Из-за режима самоизоляции многим компаниям пришлось экстренно переводить всех сотрудников на удаленную работу. При этом подбор, увольнения, отпуска, дисциплинарные проступки и желание применить меры дисциплинарного взыскания в ряде случаев никуда не делись. Профессиональное сообщество до конца не понимает, как оформить все эти процессы, не нарушая ТК РФ и не мешая работе бизнеса.
Хантфлоу — современный сервис для рекрутинга. Видя актуальный запрос от аудитории, мы решили помочь эйчарам — и вместе с Ольгой Чумакиной 9 апреля провели бесплатный вебинар про особенности организации кадрового учета на удаленке. А теперь делимся материалами и полезными инсайтами.
Что не так с официальными рекомендациями
Многие компании постарались сохранить персонал, переводя работников по соглашению сторон на дистанционную работу. Какие есть риски?
В рекомендациях Минтруда и Роструда используется понятие «удаленная работа», которой нет в трудовом законодательстве, но разово встречается в законе об образовании. Хотя по разъяснениям можно понять, что речь идет об одном из вариантов — дистанционная работа и надомная работа, просто в рекомендациях не уточняется конкретный вид.
Проблема: что делать, если в соответствии с указом президента организация не входит в перечень работающих, а разъяснения Минтруда РФ не могут включать нормы, противоречащие нормативному акту высшей силы? Как будут проверять компании? Будет ли признана законной работа в указанный период «неработающей» организации?
Нельзя однозначно утверждать, что если вы будете руководствоваться только письмами Минтруда, Роструда и комментариями на сайте, то защититесь от рисков. Они применимы только тогда, когда соответствуют закону, а не дополняют его.
Где мы сейчас
Разобраться во всех правовых нормах и сделать все идеально невозможно. Но можно попробовать минимизировать риски и защитить себя — чтобы после возвращения к нормальной работе не обнаружить в почтовом ящике уведомления о проверках и повестки в суд из-за уволенных во время самоизоляции сотрудников.
Подробнее о том, как организовать обмен документами, какие дополнительные соглашения нужно заключить и на какие правовые нормы опираться — в презентации вебинара
Зачем вам нужна ЭЦП
Весь документооборот при дистанционной работе должен происходить только по обычной почте (заказным письмом с уведомлением) или с использованием электронной цифровой подписи — хотя в этом случае бумажные экземпляры отправить все равно придется, это дает больше возможностей.
При этом почта работает ограниченно: график работы многих почтовых отделений сокращен, а требование пойти на почту для получения или отправки письма теоретически может быть расценено как создание риска для работника. Так что для быстрого и надежного взаимодействия сотрудникам рекомендуется получать ЭЦП.
Получить ЭЦП удаленно не так просто: обычно нужно ехать в офис компании-оператора для прохождения идентификации. Но СКБ Контур предоставляет услугу выезда курьера со всем необходимым оборудованием, а процедура проходит на безопасном расстоянии друг от друга.
СКБ Контур подготовил специальные условия получения ЭЦП для клиентов Хантфлоу. Чтобы узнать подробнее, напишите своему менеджеру Хантфлоу
Что обязательно нужно указать в трудовых договорах и дополнительных соглашениях с дистанционными сотрудниками
Чтобы вы не упустили важные детали и нюансы в трудовых договорах и дополнительных соглашениях, а также в базовых процедурах кадрового учета, Ольга Чумакина составила чек-лист по переводу КДП на удаленку
В нем вы найдете ответы на самые популярные вопросы, ссылки на соответствующие законные основания и важные комментарии. Например, можно ли принимать на работу в это время и как правильно оформить отпуск.
Как увольнять сотрудников
Дистанционного сотрудника очень сложно и крайне рискованно увольнять за прогул. Суды в основном не признают прогулом отсутствие на работе, когда работник не обязан являться на рабочее место. Однако в трудовой договор с дистанционным работником можно внести дополнительные условия, которые помогут проверять их работу и послужат основаниями для увольнения в случае необходимости. Например, когда сотрудник просто «пропадает».
Индивидуальным предпринимателям гораздо проще сокращать сотрудников, потому что они не обязаны платить выходное пособие при сокращении численности или штата. Также в соответствии со статьей 307 ТК РФ они имеют право указывать в трудовом договоре дополнительные основания для расторжения трудового договора с любыми работниками. Например, можно сразу предусмотреть расторжение договора при отсутствии определенного объема работы.
Мы с Ольгой составили список примеров формулировок дополнительных оснований для расторжения трудового договора о дистанционной работе и с сотрудниками работодателя, являющегося физическим лицом (индивидуальным предпринимателем) по инициативе работодателя.
Они основаны на части 1 статьи 312.5 ТК РФ и подходят не только для дистанционных работников, но и для сотрудников, работающих на ИП (в соответствии со статьей 307 ТК РФ).
