Казалось бы, сколько людей работает в компании — вопрос простой. Но стоит заглянуть в отчеты, и вы увидите: численностей несколько, и у каждой свое значение.
Разбираемся, чем отличается плановая от штатной, а фактическая от явочной и зачем эйчару это знать.
Плановая численность
Плановая численность работников — это запланированное количество персонала на квартал, полугодие или год, которое необходимо компании для достижения результатов. Плановая численность учитывает стратегические цели, запуски новых направлений, сезонность.
Например, если в организации запланирован запуск нового продукта, HR-отдел с руководителями прогнозирует, сколько разработчиков, менеджеров заботы и продажников понадобится для реализации. На основе этих цифр планируется бюджет, они становятся ориентирами для рекрутинга и закладываются в оргструктуру.
| Плановая численность подстраивается под планы бизнеса: если ситуация меняется, численность тоже нужно пересматривать. |
Нормативная численность
Нормативная численность персонала — это нужное количество работников на основе норм труда. Обычно ее используют в отраслях с четкими стандартами — допустим, где понятно, сколько операций должен выполнить сотрудник за смену, какое количество объектов важно обслужить.
Например, один клинер за рабочий день может поддерживать чистоту на 100 кв. м. Если в здании 500 кв. м, норматив подсказывает, что нужно минимум 5 человек для такого объема работ.
Нормативная численность помогает поддерживать необходимую производительность, но не перегружать сотрудников.
Для некоторых организаций и подразделений существуют рекомендации по нормативной численности персонала. Например, для службы охраны труда.
Штатная численность
Штатная численность персонала — это общее количество сотрудников компании, необходимое для полноценной работы. Штатная численность включает сотрудников на позициях и вакантные должности. Она фиксируется в штатном расписании — это документ, где указаны должности, оклады и количество ставок.
Например, в расписании указано: два HR-специалиста, один HR-аналитик и один HR-директор, но аналитика еще ищут, и по факту в HR-отделе работают три человека. Тем не менее штатная численность подразделения — четыре.
На штатную численность ориентируются при расчетах затрат на персонал и формировании ФОТа. Рекрутер видит эти строки и понимает: вот кого нужно нанимать и сколько людей важно удерживать на позициях.
Среднесписочная численность
Среднесписочная численность персонала — это среднее количество сотрудников за определенный период, например за месяц, квартал или год.
Среднесписочная численность включает всех сотрудников, с кем заключен трудовой договор, учитывает неполную занятость и совместительство.
Чтобы рассчитать показатель за месяц, нужно общее количество работников за каждый календарный день месяца разделить на число календарных дней месяца. Если нужен расчет за квартал или год, то нужно среднее количество работников за каждый месяц сложить в рамках нужного периода и разделить на 3 или 12.
Данные о среднесписочной численности обычно нужны для ФНС и статистической отчетности.
Явочная численность
Явочная численность персонала — это количество сотрудников, вышедших на работу в конкретный день. Отпуска, больничные и отгулы не учитываются.
Например, в отделе 10 сотрудников, но на месте только 7. Это и есть явочная численность. Руководителям она помогает управлять операционкой — особенно в ретейле, производстве и других отраслях, где важно присутствие конкретного количества специалистов на местах.
Фактическая численность
Фактическая численность персонала — это количество специалистов, которые выполняли свои рабочие обязанности в определенный период. Учитываются оформленные по ТК РФ, ГПХ и совместители, а также отсутствующие. Вакантные должности не входят в фактическую численность.
Например, в компании формально числится 120 человек, но в отпуске — 10, в декрете — 3, на больничном — 5. Все равно 120 — это фактическая численность. А явочная в конкретный день будет меньше.
Система автоматизации рекрутмента Хантфлоу поможет закрыть все вакансии в срок и поддерживать нужную численность команды, чтобы бизнес планомерно двигался к целям.
