Безопасное и удобное рабочее пространство — это важно. Если условия труда не соответствуют нормам, то сотрудники не смогут должным образом выполнять свои обязанности, а компания рискует получить штраф от контролирующих органов.
Не стоит думать, что охрана труда — это что-то из мира производственных организаций. Работодатель должен обеспечивать сотрудникам комфорт и безопасность, даже если у него нет цехов со станками или строек, где опасности подстерегают на каждом шагу.
Во многих крупных компаниях есть отдельная должность — HSE-менеджер. Такой человек отвечает за организацию охраны труда и безопасности сотрудников. Этот текст будет полезен тем, у кого в компании такой менеджер есть, а тем более тем, у кого его нет. Статья поможет найти новые идеи, как обезопасить рабочие места, сохранить здоровье работников и сэкономить вам деньги и силы при проверке.
В каких документах прописаны условия труда
Внешние документы. СанПин 1.2.3685-21 — главный документ, который объединил в себе основные нормативы и требования обеспечения безопасности, в том числе на рабочих местах сотрудников. В нем можно найти предельные концентрации веществ в воздухе, нормы температур и многое другое.
Санитарные правила СП 2.2.3670-20 устанавливают обязательные требования к обеспечению безопасных условий труда, определяют порядок проведения внутреннего контроля за соблюдением этих нормативов и общие процедуры влияния на условия труда.
Также стоит ориентироваться на отдельные отраслевые санитарные правила. Например, СП 2.1.3678-20 устанавливает требования к помещениям и условиям работы организаций, которые оказывают различные услуги или продают товары.
Внутренние документы. Основные нормативы по рабочим местам прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка — этот документ должен быть в каждой компании. Обычно там фиксируют характеристику и расположение рабочих мест, основные правила и ответственность сторон трудового договора: режим работы, время отдыха и прочее.
В трудовом договоре указывают нормы касательно каждого работника:
- класс условий труда на рабочем месте,
- характер работы,
- наличие или отсутствие вредных и опасных условий труда;
- компенсации за работу в неблагоприятных условиях.
Требования
Рабочее место
На каждое рабочее место должно быть выделено не менее 4,5 кв. м (п.5.2 СП 2.2.3670-20). Допустим, нужно разместить в одном кабинете отдел из 5 человек — понадобится помещение минимум в 22,5 кв. м.
При этом должны соблюдаться условия по объему помещения (п.5.1 СП 2.2.3670-20). Например, для одного офисного сотрудника объем помещения должен быть не менее 15 куб. м. Значит, высота потолков при площади 4,5 кв. м на работника — не менее 3,33 м.
Чтобы создать более комфортные рабочие условия, можно разместить дополнительные зоны с диванчиками, креслами, пуфами. Например, для тех же 5 сотрудников на 22,5 кв. м можно организовать зону отдыха и поставить 5 столов таких размеров, которые подходят для сидячей работы: шириной от 50 см и глубиной от 60 см (п.6.3 СП 2.2.3670-20).
Компьютер
Нет нормативов по размеру офисного монитора, так что он может быть любым. Но если вы хотите, чтобы сотрудникам было комфортнее, то можете ориентироваться на требования к компьютерам для обучения школьников и студентов. Тогда диагональ монитора должна быть от 15,6 дюйма (п. 2.4.5 СП 2.4.3648-20).
При этом важно, чтобы рабочие компьютеры были сертифицированы по российским стандартам. Лучше отказаться от мониторов на базе электронно-лучевой трубки, так как они занимают больше места на столе, а производственные проверки при их использовании придется проводить чаще.
Освещение
В 2021 году отменили требование об обязательном естественном освещении — теперь помещения могут быть и без окон. Нормативы для офиса сейчас такие (таблица 5.25 СанПин 1.2.3685-21):
Если речь идет не об офисном помещении, то требования будут другими. При этом замеры делаются не для всего кабинета в целом, а для каждого рабочего места. Иногда, чтобы увеличить освещенность, достаточно установить на стол лампу. Однако не забывайте включать все предусмотренное освещение во время работы и проведения замеров освещенности.
Уровень шума
80 дБА — максимально допустимый звуковой шум (п. 35 СанПин 1.2.3685-21). Типичные источники офисного шума — это вентиляция и разговоры коллег. Когда проводится оценка, эксперт ставит шумомер на каждое рабочее место и замеряет показатели. Если значения выше нормы, нужно искать источник шума и принимать меры.
Устранить фоновый шум помогают звукопоглощающие материалы — например, экраны, которые устанавливаются на рабочие места. Можно сделать звукоизолированные переговорки, поставить мягкую мебель или даже повесить ковры, если такой ретростиль соответствует интерьеру офиса. Это стоит денег, но зато обеспечивает комфортные условия работы для каждого сотрудника даже в опенспейсе.
Микроклимат
Требования по температуре зависят от категории работ и времени года (таблица 5.2 СанПин 1.2.3685-21):
Подскажу, как читать эту таблицу. Большинство офисных сотрудников занимаются малоподвижной работой категории Iа-IIa. В этом случае оптимальная температура воздуха в помещении зимой — от 21,9 до 24,1 °C, а летом — от 22,9 до 25,1 °C.
Чем выше температура, тем ниже должна быть влажность. Так, при температуре 25 °C влажность воздуха не может превышать 70%, а при 28 °C — 55% (п. 30 СанПин 1.2.3685-21).
Уровень электромагнитного поля
Компьютеры, принтеры, микроволновые печи, роутеры, многофункциональные устройства (МФУ) и другие приборы создают электромагнитные поля. При превышении допустимых значений эти поля могут вредить здоровью человека.
По каким полям есть нормативы:
Например, допустимое значение напряженности электрического поля промышленной частоты 50 Гц — до 0,5 кВ/м (таблица 5.41 СанПин 1.2.3685-21).
Чаще всего уровень электромагнитных излучений в офисе соответствует норме. Проблемы возможны, если работодатель использует совсем старые компьютеры и мониторы, здание давно построено, отсутствует контур заземления электросети или вблизи здания находится электростанция.
Воздух
В офисных помещениях обычно не контролируют уровень кислорода и другие показатели качества воздуха. Но бывают исключения: допустим, мы проводим выборочные замеры уровня углекислого газа. Так мы можем оценить, например, хорошо ли работает вентиляция.
Пожарная безопасность
Это тема для отдельной статьи или даже целого учебника. Чтобы погрузиться в нее, надо изучить Правила противопожарного режима и Технический регламент о требованиях пожарной безопасности.
Ниже — основное, что важно сделать:
- Разместить планы эвакуации на видных местах, если в офисе работает хотя бы 10 человек.
- Подготовить эвакуационные пути и выходы — их число зависит от количества сотрудников. Важно, чтобы на этих путях не было выступов, мебели, проводов или любых других предметов, способных помешать эвакуации.
- Проводить противопожарный инструктаж и тренировки по эвакуации для сотрудников.
- Установить средства пожаротушения и пожарную сигнализацию.
Кухня или столовая
Если сотрудникам есть куда сходить на обед вне офиса, то работодатель не обязан оборудовать для них кухню (ст. 108 ТК РФ). Но если, допустим, офис компании находится за городом и поблизости нет столовых, кафе и ресторанов, то необходимо организовать для работников место для приема пищи или даже обеспечить привозные обеды.
Как оценивать рабочие места
Для этого организуют специальную оценку условий труда — СОУТ. Работодатель нанимает экспертов, которые проводят необходимые замеры и составляют карту спецоценки.
По результатам оценки условия труда на рабочем месте будут отнесены к одному из 4 классов (ст. 14 Федерального закона №426-ФЗ):
- 1 класс — оптимальные,
- 2 класс — допустимые,
- 3 класс — вредные,
- 4 класс — опасные.
С оптимальными условиями все просто: их практически не бывает. Допустим, у вас все идеально. Но вот в офисе слегка изменилась температура или влажность — надо переделывать замеры, менять первый класс на второй. Поэтому компании перестраховываются и чаще всего сразу пишут «второй класс» — это логично и правильно.
СОУТ может проводиться планово и внепланово. Например, компания выбрала определенное количество рабочих мест и провела их оценку — это плановый СОУТ. Если же работодатель организовал новое рабочее место, то он должен провести его внеплановую оценку в течение 12 месяцев (п.2, ст. 17 Федерального закона №426-ФЗ).
Три столпа охраны труда
Три элемента, без которых современная организация не может существовать: контроль, управление рисками, работа с микротравмами.
Контроль. Важно, чтобы компания внимательно относилась к состоянию рабочих мест. Отсутствие контроля ведет к беспорядку и повышает риск травматизма. Например, некоторые сотрудники могут подключать электрооборудование и раскидывать провода — это чревато неприятностями.
Управление рисками. Для каждого рабочего места нужно провести не только СОУТ, но и оценку рисков (ст. 218 ТК РФ). Анализируются самые различные риски, вплоть до того, что сотруднику на голову упадет папка или работника с аллергией укусит пчела.
Работа с микротравмами. Раньше работодатель был обязан расследовать только несчастные случаи с потерей трудоспособности. Теперь же надо разбираться еще и с микротравмами на рабочем месте: ссадинами, синяками, порезами, ушибами (ст. 226 ТК).
Допустим, сотрудник упал в офисе. Повезло — отделался испугом и ссадиной. Начинаем разбираться и выясняем: пол стал скользким, потому что уборщица только что его вымыла. Значит, нужно разработать комплекс мероприятий, которые исключат такую ситуацию в будущем. Например, размещать таблички «Осторожно, мокрый пол» или проводить уборку после окончания рабочего дня.
Чтобы в компании не было случаев, которые приводят к потере трудоспособности работников, нужно с особым вниманием относиться даже к микротравмам. Поэтому мы расследуем и самые безобидные ситуации, в том числе с порезом бумагой, чтобы предотвратить более серьезные риски.
Как проверяют условия труда в офисе
Проверки бывают плановые и внеплановые. О плановой проверке компания знает заранее: план на следующий год публикуется на сайте Генеральной прокуратуры в конце декабря. Внеплановые проверки проводятся при необходимости — по жалобам сотрудников или при несчастном случае.
Чаще всего к работодателю с проверками приходит Роспотребнадзор или Государственная инспекция труда (ГИТ). Специалисты Роспотребнадзора большое внимание уделяют измерениям реальных показателей в офисе и для этого могут привести специальную аппаратуру. А ГИТ в первую очередь фокусируется на том, чтобы все документы были оформлены должным образом.
Что обычно изучают инспекторы:
- результаты СОУТ,
- журналы и программы вводных инструктажей на рабочем месте,
- результаты оценки рисков,
- журнал учета микротравм.
При любой проверке может проводиться опрос персонала. Это когда инспектор ловит случайного сотрудника и задает ему вопросы: «А проводили ли с вами инструктаж по охране труда? Обучали ли вас оказанию первой помощи?» Допустим, сотрудник отвечает, что его ничему не учили, а просто дали расписаться в журнале. В таком случае работодатель рискует получить штраф, даже если с документами все в порядке.
Штрафы и ответственность
Если работодатель не провел СОУТ или сделал это неправильно, компанию могут оштрафовать на сумму до 80 000 ₽ (ч.2, ст. 5.27.1 КоАП).
Условия труда прописывают в трудовом договоре сотрудника (ст. 57 ТК). Допустим, человека принимают на рабочее место, где еще не было оценки. Тогда после СОУТ нужно подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, где зафиксировать условия по результатам оценки. Если этого не сделать, то работодатель рискует потерять до 100 000 ₽ (ч. 4, ст. 5.27 КоАП).
Самые тяжелые санкции — за допуск сотрудника к работе без обучения и проверки знаний по охране труда. В этом случае штраф — до 130 000 ₽, причем по каждому такому сотруднику (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). Бывали случаи, когда компании выплачивали многомиллионные штрафы за это нарушение.
Еще можно получить штраф до 80 000 ₽ за нарушение государственных нормативных требований охраны труда (ч.1 ст. 5.27.1 КоАП). Под такую общую формулировку подпадают прочие проступки, в том числе отсутствие систем оценки рисков и расследования микротравм.
Как быть с сотрудниками на удаленке
Все, о чем сказано выше, не касается удаленщиков. Есть даже спор о том, стоит ли проводить для них вводный инструктаж по охране труда. Я считаю, что стоит — мы точно так же работаем с дистанционными сотрудниками. Рассказываем им, как не травмироваться, раскачиваясь на стуле дома, не испортить здоровье из-за длительной работы за компьютером в неудобной позе, оборудовать безопасный и комфортный хоум-офис.
Рекомендую не забывать про дистанционных работников. Они должны чувствовать, что не менее важны для работодателя, чем остальные сотрудники. В конце концов, мы занимаемся охраной труда не для того, чтобы избежать штрафов, а ради безопасности и здоровья коллег.
Роль эйчара в создании безопасной офисной среды
В организации может не быть отдельного HSE-менеджера или специалиста по охране труда, но эту функцию все равно нужно выполнять. Ее может взять на себя эйчар, HRBP или HRD.
Даже если в компании работают лишь 2–3 сотрудника, все равно должен быть тот, кто стремится сделать рабочие места безопаснее.
Люди ценят заботу о себе — когда работодатель слышит их и помогает сделать пребывание в офисе более комфортным и безопасным. Сотрудник хочет красивую тумбу, второй монитор или экзотический цветок на рабочем месте — исполните это желание. Коллеги жалуются на шумный опенспейс — установите звукопоглощающие панели. Инвестиции в сотрудников обычно окупаются.
Например, коллега рядом с рабочим местом раскидал провода, о которые все спотыкаются. Не отчитывайте его, а проявите заботу: «У тебя провод на полу лежит — может быть опасно. Это наша вина — не проложили кабель-канал. Давай мы все сделаем и заодно перенесем розетку, чтобы тебе было удобнее».
Выводы
- Функция охраны труда нужна любой компании. В организации обязательно должен быть человек, который думает о том, как сделать рабочие места более комфортными и безопасными для сотрудников.
- Правильная организация рабочего места, управление рисками, контроль и отслеживание микротравм — все это помогает избежать несчастных случаев с сотрудниками и штрафов со стороны проверяющих органов.
- Основные требования к организации рабочего места офисного работника:
- на каждое рабочее место выделяется не менее 4,5 кв. м;
- если в помещении только искусственное освещение, то его освещенность — не менее 300 люксов;
- если в помещении комбинированное освещение, то его освещенность — не менее 400 люксов;
- 80 дБА — максимально допустимый уровень шума;
- офис должен соответствовать требованиям противопожарной безопасности;
- можно использовать только сертифицированные по российским стандартам компьютеры.
- Требования к организации рабочего места не распространяются на дистанционных сотрудников, но это не повод забывать про них.
- Основа современной охраны труда — забота. А также контроль, управление рисками и расследование микротравм.
- Проверка условий труда на рабочем месте проводится в рамках спецоценки — СОУТ.
- Соблюдение требований охраны труда контролирует Государственная инспекция труда, Роспотребнадзор и прокуратура. Инспекторы могут прийти с плановой или внеплановой проверкой.
- За нарушения в сфере охраны труда предусмотрены серьезные штрафы — важно их избегать.
- Каждый предупрежденный случай травматизма — это способ создать для сотрудников безопасные условия и во всех смыслах здоровую атмосферу.
