WFM-система (от англ. Workforce management system) — это программа, которая помогает планировать и отслеживать нагрузку сотрудников, а также управлять ей.
Согласно исследованию Государственного университета управления, WFM-системы повышают эффективность бизнеса, оптимизируют внутренние процессы и снижают влияние человеческого фактора при управлении персоналом.
Разберемся, как работает WFM, какие задачи решает и как использовать систему с пользой.
Главное из статьи за одну минуту →
- WFM-система — это цифровой инструмент, который создает стабильность процессов, помогает делать работу прогнозируемой, уменьшает выгорание сотрудников и повышает общую эффективность
- Workforce management system помогает планировать смены с учетом нагрузки, законодательства, отпусков и неожиданных ситуаций, оптимизирует расходы на персонал, освобождает HR и руководителей от рутины
- WFM эффективна, когда в подразделении работает более 20 человек, есть посменная работа или сезонные колебания, графики часто меняются, а учет отпусков, больничных и подмен вызывает сложности. Если HR и кадровые работники тратят много времени на ручной контроль и составление графиков, система поможет разгрузить их и упорядочить процессы
Что такое Workforce management
Система WFM — это инструмент для управления рабочим временем, загрузкой и эффективностью сотрудников. Она помогает контролировать, что каждый человек в команде работает столько, сколько нужно бизнесу, в нужное время и не перегружен.
Хорошая WFM-система помогает принимать решения: где не хватает людей, как перераспределить задачи, почему падает производительность в конкретной команде. Такой подход особенно важен в компаниях с посменной работой: в клиниках, логистике, магазинах, колл-центрах. Но и в офисах он становится все нужнее, особенно если бизнес практикует гибридный формат работы.
Как WFM влияет на производительность сотрудников и бизнес-процессы
| Влияние WFM | Что значит |
| Команда испытывает меньше стресса | Когда система показывает, кто когда работает, сотрудники могут планировать свое время: нет путаницы и срочных выходов на смену. Это снижает тревожность и делает работу стабильнее. Например, можно формировать график на две недели вперед, а сотрудники будут его видеть в приложении на телефоне. |
| Задачи распределяются справедливо | WFM-система собирает загрузку: если один сотрудник постоянно остается после смены, а другой уходит в 17:59, это становится видно. Руководитель может перераспределить задачи или помочь с автоматизацией. |
| Сокращается количество ручного контроля | Когда отображается, кто что делает и сколько времени это занимает, не нужно проверять лично. Это сокращает микроменеджмент, а сотрудники чувствуют больше доверия. |
| Помогает быстро реагировать на проблемы | Если у команды падает производительность, система это покажет. Можно вовремя вмешаться: провести обучение, изменить график, проверить внутренние процессы. |
| Гарантирует честную оплату труда | В некоторых компаниях оплата зависит от отработанных часов или выполненного объема работы. WFM помогает точно учитывать все: кто сколько отработал, когда были переработки, кто вышел по замене. Это исключает ошибки в расчетах. |
Функции WFM
Планирование рабочей нагрузки
Сервис помогает понять:
- Сколько людей нужно на смену
- Когда бывают пики и спады нагрузки
- Кто доступен и на каких условиях: например, кто из специалистов не работает по выходным
На выходе получается график работы, который учитывает интересы сотрудников и потребности бизнеса.
Например, в службе доставки система выявила высокий спрос по вечерам в субботу. Это помогло менеджеру понять, что нужно вывести на работу еще двух курьеров. Без WFM это могло бы стать заметным слишком поздно — когда заказы начали бы задерживаться.
Учет рабочего времени
Учет рабочего времени предполагает трекинг начала и окончания работы, длительность перерывов, сверхурочной работы, отгулов. Сотрудник может отмечаться через терминал, мобильное приложение или с помощью геолокации, если работает за пределами офиса.
Мониторинг эффективности
Хорошая система WFM показывает, кто как работает, где узкие места, на каких задачах теряется время.
Например, с помощью WFM руководитель колл-центра понял, что новички обрабатывают звонки на 30% дольше. Это помогло усилить программу онбординга с фокусом на работу с возражениями.
Управление отпусками и отсутствиями
Сотрудник может подать заявку на отгул или отпуск в системе, и она автоматически уходит на утверждение руководителю.
Если два сотрудника хотят взять отгул или отпуск в один и тот же период, система предупредит о наложении. Это сокращает лишнюю бюрократию.
Управление компетенциями
Некоторые системы WFM могут учитывать навыки: кто умеет работать с кассой, кто прошел обучение по технике безопасности. Это помогает грамотно распределять людей по сменам и точкам.
Например, на складе крупного ретейлера система помогла учесть, что из трех грузчиков только двое прошли инструктаж по новому оборудованию. Благодаря этой информации их поставили на соответствующую зону.
Отчетность и аналитика
WFM-сервисы собирают данные, которые можно использовать для анализа: сколько времени тратится на разные процессы, как меняется производительность, кто перерабатывает. Это помогает принимать решения не субъективно, а на основе фактов.
Системы Workforce Management
Российские
- Контур.Персонал — часть экосистемы СКБ Контур. Подходит для ретейла, логистики, производств, медицины. Помогает планировать графики, учитывать рабочее время, оформлять отпуска и больничные. Интегрируется с 1С и SAP
- Штрих-М — для автоматизации учета рабочего времени и управления сменами. Часто используется в торговых сетях
- TimeInformer — система для управления рабочим временем, отпусками и эффективностью сотрудников. Предлагает гибкие настройки отчетности и аналитики
- Яндекс Трекер — платформа помогает управлять командами и временем
При выборе WFM стоит проверять, как система работает с другими HR-сервисами, особенно с 1С, если зарплата и КДП ведутся там.
Зарубежные
Если компания работает в международной среде или у нее есть доступ к иностранным SaaS, можно рассмотреть зарубежные WFM-сервисы. Некоторые до сих пор работают в РФ через партнеров или официальные представительства.
- Kronos (UKG) — один из мировых лидеров в WFM: глубокая аналитика, управление сменами, производительность, компенсации. Особенно подойдет для сферы производства и ретейла
- ADP Workforce Now — система для крупных международных компаний. Объединяет учет времени, расчет зарплаты, бенефитов и аналитику
- SAP SuccessFactors Time Tracking — модуль SAP для управления временем. Интегрируется с другими решениями SAP HR и ERP
- Workday — HCM-платформа с WFM-модулями. Используют крупные корпорации с офисами по всему миру
Какие метрики использовать для оценки эффективности WFM
▶️ Точность планирования (Forecast Accuracy). Показывает, насколько точно система помогает предсказывать загрузку и потребность в персонале. Высокая точность сокращает количество переработок и простоев.
| Точность планирования = 100% – ((фактическое количество сотрудников на смене – прогнозное количество сотрудников на смене) / фактическое) × 100% |
Например, система спрогнозировала, что нужно 45 сотрудников, а фактически понадобилось 50. Точность планирования = 100% – (50 – 45 / 50) × 100% = 100% – (5 / 50) × 100% = 100% – 10% = 90%.
Точность прогноза составила 90% — довольно хороший результат.
▶️ Уровень переработок и недоработок (Overtime / Undertime). Позволяет отследить отклонения от плана по рабочим часам. Частые переработки указывают на недоучет пиковых нагрузок, а недоработки — на перепланирование, из-за которого приходится платить за «пустое» время.
| Уровень переработок и недоработок = фактическое время – плановое время |
Например, план сотрудника — 160 часов в месяц, а фактически — 175 часов. Уровень переработок = 175 – 160 = 15 часов.
▶️ Выполнение графика (Schedule Adherence). Показывает, насколько сотрудники соблюдают план: приходят вовремя, работают в нужные часы.
| Выполнение графика = (фактические часы / запланированные часы) × 100 |
Например, сотрудник должен был работать 160 часов, а по факту — 150. Выполнение графика = (150 / 160) × 100% = 93,75%.
Сотрудник соблюдает график на 93,75% — это может быть сигналом для анализа причин, которые мешают ему отрабатывать полное время.
▶️ Производительность (Productivity per hour). Показывает, сколько задач выполняется в час. Метрика помогает отследить, насколько эффективно распределяется рабочее время.
| Производительность = количество задач / отработанные часы |
Например, оператор колл-центра обработал 480 звонков за 40 рабочих часов. Производительность = 480 / 40 = 12 звонков в час.
▶️ Доля отклоненных запросов на отпуск (Time-off Denial Rate). Если заявок много, но почти все отклоняются, это сигнал, что график слишком жесткий. Можно получить текучку или недовольство в команде.
| Доля отклоненных запросов на отпуск = (отклоненные заявки / все заявки) × 100% |
Например, всего подано 50 заявок на отпуск, из них 15 отклонены. Доля отклоненных заявок = (15 / 50) × 100% = 30%.
Треть заявок не одобрена — это тревожный сигнал о негибкости графика.
▶️ Время реакции на изменения (Schedule Flexibility). Оценивает, насколько быстро можно перестроить график при форс-мажоре, например, если сотрудник заболел. Эффективная WFM-система позволяет оперативно найти замену и актуализировать расписание.
| Время реакции на изменения = время внедрения изменений в график – время запроса на изменение |
Допустим, сотрудник сообщил об отсутствии в 9:00, график обновили в 10:30. Время реакции = 10:30 – 9:00 = 1 час 30 минут.
Если производительность падает, а вовлеченность на нуле, одной автоматизацией проблему не решить, нужно анализировать культуру и процессы в штате. Чтобы у HR было на это время, их нужно освободить от рутины найма.
Упростить и ускорить подбор сотрудников поможет система автоматизации рекрутмента Хантфлоу. Благодаря ей рекрутеры уменьшают хаос в процессах найма и сосредотачиваются на системной работе с командой.
