Многие думают, что корпоратив — это трата денег бизнеса и времени команды эйчаров. На самом деле корпоративы помогают команде выйти за рамки рабочих чатов, увидеть друг друга вживую и ощутить, что за каждой задачей — реальные люди. А еще это способ показать сотрудникам: их ценят и их вклад важен.
Вместе с руководителем направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK Валерием Стенхаммар разбираемся, как организовать корпоратив на природе летом. Читайте статью, чтобы узнать, в каком случае лучше нанять стороннего организатора, к каким форс-мажорам нужно быть готовым и какие активности заинтересуют команду.
Зачем проводить корпоративы
Любое корпоративное мероприятие требует финансовых затрат и времени команды организаторов. Кажется, эти расходы бизнеса не обязательны, ведь люди в компании должны в первую очередь работать. Но это миф.
По мнению Валерия Стенхаммар, ключевая цель любого корпоратива — сплочение команды.
Часто в больших командах многие общаются по рабочим задачам в переписке или на онлайн-встречах, ни разу не видя друг друга вживую. Корпоратив помогает развиртуализироваться, поскольку сотрудникам важно видеть коллег и понимать, кто вместе с ними работает, что это за люди, чем они живут и интересуются. Это помогает улучшить взаимодействие специалистов.
Вторая задача корпоратива — это трансляция ключевых ценностей компании. Например, с помощью мероприятия можно продемонстрировать, что бизнес заботится о сотрудниках, ценит вклад каждого в общее дело и считает, что достижения компании — это общий результат работы.
Ну и конечно, корпоративное мероприятие дает команде возможность отдохнуть и отвлечься от рабочих задач, а также классно провести время.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
Что лучше: сделать корпоратив самим или нанять организатора
По словам эксперта, выбирая вариант организации корпоратива, нужно исходить из ресурсов в компании. Так, в VK есть собственная ивент-команда, которая занимается организацией корпоративных мероприятий. Эти специалисты напрямую взаимодействуют с подрядчиками, например с декораторами и ведущими.
Если компания небольшая или у нее нет значительного бюджета на частые корпоративы, отвечать за проведение может один сотрудник, например эйчар или внутриком. В таком случае привлечение ивент-агентства или соорганизатора оправданно. «Несложное по наполнению мероприятие на аудиторию до 100 человек может реализовать и один специалист при грамотном тайм-менеджменте и распределении бюджета», — отмечает Валерий.
Эксперт считает, что обращаться к агентству также можно, если внутренней ивент-команде не хватает креативной экспертизы для разработки концепции мероприятия. «При этом важно ориентироваться на бюджет мероприятия, так как любое агентство — это дополнительная статья расходов».
Как выбрать организатора
Если компания приняла решение поручить организацию корпоратива ивент-агентству, важно серьезно подойти к выбору подрядчика. Руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK советует обращать внимание на четыре важных критерия.
Опыт и репутация ивент-агентства. Оцените уровень проектов, которые реализовал организатор, поищите отзывы о компании от лица заказчиков и партнеров, например подрядчиков. Также поговорите с коллегами из других компаний — возможно, у них есть проверенное агентство или они работали с вашим потенциальным организатором и могут поделиться фидбэком.
Специфика работы ивент-агентства. Важно понять, с какими компаниями работал организатор, поскольку каждая сфера имеет специфику в наполнении мероприятий. Например, для VK важно, чтобы агентство работало с IT и понимало особенности культуры таких компаний.
Сильное портфолио. Недостаточно оценить наличие самих кейсов — важно понять, как они описаны. Чем больше реальных ситуаций и деталей описывает организатор, тем лучше.
Профильные награды. Дополнительным плюсом может быть наличие у ивент-агентства наград в отраслевых конкурсах, особенно в креативных номинациях.
Как организовать корпоратив на природе
Чтобы самостоятельно создать продуманное и запоминающееся мероприятие для сотрудников, следуйте алгоритму.
Шаг 1. Определить цели и формат корпоратива
На этом этапе важно понять, зачем компания проводит корпоратив и для кого.
При выборе формата нужно опираться на цель мероприятия. Если главная задача корпоратива — познакомить коллег, поскольку в компании много новичков, и улучшить взаимоотношения в коллективе, активности без четкого случайного распределения по командам не подойдут. Иначе специалисты объединятся в группы с уже знакомыми коллегами и цель мероприятия не будет достигнута.
| Цель корпоратива | Формат корпоратива |
| Сплотить команду | Спортивные игры, квесты |
| Отдохнуть | Пикник, мастер-классы, йога на свежем воздухе |
| Отметить успехи компании | Торжественный ужин под открытым небом, награждения лучших специалистов |
При выборе формата надо опираться на то, что интересует участников мероприятия. Для кого-то сам выезд с командой — это уже счастье, а для кого-то важны, например, спортивные активности, наличие чилл-зон, особая еда. Поэтому для больших мероприятий лучше делать разноплановые активности и зоны.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
По словам Валерия, обычно самые популярные активности — те, которые уже пользовались спросом у команды на предыдущих мероприятиях. «Рекомендую следить за общими трендами в мире, а не только в ивент-сфере, а также быть в курсе ситуативных событий. Это можно переложить в концепцию корпоратива и сделать тематику, узнаваемую для гостей. Например, для одного из мероприятий VK в этом году мы планируем использовать отсылки к фильмам Дэвида Линча».
Также на этом шаге нужно понять пожелания заказчика и его видение корпоратива. Это поможет на начальном этапе предупредить недопонимания. Заказчиком может быть HRD, глава компании или руководитель любого подразделения.
Шаг 2. Разработать программу корпоратива
Прежде чем прописывать поминутный сценарий корпоратива, важно зафиксировать:
- Формат мероприятия — квест, пикник, спортивное соревнование или что-то другое
- Конкретные активности — даже если в основе мероприятия спортивные игры, важно предусмотреть занятия для людей, которые не хотят играть в волейбол или перетягивать канат, например предложить им творческие мастер-классы или отдых в чилл-зоне
Не стоит перегружать программу активностями. В течение корпоратива у сотрудников обязательно должно быть время на общение.
Когда формат и активности определены, можно переходить к составлению полного сценария. В нем важно учесть все детали дня: от времени приезда сотрудников на площадку до приемов пищи и времени на отдых. В результате на руках должен быть четкий последовательный тайминг мероприятия.
Шаг 3. Определить дату корпоратива и найти подходящую площадку
Выбрать день, когда все сотрудники могут присутствовать на мероприятии, непросто. Кто-то может заранее запланировать отпуск или заболеть. К таким ситуациям нужно быть готовыми, а также лучше как можно заранее поставить всем коллегам в календарь напоминание о корпоративе.
В качестве площадки я рекомендую выбирать готовые пространства под мероприятия, где уже есть необходимые вещи, например крытые зоны, кухни, туалеты, охрана. Это сэкономит бюджет на дополнительное оснащение площадки и время на согласование корпоратива с администрацией города или муниципалитетом района, а также с пожарной службой. Однако если на мероприятии будут более 500 человек, сотрудники скорой помощи и пожарной службы должны быть обязательно.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
По словам Валерия, отдельно важно продумать, кто будет обеспечивать безопасность сотрудников на корпоративе. Это может быть внутренняя служба компании, сотрудники площадки или подрядная охранная фирма.
Шаг 4. Подготовка площадки
Даже если на площадке есть базовый набор вещей, все равно обычно необходимо предусмотреть дополнительное оснащение. Это может быть дополнительная мебель, декор, музыкальная аппаратура, спортивный инвентарь, средства для защиты от солнца, зонты и дождевики на случай плохой погоды. На этапе составления сценария стоит вести отдельный список, в котором прописать все, что необходимо для обустройства площадки и проведения корпоратива.
Отдельный пул задач обычно связан с питанием сотрудников. Важно заказать кейтеринг и продумать разнообразное меню. Если компания небольшая, можно обойтись доставкой готовой еды.
Если вы решили провести мероприятие на неподготовленной площадке, продумайте детали корпоратива для комфорта гостей: кейтеринг, санузлы, пункт медицинской помощи, средства пожаротушения, зоны отдыха и крытые пространства.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
По словам эксперта, особое внимание стоит уделить логистике гостей и подрядчиков: «Организуйте трансфер к месту проведения мероприятия и расскажите сотрудникам, во сколько и откуда отъезд на корпоратив, как будет организована дорога обратно. Также напишите технический график для подрядчиков, чтобы все знали свой пул задач и время работы».
Чтобы не забыть важные нюансы при организации корпоратива, мы создаем для каждого проекта базу документов для команды организаторов VK. В их числе:
- Файл с распределением задач и ответственных
- Гайдбук ивента, если есть. Это документ, где описаны концепция мероприятия и элементы его фирменного стиля
- Дашборд со сметами, где указываем все данные по работе с подрядчиками, в том числе комментарии
- Смета по каждой статье расходов в формате «План/факт»
- Если корпоратив масштабный — техническое задание для каждого подрядчика, в том числе объем работ и услуг
- Сценарный план корпоратива. Если корпоратив масштабный:
- Техническое задание для каждого подрядчика, в том числе объем работ и услуг
- Технический сценарий, который учитывает не только активности для команды, но и график обустройства площадки, заезда подрядчиков и другие организационные моменты по минутам
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
После корпоратива важно получить фидбэк от участников с открытыми вопросами о том, что можно улучшить и что важно доработать на следующих ивентах. Но не нужно запрашивать отзывы на следующий день после корпоратива. Лучше дать людям пару дней на осмысление опыта.
«После сбора обратной связи проведите ретро с командой организаторов. Фиксация ключевых точек роста поможет при подготовке мероприятия в следующий раз. Например, мы в VK возвращаемся к этому документу, в том числе чтобы проанализировать, что команде понравилось больше всего, а от чего лучше отказаться», — отмечает эксперт.
Также после проведения корпоратива важно уладить организационные моменты: рассчитаться с подрядчиками и запросить у всех закрывающие документы.
Как подготовиться к форс-мажорам на корпоративе на природе
Активность на природе может быть под угрозой срыва из-за внезапного дождя, резкого похолодания, поломки оборудования или травм участников.
Предугадать все риски невозможно, но у организаторов всегда должен быть план Б для форс-мажорных ситуаций на природе. Например, чтобы защитить команду от дождя и холода, выбирайте площадку, где есть комфортная крытая зона. Если в закрытом помещении ваш сценарий невозможно реализовать, придумайте альтернативные активности. Возьмите с собой настольные игры и пледы.
Чтобы оказать сотруднику первую помощь, соберите аптечку с необходимыми лекарствами и узнайте, где находится ближайший медпункт.
Ну и конечно, старайтесь сохранять спокойствие в непредвиденных ситуациях.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
Как мотивировать команду участвовать в корпоративе
Валерий рекомендует:
- Делать креативное анонсирование для команды: привлекательные пригласительные, короткие видео о подготовке к мероприятию, рассказ о секретных гостях. Это подогревает интерес к событию
- Держать планку мероприятий. Если команда знает, что корпоратив будет интересным и хорошо организованным, сомневающихся будет меньше
- Внедрять что-то новое в повторяющиеся по тематике корпоративы, например обновлять декор, список спешл-гостей, добавлять активности
Сотрудники будут охотнее участвовать в корпоративе, если организаторы учли их пожелания к мероприятию, а также позаботились о важных нюансах, например о трансфере на площадку.
Идеи для летнего корпоратива
Мастер-классы
Многим нравится учиться новому и забирать результат своего творчества с собой. Поэтому на корпоративе можно организовать один или несколько мастер-классов:
- Кулинарный баттл по приготовлению бургеров
- Рисование на холстах
- Создание цветочных венков
- Лепка из глины
- Обучение приготовлению коктейлей с дегустацией
Однажды мы делали корпоратив в стиле фестиваля разных стран. Мы разделили территорию по зонам стран, в каждой из которых разместили фудтраки с блюдами национальной кухни. Также разделили зоны мастер-классов — например, где-то ковали монеты и кулоны, а в зоне другой страны запускали фонарики и воздушных змеев.
Валерий Стенхаммар,
руководитель направления IT-бренда и корпоративных мероприятий VK
Квесты
Квесты учат коллег находить общий язык и работать сообща. Возможные тематики квестов:
- Поиск «сокровищ» с картами, загадками и испытаниями
- Расследование «преступления» с ролями и сюжетными поворотами
- Экоквест — задания, связанные с природой: ориентирование по компасу, сбор растений, загадки про окружающий мир
- «Форт Боярд» — испытания на смелость и ловкость в стиле знаменитого шоу
- Фотоквест — команды получают список объектов или эмоций, которые нужно запечатлеть, а потом делятся самыми креативными снимками
Спортивный тимбилдинг
Спорт объединяет и пробуждает чувство азарта. Однако не все сотрудники любят подвижные активности — это важно учитывать при организации корпоратива.
Идеи спортивного тимбилдинга для сотрудников:
- Эстафеты с заданиями: бег в мешках, перетягивание каната, гонки в гигантских мячах
- Волейбол или футбол
- Гонки на сапах или байдарках
- Турнир по настольным играм на свежем воздухе, например по шахматам или нардам
- Полоса препятствий с заданиями на ловкость, скорость и смекалку
Экстремальный тимбилдинг
Прежде чем организовывать корпоратив с элементами экстрима, убедитесь, что всей команде такие развлечения по душе, и оцените уровень подготовки участников, чтобы у активности было несколько уровней сложности.
Также помните, что экстрим может быть связан с более высоким риском получить травму. Поэтому уделите особое внимание выбору надежного подрядчика, который проводит экстремальный тимбилдинг, и инструктажам по технике безопасности.
Варианты экстремального тимбилдинга:
- Веревочный парк — трассы с препятствиями на высоте для проверки ловкости и смелости
- Рафтинг или сплав по реке — испытание на командную слаженность и быструю реакцию
- Квадроциклы или багги — гонки по бездорожью с элементами ориентирования
- Зиплайн — полет на тросе над лесом или водоемом
Водная прогулка
Можно предложить команде катание на катере или яхте с пикником на борту, играми и фотосессией на закате. Желающие могут заняться рыбалкой.
Также интересный и современный формат — катание на сапах или вечеринка на плоту с музыкой, настольными играми и барбекю на воде.
Если хочется добавить элемент соревновательности, можно устроить гонки на яхтах.
Командные игры
Идеи командных игр и конкурсов для корпоратива на природе, которые могут быть самостоятельной активностью или запасным вариантом на случай непогоды:
- Гигантская «Дженга» — сотрудники строят башню из больших деревянных блоков, стараясь не уронить ее
- Пейнтбол или лазертаг
- Интеллектуальная викторина с вопросами о компании и коллегах
- «Мафия»
Чтобы угодить как можно большему количеству сотрудников, организуйте корпоратив с разными зонами и активностями. Именно так поступили эйчары Хантфлоу, когда продумывали летний корпоратив команды в 2024 году в стиле Village party.
На мероприятии можно было участвовать в творческих мастер-классах, учиться готовить бургеры, участвовать в забавных конкурсах, играть в волейбол, настольный теннис и бадминтон или лежать в шезлонге с едой из фудтрака.
Вечером команду ждал фуршет с танцами и выступлением кавер-группы.
Все сотрудники Хантфлоу оценили возможность не участвовать ни в чем, если не хочется, но при этом быть частью события.
Поможем найти время на сплочение команды
Подготовка корпоратива занимает немало времени и часто ложится на плечи HR-команды. Чтобы выделить ресурсы на подготовку мероприятия, важно, чтобы другие процессы были грамотно организованы.
Система автоматизации рекрутмента Хантфлоу поможет упорядочить рекрутмент и закрывать вакансии в срок, чтобы освободить время на другие дела.
Правдивые результаты компаний, внедривших Хантфлоу:
- Команда найма 12 STOREEZ эффективно управляет нагрузкой рекрутеров
- Рекрутеры PERI закрывают вакансии на треть быстрее
- Рекрутеры Контура вовлекли заказчиков в подбор
Хантфлоу подходит компаниям и с одним рекрутером, и с несколькими отделами подбора. Сохраняйте резюме в единую базу, пишите кандидатам и назначайте собеседования в популярных видеосервисах, не выходя из системы. Более 20 готовых отчетов помогут найти скрытые проблемы в подборе и оценивать его качество.
Хотите увидеть, как это будет работать на практике в вашей компании? Оставьте заявку, и наш эксперт расскажет, как Хантфлоу поможет ускорить наем даже на сложные позиции ⬇️
