новый сотрудник получает велком-пак с мерчем компании: брендированный чехол для ноутбука, блокнот, шоколад, носки.
По итогам испытательного срока сотрудники также получают ДМС и брендированную толстовку. Удаленные специалисты могут оформить денежную компенсацию для обустройства рабочего места — 20 000 ₽.
Через 2 недели, месяц и 2 месяца после начала работы проходят встречи нового сотрудника с рекрутером. На встречах обсуждают:
- обратную связь от руководителя новичка,
- процессы,
- команду,
- насколько комфортно работать.
По результатам встречи стоит вносить корректировки в процесс. Например, если сотруднику недостаточно фидбэка от руководителя, задача рекрутера — обсудить это с менеджером и вместе выстроить комфортный для всех процесс сбора обратной связи.
По итогам трех месяцев работы сотрудника в компании оцениваем результаты прохождения испытательного срока. Для этого на встречу приглашаем новичка, его руководителя и рекрутера. Перед встречей менеджеру нужно подготовить развернутую обратную связь и описать:
- успехи новичка;
- над чем стоит поработать;
- какие потенциальные точки роста есть у сотрудника.
Сотруднику тоже нужно подготовить обратную связь.
Автоматизация процесса адаптации с помощью Хантфлоу
У нас было несколько проблем:
- требовалась единая база данных по всем новичкам и процессу их онбординга;
- нужно было где-то фиксировать обратную связь от руководителей;
- необходимо контролировать все процессы адаптации, а новичков иногда выходит до 20 в месяц;
- процесс должен быть прозрачным.
Мы решили вести процесс онбординга до конца испытательного срока в Хантфлоу.
Добавили в воронку этапы с контрольными встречами через 2 недели, месяц и 2 месяца после начала работы. К каждому этапу прикрепили форму для сбора обратной связи от сотрудника. Так вся история прохождения испытательного срока и фидбэк новичка хранятся в одном месте — к информации можно вернуться в любое время.
Мы настроили автоматические напоминания в календаре о контрольных встречах.
Аналитика и работа с данными
Мы анализируем данные раз в квартал. Оцениваем процент сотрудников, которые не прошли испытательный срок. Делаем это по каждому подразделению, по каждому рекрутеру и в общем по компании.
Также анализируем причины увольнения на испытательном сроке. В таблице с причинами важно подробно описывать ситуацию. Это поможет проанализировать кейс и внести коррективы в процессы.
