Найти общий язык с СБ — службой безопасности — не так-то просто. Порой может казаться, что вы находитесь по разные стороны баррикад. Особенно когда безопасники почему-то затягивают с проверками, отказывают хорошим кандидатам и препятствуют внедрению облачных HR-продуктов. Но на самом деле вы решаете общую задачу, просто смотрите на нее под разными углами.
Об этой проблеме мы поговорили с Оксаной Лындиной. Она успела поработать в 6 банках и знает все о том, как построить взаимодействие со службой безопасности, ведь сама много раз это делала.
Оксана Лындина, ex-HRD МИнБанка и РосЕвроБанка
Кто такие специалисты службы безопасности и чем они занимаются
Обычно это бывшие сотрудники правоохранительных органов, которые вышли на пенсию и перешли на работу в коммерческую организацию. Это самый типичный карьерный трек.
Чем они занимаются:
- Внутренней безопасностью — всем, что связано с проверкой кандидатов и служебными расследованиями. Так, безопасники могут проверять легальность документов об образовании и закредитованность, запрашивать рекомендации.
- Информационной безопасностью. В одних организациях эта функция может быть сосредоточена в службе безопасности, в других — делегирована IT-департаментам.
- Внешней экономической безопасностью. Например, расследуют мошеннические операции со счетами клиентов или случаи предоставления недостоверной информации и поддельных документов при оформлении кредитов.
Специалисты службы безопасности — одни из ключевых смежников для эйчара. Мы делим с ними ответственность за проверку кандидатов, поэтому должны выстраивать комфортные и эффективные процессы взаимодействия.
Как наладить взаимодействие со службой безопасности
Разграничьте зоны ответственности
Чтобы сотрудники службы безопасности и команда подбора не делали одну и ту же работу дважды, необходимо договориться, кто и как проверяет кандидатов. Иначе возможны накладки, которые негативно сказываются на репутации работодателя. Например, рекрутер прошелся и собрал рекомендации по кандидату, а затем безопасник вышел на тех же людей с аналогичным запросом.
Договоритесь о сроках проверки
Неделями ждать решения службы безопасности — непозволительная роскошь на современном рынке труда. Проверка должна быть максимально быстрой, например, даже 3 дня для меня уже много. Важно разделить кандидатов на категории, для каждой из которых установить предельные сроки проверки.
Но безопасники не знают о ваших проблемах с подбором и высокой конкуренции на рынке труда. Поэтому такая поспешность может казаться им неоправданной и непонятной. И здесь начинается сложная, но важная работа эйчара: объяснить коллегам из СБ, как устроен подбор, рассказать, что лишний час ожидания может стоить закрытой позиции.
Оптимизируйте анкету, которую заполняет кандидат для проверки
Служба безопасности заинтересована в том, чтобы собрать максимум информации — на всякий случай, вдруг пригодится. Так появляются гигантские опросники на 10 листах, которые непременно нужно заполнить от руки и заверить подписью.
Я сама время от времени выступаю в роли кандидата, когда выхожу на рынок труда. Прекрасно понимаю, как подобные анкеты раздражают и отбивают всякое желание продолжать общение с потенциальным работодателем. Поэтому всегда стараюсь оптимизировать анкету, избавиться от бесполезных полей, упростить ее заполнение для кандидатов. Я иду к специалистам СБ и задаю им вопросы:
- Зачем вам эта информация?
- Как вы будете ее использовать?
- Если мы уберем поле из анкеты, то как это скажется на качестве проверки?
- Зачем заполнять все от руки, если быстрее и проще собирать информацию в электронной форме?
- Можем ли обойтись без собственноручной подписи? Ведь анкета — это не какой-то официальный документ вроде согласия на обработку персональных данных, а просто набор информации о кандидате.
Оптимизируйте коммуникации со службой безопасности
Чтобы упорядочить взаимодействие, я создаю отдельный электронный ящик, доступ к которому будет у команды подбора и службы безопасности. Через этот ящик мы и работаем: рекрутер скидывает туда анкету, а безопасник — решение по кандидату. Благодаря такой системе информация не теряется: можно вбить фамилию и найти результаты проверки.
Это примитивный базовый процесс, но его можно доработать и автоматизировать с помощью рекрутинговой CRM. Например, так:
- Рекрутер присылает кандидату ссылку на анкету.
- Кандидат заполняет анкету в электронной форме, она автоматически улетает в CRM.
- Внутри CRM кандидат переводится на этап «Проверка в СБ».
- Безопасники забирают анкету прямо из системы или получают ее на свой почтовый ящик.
- СБ дает заключение по кандидату, которое фиксируется в системе.
В этом случае остается цифровой след, по которому видно, когда анкета поступила на рассмотрение, сколько времени заняла проверка и соблюдаются ли сроки.
Зафиксируйте договоренности
Если договоренности не записаны, считайте, что их не было. В идеале нужно фиксировать все в отдельном регламенте взаимодействия по кадровой безопасности, но проблема в том, что сотрудники СБ не любят подписывать подобные документы.
Если не удается зарегламентировать процесс проверки, то можно просто запротоколировать договоренности и отправить эту информацию на почту всем заинтересованным лицам.
Как общаться со службой безопасности
В сотрудниках службы безопасности я вижу только союзников. Наша общая задача — не пустить в компанию мошенников и прохиндеев, которых достаточно на рынке. Поэтому эйчару важно выстраивать партнерские взаимоотношения с безопасниками. Надо максимально погружать коллег в рекрутинг, чтобы сформировать у них понимание процессов, рынка и сложности подбора.
Я сталкивалась с тем, что сотрудники службы безопасности обесценивают работу рекрутеров и даже позволяют себе замечания в духе: «Совсем слабенькие кандидаты, а получше никого не было?» Так происходит из-за непонимания процессов.
Со стороны видна лишь верхушка айсберга, поэтому кажется, что найти сотрудника — это элементарно. Выход есть: покажите безопасникам весь айсберг целиком. Общайтесь с ними, демонстрируйте воронку, рассказывайте, сколько кандидатов посмотрели с заказчиком ради того, чтобы принести эти несколько анкет на финальную проверку.
Допустим, я устроилась в банк на позицию HRD. В первый же рабочий день знакомлюсь с директором департамента безопасности и руководителем отдела внутренней безопасности. Я иду к ним не «воевать» и «отстаивать позиции», а чтобы понять, как построить понятные и удобные для всех процессы. Мы проговариваем:
- какие сложности есть сейчас;
- что их не устраивает в HR-процессах;
- как разграничить зоны проверки;
- какие сроки проверки будут комфортны для рекрутмента и безопасности;
- как может выглядеть бизнес-процесс проверки для разных категорий кандидатов.
Обычно переговоры со службой безопасности по процессам и системным проблемам ведет HRD или руководители подбора. При этом я всегда рекомендую обычным рекрутерам и эйчарам налаживать дружеское общение с коллегами из СБ, быть максимально позитивными и дружелюбными.
Все безопасники, которых я знаю, очень любят поговорить и терпеть не могут «писанину» — им важен живой человеческий контакт. Поэтому любые возникающие проблемы лучше обсуждать лично, а не через электронную почту или мессенджеры.
Главная ошибка при взаимодействии со службой безопасности
Отсутствие партнерских отношений — главная ошибка, которую я часто наблюдаю. Важно понять и принять, что сотрудники службы безопасности не враги. Если они и «заворачивают» кандидатов, то вовсе не для того, чтобы усложнить жизнь бедному рекрутеру. Безопасники просто делают свою работу как умеют.
Если вы видите системные проблемы во взаимодействии между подбором и службой безопасности, то нужно обсуждать их, а не злиться, страдать и молчать.
Что делать, если служба безопасности отказывает сильному кандидату
Я рекомендую не вмешиваться в процесс согласования конкретного кандидата: нет — значит нет. Безопасники — это профессионалы, доверяйте им.
Но ничего не мешает обсуждать сами критерии отбора. Например, сотрудники СБ утверждают, что если у человека хотя бы два открытых кредита, то он закредитован и попадает в категорию «неблагонадежные». Вы с этим не согласны, поэтому идете и доказываете, что закредитованность определяется не количеством кредитов, а соотношением ежемесячных платежей к доходам. В результате с вашими доводами соглашаются и меняют критерий отсева.
Бывает, что руководитель всеми силами защищает кандидата. Служба безопасности может пойти навстречу — это вопрос переговоров. Тогда в заключении пишут примерно так: «Согласовано под ответственность руководителя департамента маркетинга Иванова С. А.». Хотя я никогда бы не стала брать на себя ответственность за незнакомого кандидата.
Куда встроить этап подбора «проверка службы безопасности»
Все зависит от уровня позиции: если я ищу топ-менеджера, то провожу всех кандидатов через службу безопасности до интервью с заказчиком. Это штучная позиция, и я не могу отправлять непроверенных претендентов руководителю банка.
По остальным позициям этап «проверка в СБ» встраивается в воронку перед выставлением оффера. Безопасники подключаются, как только заказчик подтвердит, что кандидат его устраивает. Проверять всех подряд не стоит: вы будете впустую тратить ресурсы службы безопасности, которые и так ограничены.
Должны ли безопасники напрямую взаимодействовать с кандидатами
Я стараюсь исключать или хотя бы минимизировать прямые контакты между СБ и кандидатами. Проверки нужны, но они должны быть незаметными для будущего сотрудника.
Как я уже рассказывала, безопасники предпочитают живое общение, а кандидаты не любят длинные процессы подбора, особенно если нужно куда-то ехать и встречаться лично. Тем более, когда на этой встрече их ждет суровый специалист службы безопасности, а не веселый и приветливый рекрутер.
Обычно эти интервью с безопасниками избыточны: они не несут ничего нового и полезного — там задаются те же вопросы, которые звучали ранее. По сути, к этому моменту все решения уже приняты: заказчик с рекрутером оценили компетенции кандидата, определились и ждут только одобрения от СБ.
Как взаимодействовать в рамках информационной безопасности
У нас есть 2 ключевые точки взаимодействия: доступы для новых сотрудников и внедрение облачных решений.
Доступы для сотрудников
Вовремя получить доступы для сотрудников — это вечная проблема. Чтобы автоматизировать этот процесс, советую идти по пути типизации ролей. То есть в кадровой системе каждому сотруднику присваивается определенная роль, которой соответствует набор прав и доступов.
Не нужно присылать заявку, а потом ждать, пока безопасники ее отработают: доступы открываются автоматически в соответствии с ролью.
Внедрение облачных решений
При прочих равных банк всегда предпочтет вариант с размещением продукта у себя на сервере. Но бывает, что выбора нет: например, мы хотим внедрить уникальный и классный продукт, который доступен только в облаке.
Хантфлоу поддерживает размещение на серверах клиента (on-premise) и другие требования безопасности.
В таком случае не стоит самостоятельно идти и убеждать коллег из СБ. Если вы не эксперт в сфере информационной безопасности, то у вас не хватит компетенций, чтобы защитить облачное решение. Предоставьте это поставщику продукта, подключив его к переговорам.
Если вы все же хотите пролоббировать внедрение, то соберите информацию, кто из конкурентов уже пользуется этим продуктом. Например, я всегда прошу партнеров указывать в коммерческих предложениях, с какими банками они работают. Потом эту информацию можно использовать как аргумент в переговорах со службой безопасности: «Почему там это разрешено, а у нас нет?»
Как эйчару взаимодействовать со службой безопасности при служебных расследованиях
В банках, где я работала, была такая система: специалисты службы безопасности проводили расследование и скидывали мне свое заключение. Если я была согласна с их выводами, то готовила приказ о дисциплинарном взыскании. Потом согласовывала этот приказ с юристами и передавала на подпись руководителю организации.
Считаю, что в спорных ситуациях нужно отстаивать сотрудников перед безопасниками. Важно понимать, что если вина человека неочевидна, а доказательная часть хромает, то есть риск оспаривания дисциплинарного взыскания.
Специалисты СБ могут настаивать на наказании, но не стоит идти у них на поводу вопреки здравому смыслу. Они не всегда погружены в судебную практику по трудовому законодательству и часто не осознают всех правовых рисков.
При этом безопасники опираются на факты, а не на мотивы. А за фактами стоит живой человек, с которым нужно разговаривать, чтобы понять истинные причины нарушения. В таких случаях я стараюсь пообщаться с провинившимся сотрудником самостоятельно — без коллег из СБ. Это позволяет построить более доверительный и открытый диалог, а также избежать излишнего психологического давления.
Кратко: как найти общий язык со службой безопасности
- Специалисты службы безопасности — ключевые смежники для эйчаров и рекрутеров.
- Чтобы выстроить правильные процессы взаимодействия со службой безопасности, нужно:
- разграничить зоны ответственности — определиться, кто и что проверяет;
- договориться о категориях кандидатов;
- для каждой категории установить предельные сроки проверки;
- оптимизировать анкету кандидата;
- наладить коммуникации так, чтобы информация не терялась;
- зафиксировать договоренности.
- Безопасники не враги, а ваши партнеры.
- Погружайте коллег из службы безопасности в рекрутмент, чтобы они понимали, как устроена воронка подбора и что происходит на высококонкурентном рынке труда.
- При общении с безопасниками отдавайте предпочтение живому человеческому контакту — они это любят.
- Не советую вмешиваться в процесс проверки конкретного кандидата. Доверяйте коллегам: если они отказывают, значит, есть причины.
- Постарайтесь исключить прямые контакты между службой безопасности и кандидатами. Лучшая проверка — та, что прошла незаметно.
- Не пытайтесь «продать» облачное решение коллегам из информационной безопасности — доверьте это поставщику продукта.
- В спорных ситуациях отстаивайте своих сотрудников перед СБ. Помните, что безопасники не всегда учитывают правовые риски оспаривания дисциплинарных взысканий.
