Рекрутеры тратят часы на выполнение задач вручную: ведут вакансии в таблицах, сортируют резюме по папкам, пишут с нуля письма по одному и тому же шаблону, согласовывают кандидатов в мессенджерах и теряют информацию. Это замедляет подбор, усложняет взаимодействие с нанимающими менеджерами и мешает сосредоточиться на главном — поиске подходящих кандидатов и ответе на главный вопрос: как быстро закрыть вакансию.
Автоматизация подбора персонала помогает минимизировать рутину и выстроить упорядоченный процесс найма. В статье вместе с руководителем отдела автоматизации Хантфлоу Александрой Вихаревой рассказываем, какие HR-процессы можно оптимизировать уже сегодня, как работают программы для автоматизации подбора персонала и какие результаты они дают рекрутменту и бизнесу.
Для чего нужна автоматизация подбора персонала
🗂️ Организовать прозрачный бизнес-процесс подбора сотрудников в одном пространстве. Система автоматизации рекрутмента — это единое рабочее пространство, где компания ведет работу по закрытию вакансий. Такой подход помогает навести порядок на каждом этапе найма и разобраться, почему вакансии не закрываются в срок.
🤝 Наладить взаимодействие с нанимающими менеджерами. Важная задача ATS — помочь рекрутерам разделить ответственность за результат подбора с заказчиками и влиять на результат. Также система позволяет лучше понимать требования бизнеса к сотрудникам, быстрее получать фидбэк о кандидатах и сократить количество ошибок найма.
Хотя ответственность за закрытие позиций часто лежит на рекрутере, именно заказчики играют ключевую роль, определяя, кого и когда нанимать.
Без единой системы взаимодействия работа с заказчиками превращается в хаос, а общение через мессенджеры, почту или телефон лишает процесс упорядоченности.
Александра Вихарева,
руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
Чтобы помочь рекрутерам найти общий язык с заказчиками, система автоматизации рекрутмента Хантфлоу предлагает десятки функций. Например, в ATS можно настроить форму заявки на подбор с полями под потребности компании. Добавляйте или, наоборот, сокращайте количество вопросов для нанимающего менеджера, используйте формулировки, понятные бизнесу.
Также в Хантфлоу можно:
- Добавить заказчика на конкретный этап подбора по вакансии, чтобы разграничить зоны ответственности рекрутмента и бизнеса. Приглашая заказчика хотя бы на один этап, рекрутер автоматически открывает ему доступ к аналитике по всей вакансии. Это позволяет нанимающему менеджеру видеть, как идет работа
- Фиксировать требования к специалистам и итоги интерьвью прямо в комментариях в карточке кандидата, чтобы не потерять важную информацию от заказчиков в переписках в мессенджерах
⏰ Закрывать вакансии в срок. Инструменты HR-автоматизации помогают улучшать каждый этап воронки подбора, благодаря чему вакансии закрываются в срок. Например, CRM для подбора Хантфлоу включает более 20 готовых отчетов о рекрутинге в компании.
Аналитика — ключевой инструмент для эффективного управления подбором персонала. Хантфлоу предоставляет оперативные данные, которые позволяют выявлять узкие места в найме. Например, как долгая обратная связь от заказчиков влияет на сроки подбора и почему без расширения отдела рекрутмента не получится вовремя закрывать позиции.
Среди отчетов Хантфлоу:
- Отчет по времени закрытия позиций, который учитывает производственный календарь и паузы в подборе
- Отчет по воронке с информацией о движении кандидатов по этапам подбора и статистикой причин отказов
- Отчет по источникам резюме, который помогает понять, откуда приходят кандидаты и как они перемещаются по этапам подбора
- Отчет по движению кандидатов, который помогает отслеживать динамику работы рекрутера и предметно обсуждать кандидатов
- Оценка рекрутмента заказчиком по 10-балльной шкале с возможностью добавить развернутый комментарий
Больше об отчетах Хантфлоу читайте на странице платформы рекрутинговой аналитики.
Александра Вихарева,
руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
| ⚡ По данным сервиса онлайн-обучения Eduson, автоматизация подбора персонала помогла компании увеличить скорость найма на 30%. |
🗃️ Получать максимум от накопленной базы резюме. Дефицит квалифицированного персонала — основная проблема работодателей сегодня. Потребность в сильных сотрудниках растет, а рынок кандидатов ограничен. В таких условиях повышаются требования к рекрутерам: успешный подбор требует постоянного контакта с кандидатами. В этом рекрутерам помогает база резюме. Поэтому инструменты, которые помогают использовать ее максимально эффективно, особенно важны. Среди них искусственный интеллект Хантфлоу AI, встроенный в систему автоматизации рекрутмента Хантфлоу.
Хантфлоу AI превращает базу резюме в активный источник теплых кандидатов. Он непрерывно анализирует работу рекрутера над вакансией и рекомендует подходящих кандидатов из базы резюме.
⏳Экономить время рекрутеров. Системы автоматизации подбора персонала включают функции, которые помогают сократить количество рутины найма. Это, например:
- Публикация вакансий на джоб-сайтах прямо из ATS
- Сохранение резюме в базу в один клик
- Синхронизация с почтой и календарем, чтобы отправлять кандидатам письма из одной системы и за секунду назначать интервью
⚡ Благодаря автоматизации в HR рекрутеры ЭкоНивы-АПК каждый день экономят до двух часов на рутинных действиях.
Какие процессы в рекрутинге можно автоматизировать
Работа с вакансиями
HR-автоматизация помогает упорядочить работу с вакансиями и ускорить рутинные действия. Например, можно публиковать вакансии сразу на нескольких джоб-сайтах и разбирать отклики прямо в ATS. Это позволяет не переключаться между разными сайтами и вести подбор в единой системе.
Ведение базы резюме
При переходе на ATS система становится единым местом хранения резюме. Ее преимущества перед Google Таблицами и папками на компьютере:
- Можно создать кадровый резерв компании, который станет общим упорядоченным пространством для хранения резюме, где легко искать кандидатов благодаря встроенному поиску.
- База резюме становится активным источником теплых кандидатов. Так, искусственный интеллект Хантфлоу AI анализирует работу рекрутеров над вакансиями и рекомендует подходящих специалистов из базы. Такие кандидаты уже знакомы с компанией и охотнее идут на диалог.
- Благодаря единой базе ни одно резюме не потеряется, если кто-то из рекрутеров уволится или удалит нужный файл.
- Нет ситуаций, когда рекрутеры зовут одного специалиста на разные вакансии. Системы автоматизации хранят не только резюме, но и всю историю взаимодействия с кандидатами.
В Хантфлоу можно искать кандидатов по ключевым словам, а также пользоваться фильтрами, метками и другими инструментами, которые позволяют сужать поиск. Еще в системе работают операторы булевого поиска, знакомые рекрутерам: AND, OR и другие.
Поиск по базе помогает закрывать вакансии быстрее, поскольку позволяет рекрутерам быстро находить кандидатов, с которыми уже был диалог, и приглашать их на новые позиции.
В 2024 году Хантфлоу выпустил новинку для еще более эффективного использования базы резюме — искусственный интеллект Хантфлоу AI. Он непрерывно анализирует работу рекрутера над вакансией и рекомендует подходящих кандидатов из накопленной базы.
Хантфлоу AI обучается специфике подбора по каждой вакансии в конкретной компании. Поэтому чем дольше рекрутер использует Хантфлоу, тем эффективнее используется накопленная база кандидатов.
Александра Вихарева,
руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
Планирование собеседований и приглашение кандидатов на интервью
ATS — это еще и удобный планинг для рекрутеров, который позволяет приглашать кандидатов на собеседования, не выходя из системы, добавлять интервью в календарь, не запутаться во встречах и увеличить доходимость на собеседования. Покажем, как это работает, на примере функций Хантфлоу:
- Интеграция с календарями. В Хантфлоу можно подключить календари Google, Outlook 365, Exchange, Яндекс и Mail. Благодаря этому рекрутеры прямо из системы могут добавить интервью себе в календарь, пригласить других участников встречи, забронировать переговорку.
- Автоматические напоминания. Если подключить модуль отправки СМС, Хантфлоу будет автоматически напоминать кандидатам о собеседовании. Напоминания приходят в день собеседования, за четыре часа до него, но не ранее 8:00 и не позднее 19:00.
- Шаблоны писем. В системе можно создавать и использовать готовые шаблоны для приглашения кандидатов на интервью, а не тратить время на постоянное составление писем с нуля.
- Отправка писем сразу нескольким кандидатам. Чтобы пригласить на собеседование нескольких кандидатов на одну позицию, не нужно каждому вручную отправлять письмо. Достаточно отметить нужных кандидатов, выбрать шаблон сообщения или составить новое.
Обратная связь по кандидатам
Системы автоматизации подбора помогают не только систематизировать данные о найденных кандидатах, но и объективно оценивать навыки специалистов и получать по ним фидбэк.
Функции Хантфлоу для получения обратной связи по кандидатам:
✅ Комментарии в карточке кандидата. Рекрутеры и нанимающие менеджеры могут оставлять обратную связь о специалисте прямо в карточке кандидата. Это позволяет фиксировать впечатления от собеседования в одном месте, принимать совместные решения о найме и возвращаться к истории взаимодействия со специалистом, если нужно пригласить его на другую вакансию.
✅ Формы обратной связи. Это опросники для нанимающих менеджеров и рекрутеров, которые помогают:
- Получать развернутый фидбэк о специалистах
- Ускорять оценку кандидата заказчиком благодаря структурированному комментарию рекрутера
- Принимать решения о найме на основе сводных оценок всех участников подбора
✅ Уведомления о превышении времени нахождения кандидата на этапе. Если специалист находится на этапе «Обратная связь от заказчика» дольше установленного срока, Хантфлоу каждый день будет присылать нанимающему менеджеру, который приглашен на этап, уведомления о задержавшихся специалистах. Поэтому рекрутерам не придется тратить время на напоминания.
Аналитика для руководства и устранения проблем, которые тормозят закрытие вакансий в срок
Если рекрутеры дисциплинированно ведут подбор в системе автоматизации рекрутмента, это позволяет накапливать массив данных для аналитики найма. Обобщенные цифры покажут, почему происходит большой отсев на определенных этапах, какова конверсия в наем, какие источники самые результативные и кто из рекрутеров работает эффективнее.
Преимущества автоматизации подбора персонала
Снижение затрат на подбор. Рекрутеры могут выявлять эффективные источники для закрытия позиций и работать только с ними, а не вкладывать деньги во все каналы. Также благодаря HR-автоматизации рекрутеры тратят меньше времени на рутину и посвящают рабочее время не созданию ссылок на интервью и ручному сохранению резюме в базу, а поиску и оценке специалистов. Так штат специалистов по подбору не увеличивается, а позиции закрываются вовремя.
| ⚡ Благодаря оптимизации рутины команда Eduson отказалась от работы с тремя проектными рекрутерами. |
Улучшение качества найма. Детальная аналитика и инструменты для оценки кандидатов помогают учитывать прошлые ошибки найма и подбирать релевантных специалистов.
Минимизация ошибок найма. Благодаря оцифровке каждого контакта с кандидатом у рекрутера всегда перед глазами объективная картина, как специалист вел себя в процессе подбора, каковы его навыки и качества и что о кандидате думает заказчик.
Чтобы сократить риск ошибки, нужно анализировать историю взаимодействия с кандидатом, выявлять в ней спорные моменты и красные флаги. Также стоит системно и регулярно вести базу кадрового резерва, чтобы находить в ней подходящих специалистов. Все эти задачи решаются с помощью CRM-систем, например Хантфлоу.
Александра Вихарева,
руководитель отдела автоматизации Хантфлоу
Создание предсказуемого рекрутинга. Системы автоматизации подбора позволяют устанавливать конкретные этапы найма. Это гарантирует, что каждый рекрутер будет соблюдать четкую последовательность действий, а наем будет предсказуемым для всех участников.
Также ATS помогают заранее понимать, сколько времени займет закрытие позиции, и формировать реалистичные ожидания от подбора у заказчиков.
Как выбрать систему автоматизации рекрутинга
По словам HR BP IT-интегратора Марии Кондратьевой, выбор системы автоматизации рекрутмента зависит от потребностей компании, бюджета и масштабов подбора. Важно учитывать:
- Функции системы — она должна включать понятное управление вакансиями и кандидатами, аналитику, поиск по базе и систему фильтров
- Возможности настройки интеграций — с джоб-бордами, CRM-системами и мессенджерами
- Удобное устройство — интуитивно понятный интерфейс и гибкие настройки
- Информационную безопасность — надежное хранение данных, соблюдение закона о персональных данных
- Стоимость и окупаемость — прозрачная ценовая политика, соотношение цены и возможностей системы
