Хантфлоу позволяет автоматизировать множество процессов и снять с рекрутеров рутинные задачи вроде отправки писем кандидатам. Но случается, что команды подбора не сразу оценивают все возможности системы.
Руководитель отдела подбора и адаптации персонала компании СИГМА Марина Ничипоренко рассказала, как организовала практический тренинг для своей команды, и показала преимущества отправки писем и приглашений на встречи кандидатам прямо из Хантфлоу.
Марина Ничипоренко, руководитель отдела подбора и адаптации персонала в СИГМЕ
Какая стояла задача
СИГМА быстро растет: за прошлый год к нам присоединились несколько сотен сотрудников в разных городах России. Причем за многих из них приходилось бороться: конкуренция на IT-рынке не ослабевает. Чтобы подбор успевал за ростом и масштабированием компании в условиях перегретого рынка, нужно отладить все процессы — даже те, что на первый взгляд кажутся незначительными.
Мы внедрили Хантфлоу в октябре 2021 года. После полугода работы выяснилось, что не все коллеги используют возможности системы по максимуму. Так, Хантфлоу позволяет общаться с соискателями прямо из системы — все сообщения сохраняются в истории. Но участники команды подбора продолжали переписываться с кандидатами из своих мессенджеров и почтовых клиентов, просто копируя контакты из Хантфлоу.
Это стало понятно по итогу еженедельных встреч. Я провожу их с каждым менеджером по подбору, иногда заглядываю в воронку и карточки кандидатов. Некоторые менеджеры от встречи к встрече продолжали общаться с кандидатами привычным им образом: в карточках не было никакого цифрового следа.
Нам же было важно хранить всю историю общения с кандидатами в Хантфлоу. Хотелось иметь возможность вернуться к переписке и посмотреть, что на самом деле мы писали и предлагали людям полгода или год назад.
Кроме того, в нашем Хантфлоу много готовых шаблонов писем на все случаи жизни. Это удобно — просто выбираешь подходящую форму и отправляешь кандидату. Но оказалось, что часть команды игнорирует шаблоны, предпочитая работать по старинке, а у некоторых даже не подключена почта в Хантфлоу.
СИГМА присутствует в 12 городах. Это значит, что кандидата могут пригласить в любой удобный ему офис для оформления документов. Условия оформления в офисах часто меняются — все коррективы мы оперативно отображаем в общих шаблонах в Хантфлоу. Поэтому рекрутеры, которые не пользуются такими шаблонами, могут передавать кандидатам недостоверную информацию.
Чтобы процессы стали прозрачнее и эффективнее, я решила провести тренинг для команды подбора по работе с почтой и календарем в Хантфлоу. У нас не было задачи организовать проверочную работу и выставить «оценки». Мы использовали тренинг, чтобы показать преимущества Хантфлоу менеджерам по подбору и мягко подтолкнуть их к полноценному использованию системы.
Как организовали проверку
Я предложила коллегам потренироваться на «манекенах»: каждому из 16 рекрутеров в команде подбора я создала виртуального кандидата в виде карточки в Хантфлоу. Карточки так и озаглавила: «Тренировочный манекен №1», «Тренировочный манекен №2», «Тренировочный манекен №3». В строке контактов каждого «манекена» указывался адрес корпоративной почты его рекрутера. То есть рекрутеры писали письма сами себе.
Также я создала вакансию «Тренировочная песочница» со стандартными этапами: новое резюме, приглашение на собеседование, проверка службы безопасности, приглашение на оформление, испытательный срок пройден.
Задача менеджера по подбору — пройти с «кандидатом» последовательно по всей воронке и на каждом этапе отправить соответствующее письмо, например:
- приглашение рассмотреть вакансию;
- приглашение на собеседование;
- welcome-письмо для нового сотрудника.
Для рассылки разрешалось использовать общие стандартные шаблоны или создать собственные. Все письма нужно было дублировать на мою почту: так я могла наблюдать за процессом, находить интересные решения в текстах и корректировать коллег.
Для некоторых этапов я заготовила специальные задания. Например, надо было приглашать на собеседование в конкретный офис — в Москве или Санкт-Петербурге. Так, столичные рекрутеры должны были в письме объяснить кандидату, как добраться до петербургского офиса, в котором они сами никогда не были.
Как оценивали выполнение заданий
Результаты каждого сотрудника я фиксировала в таблице, где отмечала, на каких этапах он отправил письмо, а какие этапы пропустил. Там же я оставляла дополнительные развернутые комментарии. Я использовала эту таблицу, чтобы провести индивидуальные встречи с каждым коллегой и обсудить, где он отлично справился с задачей, а над чем необходимо поработать.
С помощью этой таблицы удалось найти проблему: все менеджеры по подбору систематически пропускали этап «выход в календарь». На этом этапе уже после принятия оффера надо было назначить встречу со специалистом по КДП для оформления документов.
Мы обсудили это с коллегами на общей встрече по итогам тренинга — теперь такой проблемы у нас нет.
Результаты
Нам удалось решить первоначальную задачу: все менеджеры по подбору оценили удобство общения с кандидатами напрямую из Хантфлоу, перестали использовать личные мессенджеры и почтовые клиенты. Теперь вся история коммуникаций у нас действительно хранится в одном месте.
Нашли тех, кто предпочитал работать старыми методами
Во время тренинга мы выяснили, что у 4 из 16 менеджеров по подбору так и не были подключены почта и календарь в Хантфлоу. Когда коллеги получили задание, они просто не смогли его выполнить — им пришлось срочно настраивать интеграцию. А прошло уже шесть месяцев с начала работы в системе!
Людям, которые привыкли «скакать на кривой козе», стоит показать, что гораздо удобнее пройти дистанцию на автомобиле. Хантфлоу — это наш «автомобиль».
Пополнили коллекцию шаблонов
Некоторые менеджеры по подбору не пользуются стандартными шаблонами писем, потому что они им не нравятся или не подходят для некоторых вакансий. У них есть личный tool box с шаблонами писем.
В ходе тренинга удалось обнаружить несколько великолепных шаблонов из личных архивов менеджеров, которыми теперь пользуется весь отдел. Так, настоящим хитом стал шаблон от рекрутера Валеры с мягким отказом. Коллеги отправляют его, когда нужно сказать кандидату «нет», но сохранить дружественные отношения.
Добрый день, Екатерина!
Готовы вернуться к вам с обратной связью. К сожалению, мы не готовы пригласить вас на вакансию PR-менеджера в нашей компании.
Будем рады оставаться на связи и предлагать вам в будущем другие возможные вакансии.
В любом случае я благодарю вас за уделенное время, нам было приятно с вами познакомиться! Желаю удачи и успехов в поиске нового места работы 🙂
С уважением,
Марина Ничипоренко,
начальник отдела подбора и адаптации персонала
Скорректировали существующие шаблоны
Поскольку все письма проходили через меня, удалось отловить и скорректировать недочеты в шаблонах: исправить грамматические и фактологические ошибки, дать рекомендации по визуальному оформлению писем.
Шаблоны в Хантфлоу — это общая база знаний, свой вклад в которую может внести каждый член команды.
Разработали шаблоны сообщений для этапов, на которых раньше не отправляли письма
В СИГМЕ единая команда, которая занимается и наймом, и онбордингом. То есть рекрутер не только помогает сотруднику попасть в компанию, но и продолжает общаться с ним во время испытательного срока. Поэтому все этапы адаптации новичков мы тоже фиксируем в Хантфлоу.
Когда рекрутеры проводили «манекены» по всем этапам подбора, мы заметили, что для этапа онбординга у нас нет стандартизированных шаблонов. Эту недоработку устранили: подготовили письма про получение welcome-пака и прохождение испытательного срока.
