Анна Сиднякова, HRD розничной сети Спортмастера, рассказала, как пошагово рассчитать бюджет на подбор, какие расходы учитывать и на чем можно сэкономить.
Шаг №1: определите, сколько человек предстоит нанять
Что нужно знать: показатель текучки и планы развития компании.
Важно понимать, сколько новых магазинов или офисов будет открыто, какие отделы будут расширяться или, наоборот, сокращаться.
Например, вы составляете годовой бюджет на подбор продавцов. Известно, что в следующем году компания откроет пять новых магазинов. В каждом магазине будут работать по 14 продавцов, а значит, предстоит нанять 70 сотрудников.
Но это не весь план подбора: не забудьте добавить новые вакансии, которые появятся из-за текучки.
Вот вы проанализировали статистику увольнений в вашей компании и узнали, что текучка среди продавцов — 5% в год. А всего в штате компании 600 продавцов — вероятно, за год уволятся около 30 человек.
Итого: план подбора — 100 человек.
Шаг №2: определите, сколько кандидатов потребуется, чтобы нанять необходимое количество сотрудников
Что нужно знать: конверсию из полученных резюме в наем.
Конверсии в разных регионах резко различаются. Например, чтобы нанять работника в небольшом провинциальном городе, может хватить и трех кандидатов, а в Москве придется перелопатить 30 резюме.
Чтобы узнать конверсию, изучите статистику вашей компании — это легко, если воронка подбора оцифрована. Если же статистики нет или вы заходите в новый регион, где показатели неизвестны, то стоит взять гипотетическую конверсию.
Построить гипотезу можно:
- по статистике из городов, которые относятся к тому же кластеру. Например, есть два города, по одному вы знаете конверсию, по другому нет. Если города похожи по численности населения и уровню доходов, то можно предположить, что конверсия у них примерно одинакова;
- по информации от других компаний, которые уже подбирали работников в этом же регионе;
- опытным путем: собрать определенное количество резюме и пригласить кандидатов на собеседования. По пришедшим соискателям несложно хотя бы примерно оценить воронку подбора в этом городе.
Допустим, чтобы нанять 100 человек, нужно собрать 1000 резюме.
Шаг №3: выберите каналы привлечения
Что нужно знать:
- Специфику каналов — например, Linkedin подходит для поиска тимлида, а вот для массового рекрутинга продавцов лучше задействовать другие источники.
- Особенности региона — какие каналы здесь работают лучше.
- Сколько кандидатов получится привлечь из каждого канала.
Если вы уже пользовались каким-то ресурсом, то должны понимать его возможности. Если нет, то информацию можно получить у коллег по цеху либо у самого канала. О чем стоит спросить:
- рекламный охват ресурса — например, сколько людей увидит анонс ярмарки вакансий с информацией о вашей компании;
- посещаемость ресурса — сколько человек посетит ярмарку или конференцию, количество соискателей на джоб-сайте, которые подходят под определенные требования;
- прогноз, сколько людей выполнит целевое действие: кликнет по баннеру, перейдет по ссылке, оставит контактную информацию, отправит резюме, заполнит анкету, прочитает статью.
Если сведений все равно недостаточно, придется выбирать каналы на основании гипотезы и проверять опытным путем.
Допустим, чтобы собрать тысячу резюме, вы решили использовать следующие каналы: ярмарку вакансий, рекламу в популярной местной газете, Хедхантер, анкеты для соискателей в магазине, лендинг с контекстной рекламой.
Вы уже участвовали в нескольких ярмарках и знаете, что из этого источника получите около 50 резюме. Ежемесячно посетители в магазинах оставляют на кассах по 200 резюме, а с лендинга приходит около 300 соискателей. С Хедхантера вы планируете получить 300 откликов.
Получилось 850 резюме — немного не хватает до тысячи. Вы связались с рекламным агентством, которое хорошо знает специфику города. Рекламщики предложили разместить объявление на первой полосе местной газеты — ее все читают. Это должно дать еще 200 резюме.
Итого: со всех каналов ожидается 1050 резюме — с запасом на случай погрешности.
Шаг №4: подсчитайте расходы на каналы привлечения
Что нужно знать: стоимость каналов.
Для расчетов подойдет обычная таблица в экселе. Каждому каналу соответствует единица измерения: так, в Хедхантере это размещение одной вакансии определенного типа, в контекстной рекламе — клик.
Например, вы знаете: чтобы собрать 300 резюме с джоб-сайта, вам нужно выложить 3 вакансии по тарифу «Премиум». Одна вакансия стоит 10 000 рублей, значит, затраты на этот канал — 30 000 рублей.
Так вы рассчитываете каждый ресурс, потом суммируете результаты и получаете прямые расходы на привлечение соискателей.
Вот мой шаблон бюджета — можно подставить свои цифры и пользоваться.
Шаг №5: добавьте в бюджет косвенные расходы
Что нужно знать: правила бюджетирования в вашей компании — какие расходы указывать в бюджете на подбор, а какие нет.
В каждой компании свои правила формирования бюджета — нет единого стандарта с перечислением затрат, которые положено учитывать. Так, к косвенным расходам можно отнести фонд оплаты труда команды рекрутмента.
Некоторые организации дополнительно включают в бюджет стоимость рабочего времени работников, которые не связаны с подбором, но участвуют в нем. Например, когда на собеседованиях кроме рекрутера присутствует технический специалист, который оценивает хард-скиллы кандидатов.
Или компания приобрела CRM-систему, чтобы автоматизировать и ускорить процессы найма. Расходы на автоматизацию тоже иногда включаются в общий бюджет, но будет некорректно учитывать их при расчете стоимости закрытия одной вакансии.
Допустим, по итогу общие расходы на подбор 100 сотрудников — 1,5 миллиона рублей. Это значит, что наем одного сотрудника обходится в 15 000 рублей.
Много это или мало?
На рынке труда есть информация, сколько в среднем стоит привлечение одного специалиста определенной квалификации на конкретную должность.
Можно сопоставить стоимость найма в вашей компании и у конкурентов. Например, все тратят на подбор одного продавца 5000 рублей, а вы — 15 000. Тогда, возможно, стоит задуматься о снижении расходов.
В то же время нужно учитывать кучу факторов: у компаний даже из одной сферы деятельности бывает разный подход к подбору персонала и формированию бюджета. Вот вы учитываете в бюджете траты на развитие HR-бренда, а конкуренты — нет. Тогда и стоимость закрытия одной вакансии у них будет существенно ниже.
Как уменьшить расходы без снижения качества подбора
Одна из задач HR-подразделения — сделать так, чтобы стоимость привлечения была как можно меньше, но не за счет снижения уровня кандидатов. Вот какими способами можно этого добиться.
Работайте с HR-брендом
Сильный HR-бренд сам по себе генерирует мощный входной поток кандидатов и позволяет сократить количество платных каналов для подбора.
Автоматизируйте подбор
CRM-системы помогают автоматизировать рутинные процессы и снимают нагрузку с сотрудников, которые отвечают за подбор. А значит, можно сэкономить на фонде оплаты труда: раньше, чтобы закрывать вакансии, нужно было 10 рекрутеров, а теперь справятся и трое — благодаря автоматизации.
Контролируйте воронку подбора
Допустим, процесс подбора выглядит так: отдел рекрутинга находит и отправляет резюме управляющему конкретного магазина. Управляющий сам обзванивает соискателей, проводит с ними собеседования и принимает решение о найме.
Рекрутеры нашли и передали 300 резюме — судя по воронке подбора, этого достаточно, чтобы полностью укомплектовать штат магазина. Сбор резюме стоит денег — расходы уже заложены в бюджете на рекрутмент.
Но почему-то конверсия в наем оказалась аномально низкой. Не исключено, что управляющий забыл обзвонить половину кандидатов или просто потерял резюме. Это проблема, которую не так-то просто выявить, если подбор ведется хаотично — без аналитики и нормативных показателей. Отдел рекрутинга будет скидывать все новые и новые резюме, как в бездонную бочку, и прожигать бюджет впустую.
Поэтому важно контролировать показатели и бить тревогу, если они отклоняются от нормальных показателей в худшую сторону. Например, у нас в Спортмастере есть дашборд, где мы отслеживаем всю воронку подбора и сразу видим, если кто-то лажает.
Подумайте над бесплатными каналами привлечения кандидатов
У нас есть анкета на кассе, которую может заполнить любой человек, если хочет работать в Спортмастере. Этот канал демонстрирует высочайшую конверсию в наем — 90% кандидатов в итоге выходят на работу. Он популярен, особенно в регионах, так мы получаем 10% резюме, причем бесплатно.
Другой бесплатный источник резюме — это соискатели, которые уже побывали на собеседовании, но по каким-то причинам не дошли до трудоустройства.
Придумывайте новые каналы и улучшайте старые
Вот есть ярмарка вакансий — стандартный канал, который можно усовершенствовать.
Цель: поднять конверсию — собрать максимум резюме.
Как добиться: изучить целевую аудиторию — понять, кто посещает ярмарки и что этих людей интересует. Придумать, как получить контакты каждого участника.
Решение: сделать интересную игру с крутыми призами, чтобы привлечь всеобщее внимание. В рамках игрового процесса собрать информацию об участниках, а с победителями сразу же провести собеседования.
Или другой пример. Есть сайт, который популярен у вашей целевой аудитории. Но люди там не ищут работу, а читают статьи на определенные темы, общаются или просто развлекаются. Почему бы не договориться с этим блогом о спецпроекте — игре, статье, видеоролике, конкурсе, который познакомит аудиторию с вашей компанией и позволит собрать контакты потенциальных работников.
Оставляйте время и деньги на поиск и тестирование новых каналов. Нельзя раз и навсегда выбрать несколько каналов и пользоваться только ими. Без постоянной аналитики и трендвотчинга можно просесть.
Кратко: как рассчитать бюджет на подбор
- Определите план подбора с учетом развития компании и текучки.
- Рассчитайте, сколько резюме нужно собрать, чтобы выполнить план. Понадобится статистика по воронке подбора, а если информации нет, то придется строить бюджет по гипотезам.
- Выберите каналы привлечения с учетом особенностей целевой аудитории и специфики региона подбора.
- Определите, сколько кандидатов планируете получить с каждого канала.
- Рассчитайте расходы на каналы привлечения. Добавьте к ним косвенные затраты, если это предусмотрено правилами бюджетирования в вашей компании.
- Снизить расходы можно за счет развития HR-бренда, автоматизации процессов, контроля воронки подбора, поиска новых и доработки старых каналов привлечения.
