Мы уже рассказывали, какие вопросы задать специалисту на интервью, чтобы получить честные и содержательные ответы. Но полагаться только на слова кандидата не стоит: он может что-то приукрасить или скрыть. Лучше потратить время и собрать рекомендации, чтобы избежать ошибки найма.
О том, чем работодателю полезны рекомендации и как их собирать, мы поговорили с Екатериной Селезневой из HumaNoid и Катериной Никулиной из DigitalHR. Эксперты рассказали, к кому обращаться с вопросами о кандидате и как выстроить беседу, чтобы собрать больше информации.
Зачем работодателю собирать рекомендации
Рекомендации позволяют узнать человека со стороны: как он работал в команде, выстраивал взаимоотношения с коллегами и решал рабочие задачи. Такой подход помогает убедиться, что кандидат говорил правду на интервью, и избежать неприятных последствий. Например, когда собеседник утверждает, что у него есть необходимый опыт, а по факту — нет.
Благодаря рекомендациям можно узнать то, о чем кандидат не упомянул, например о ссоре с руководством или нарушениях трудовой дисциплины. Я слышала о случаях, когда кандидату отказывали в трудоустройстве, потому что с прошлого места работы его уволили за разглашение коммерческой тайны. Такой тайной могут быть контакты клиентов, суммы доходов или уникальная рецептура продукта.
Екатерина Селезнева,
Talent Acquisition Lead в HumaNoid
В сборе рекомендаций от кандидате участвуют три стороны:
- Рекрутер или другой представитель работодателя, который собирает рекомендации.
- Кандидат — тот, кто претендует на должность и может предоставить контакты людей, которые готовы про него рассказать.
- Рекомендатель — человек, который дает информацию о кандидате.
Когда можно обойтись без рекомендаций
Работодатель может использовать другой способ проверки знаний, опыта и навыков. Например, запросить у кандидата портфолио с работами или дать тестовое задание. Такими методами часто проверяют людей, которые «работают руками»: редакторов, дизайнеров и разработчиков.
Например, для разработчиков часто устраивают «лайвкодинг» — когда кандидату дают задачу, а он решает ее в присутствии технического специалиста компании, который оценивает работу.
По мнению Екатерины Селезневой, к сбору рекомендаций прибегают, когда кандидата сложно проверить иным способом, например, если он претендует на руководящую должность. В этом случае важнее не то, как человек пишет код или статью, а как он управляет командой и ставит сотрудникам задачи.
Некоторые работодатели собирают рекомендации просто потому, что так принято. Но есть случаи, когда проверить умения кандидата на практике важнее, чем получить рекомендации.
К кому обращаться за рекомендациями
Рекрутер может пообщаться с любым человеком, которого посоветует кандидат. Главное — убедиться, что собеседник настроен общаться.
Если кандидат еще не разговаривал со своим работодателем об уходе, можно попросить у него контакты с предыдущей работы. Пригодится номер бывшего руководителя, коллеги или подчиненного.
Как проходит сбор рекомендаций
Сбор контактов
Сначала стоит запросить у кандидата контакты людей, которые могут дать на него рекомендацию. Некоторые специалисты указывают, что готовы предоставить рекомендации, в резюме.
Если у кандидата нет контактов, можно связаться с отделом кадров предыдущего работодателя и уточнить, с кем можно поговорить. Главное — заранее предупредить кандидата, кому вы планируете позвонить, чтобы получить информацию.По словам Екатерины Селезневой, обычно кандидаты делятся контактами. Если человек не хочет, чтобы ему звонили на работу, нужно уточнить причину. Возможно, он никому не говорил, что подумывает об уходе. Если же объективной причины нет, стоит задуматься, не скрывает ли кандидат какую-то информацию.
Сколько человек надо опросить, чтобы получить объективный взгляд на навыки специалиста
Одного рекомендателя недостаточно, чтобы собрать разностороннее мнение о работе кандидата. Лучше получить информацию хотя бы от двух-трех человек — например, от экс-руководителя, кого-то из бывших подчиненных и коллег. Это позволит собрать более достоверную обратную связь: нельзя полагаться на мнение одного человека, оно может быть предвзятым.
Выбор формы сбора рекомендаций
Лучше заранее уточнить у кандидата, как лучше связаться с рекомендателем. Все индивидуально: одному человеку можно позвонить, а другой настроен общаться только в мессенджерах или по электронной почте.
Некоторые рекомендатели просят направлять официальный запрос. Тогда нужно составить письмо и отправить по почте — обычной или электронной. Запрос составляется в свободной форме, главное — указать, от кого письмо, кому адресовано и на какого человека нужна рекомендация.
Екатерина Селезнева,
Talent Acquisition Lead в HumaNoid
Подготовка вопросов
Чтобы не забыть спросить о чем-то важном, лучше заранее составить вопросы для рекомендателя.
Вопросы можно разделить на четыре группы: ретроспективные, на оценку навыков и результатов, личностные, обобщающие.
Ретроспективные вопросы помогают разобраться в контексте работы сотрудника, верно трактовать его качества и заслуги. Например, на собеседовании кандидат может показаться конфликтным. Но если бурные выяснения отношений были частью корпоративной культуры предыдущего работодателя, дело не только в специалисте.
С помощью ретроспективных вопросов также можно верифицировать опыт, о котором заявляет кандидат. Нередко люди приукрашивают свой бэкграунд — ответы позволят вычислить обманщика.
Катерина Никулина (Гаврилова),
основатель агентства DigitalHR и джоб-платформы Choicy
Примеры ретроспективных вопросов для сбора характеристики:
- Когда и как долго сотрудник работал в вашей компании?
- Какие задачи он выполнял?
- С кем чаще всего взаимодействовал?
Вопросы на оценку умений и результатов помогут понять, справится ли сотрудник с вашими задачами. Узнайте у рекомендателя:
- Каких результатов добился сотрудник?
- В чем сильные и слабые стороны специалиста? В каких ситуациях он их проявлял?
- Какие качества специалисту следовало прокачать во время работы в компании и почему?
- Как вы оцените работу сотрудника по десятибалльной шкале и почему оценка такая?
Чтобы ответ на последний вопрос был максимально информативным, на собеседовании спросите кандидата о том же: как оценил бы его работу предыдущий работодатель по десятибалльной шкале.
Если рекомендатель ставит оценку ниже 8, уточните, что его не устраивало в работе специалиста. Если между оценками кандидата и рекомендателя разрыв более 3 баллов, стоит разобраться в причинах.
Катерина Никулина (Гаврилова),
основатель агентства DigitalHR и джоб-платформы Choicy
Личностные вопросы помогут оценить софты специалиста: ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, умение коммуницировать с командой и разрешать конфликты.
Вопросы для оценки личностных качеств специалиста:
- Как справлялся со стрессом и неудачами?
- Как воспринимал негативную обратную связь?
- Как общался с командой?
- Конфликтовал ли с кем-то? Как разрешали конфликт?
- Как относился к своим ошибкам?
- Кандидат на собеседовании сказал, что рекомендатели могут отметить как его слабую сторону… (качество, например необязательность). Вы согласны с этим?
Обобщающий вопрос должен подытожить сказанное. Спросите у рекомендателя, хотел бы он снова поработать с кандидатом. Если бывший работодатель ответит, что не против вернуть специалиста, но на позицию ниже, это тревожный сигнал.
Чтобы разобраться, о чем говорить с рекомендателем, читайте книгу Джеффа Смарта и Рэнди Стрит «Кто. Решите вашу проблему номер один».
По словам Екатерины Селезневой, универсального списка вопросов нет, они различаются в зависимости от должности рекомендателя. Например, руководитель кандидата может лучше оценить, как он выполнял рабочие задачи, а коллега — как выстраивал общение с командой.
Какие вопросы лучше не задавать при сборе рекомендаций
Не стоит задавать личные вопросы о кандидате. Со стороны это может выглядеть так, будто рекрутер решил посплетничать. Рекомендатель может передать кандидату, что потенциальный работодатель очень интересовался его личной жизнью и задавал бестактные вопросы. Не исключено, что после этого вопрос о трудоустройстве отпадет сам собой.
Кроме того, кандидат может рассказать об этом инциденте знакомым или оставить негативный отзыв в интернете — тогда репутация работодателя будет под угрозой.
К личным относятся вопросы на следующие темы:
- национальность;
- пол, гендер и сексуальная ориентация;
- возраст;
- состояние здоровья;
- семейное положение;
- наличие детей;
- финансовый статус;
- социальные и общественно-политические взгляды;
- религия.
Общение с рекомендателем
Перед звонком рекомендателю стоит сначала написать: объяснить, кто вы и с какой целью обращаетесь, а также уточнить, когда и каким образом собеседнику будет удобно пообщаться. Важно помнить, что рекомендатель не обязан давать комментарии, поэтому выстраивать общение стоит с уважением к его времени.
При звонке нужно еще раз представиться и напомнить, откуда вы и почему звоните. Так собеседник сможет вас вспомнить, если к моменту разговора уже забыл о содержании письма.
Если рекомендатель готов ответить только на официальный запрос фидбэка, при составлении документа ориентируйтесь на этот шаблон:
Как построить беседу, чтобы увеличить шанс получить нужную информацию: рекомендации HR-лидера Джона Салливана
- Перед общением изучите биографию рекомендателя и отметьте его карьерные успехи в начале разговора. Так собеседник почувствует, что разговаривает с коллегой-профессионалом, и будет более откровенным.
- Не задавайте наводящие вопросы. Вместо вопроса «Вы считаете Юлию сильным лидером?» озвучьте рекомендателю список из пяти навыков, среди которых упомяните лидерство, и спросите, какими скиллами в большей мере обладает кандидат. Это поможет получить более непредвзятую оценку навыков.
- Если вы наняли специалиста, о котором запрашивали фидбэк, сообщите об этом рекомендателю и поблагодарите его за помощь. Это поможет укрепить деловые отношения, особенно если в будущем вам потребуется обратиться к этому рекомендателю вновь.
Как анализировать полученную информацию
Критично оцените абстрактность характеристики. Если в речи рекомендателя было много оценочных прилагательных и мало фактов и цифр, стоит насторожиться. Возможно, фидбэк был дан формально или кандидат попросил бывшего работодателя подсобить с хорошим отзывом.
Сопоставьте слова рекомендателя с информацией, которую вы получили от кандидата на собеседовании. Убедитесь, что специалист не обманул вас.
Оцените, насколько навыки и умения специалиста будут вам полезны. Например, в одной компании маркетолог может отвечать за запуск рекламных кампаний, а в другой — заниматься аналитикой конкурентов и общаться с подрядчиками. Для этих ролей нужны разные харды и софты.
Не отметайте специалиста, если рекомендатель озвучил его слабые стороны. Компании нужен не идеальный сотрудник, а тот, который справится с задачами.
«Допустим, вы узнали, что слабая сторона человека — коммуникация с командой. Подумайте, как часто ему будет требоваться этот навык. Возможно, ему не нужно постоянно общаться с коллективом, чтобы добиваться результатов», — объясняет Катерина Никулина.
Сохраняйте фидбэк о кандидате в Хантфлоу, чтобы не упустить ничего важного
В системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу можно оставлять комментарии в карточке каждого кандидата.
Фиксируйте основные тезисы разговора с рекомендателем, прикрепляйте ссылку на запись беседы или скриншот фидбэка из мессенджера — все эти функции доступны в Хантфлоу.
Что делать, если рекомендации различаются
Бывают случаи, когда один человек отзывается о кандидате положительно, а другой — отрицательно. Тогда нужно поговорить с кандидатом: сообщить, что вы получили негативный отзыв, и уточнить, почему это произошло.
Негативный отзыв — не приговор, но повод поговорить с кандидатом и выяснить, почему о нем так говорят
«По ответу кандидата можно делать выводы, стоит ли обращать внимание на негативный отзыв. Если сомневаетесь, поможет проверка рекомендаций: поговорите с кем-то еще, кто может знать об этом конфликте, например с бывшим коллегой кандидата. Это позволит глубже исследовать спорную ситуацию и понять, на чьей стороне правда», — советует Екатерина Селезнева.
Что делать, если с экс-работодателем был конфликт
Конфликты — норма взрослой жизни, так что не спешите ставить крест на кандидате раньше времени. Уточните у рекомендателя:
- Что стало причиной конфликта?
- Как была решена ситуация?
- Повторялся ли конфликт?
По словам Катерины Никулиной, подобные вопросы стоит задать и кандидату, чтобы получить более полную картину. Запросите рекомендации с других мест работы. Если и там сотрудник постоянно участвовал в баталиях, задумайтесь, умеет ли он договориваться с коллегами и не доходить до выяснения отношений.
Типичные ошибки при сборе рекомендаций
Собирать рекомендации без предупреждения
Даже если специалист указал, что готов предоставить рекомендации, в резюме, рекрутеру лучше сообщить ему о своих планах. Если умолчать о сборе рекомендаций о кандидате, можно случайно подставить человека перед его работодателем. Например, если кандидат еще никому не говорил о том, что планирует поменять работу.
Звонить рекомендателям без предупреждения
Перед тем как звонить рекомендателю, лучше написать ему сообщение и уточнить, когда он сможет пообщаться. Врываться в жизнь человека без предупреждения не стоит: собеседник может быть занят и не ждать звонка — тогда полезного разговора не получится.
Что делать, если рекомендации запрашивают у вас
- Опирайтесь на факты. Расскажите, какие задачи выполнял сотрудник, в чем была их сложность, каких успехов он достиг, а где ему не хватало знаний и опыта. По возможности проиллюстрируйте результаты цифрами.
- Вводите рекрутера в контекст. По словам Катерины Никулиной, бывает так, что сотрудник не достиг результата из-за неполадок в процессах или недостатка ресурсов. Не сваливайте всю вину на человека, а честно расскажите о ситуации в компании и сдерживающих факторах.
- Не переходите на эмоции. Если сотрудник показал себя не с лучшей стороны, постарайтесь объективно оценить его умения и результаты без обвинений.
- Не бойтесь давать негативные рекомендации, не сглаживайте углы и не замалчивайте. Компания может совершить ошибку найма из-за того, что вы постеснялись сказать неприятную правду.
- Если вы не знали об уходе сотрудника, дайте объективную рекомендацию, а затем поговорите с ним. Уточните, почему он решил сменить работу, и попробуйте удержать его. Если человек настроен решительно, вместе продумайте план его безболезненного выхода из процессов.
Больше полезных бесплатных гайдов для эйчаров и рекрутеров на страницах Журнала Хантфлоу
