Настоящая головная боль для рекрутера — это следить за согласиями на обработку данных из резюме: кто их дал, кто отказал, у кого истек срок хранения. А если в резерве сотни кандидатов, уследить за всем вручную почти невозможно.
Мы сравнили два подхода к хранению персональных данных кандидатов: вручную — например, в Excel, и автоматически — в системе Хантфлоу. Выбирайте, какой подойдет вам.
❌ Вариант 1: проверьте базу вручную
Если вы ведете базу резюме, например, в Excel, вам придется проверять вручную — увы, там нет функции или плагина, который позволил бы ускорить работу.
Сперва убедитесь, что:
- Все кандидаты дали согласие на обработку персональных данных законным способом
- Резюме кандидатов, которые не дали согласие, удалены
- По каждому действию можно предоставить доказательства в случае проверки: кто, когда, как отправил запрос на хранение данных и что ответил кандидат
Дальше не забывайте:
- Регулярно проверять, не истек ли срок хранения персональных данных кандидата
- Контролировать, дал ли кандидат согласие на обработку
- Удалять тех, кто не дал согласие в течение 30 дней
✅ Вариант 2: забудьте навсегда о варианте 1 и доверьте проверку базы системе автоматизации рекрутмента Хантфлоу
Даже если вы очень аккуратны, риск что-то забыть или перепутать есть всегда — особенно когда в подборе участвуют несколько рекрутеров. Безопаснее всего вести кадровый резерв в системе автоматизации Хантфлоу: она помогает получать согласие кандидатов на обработку данных, отслеживает сроки хранения и автоматически удаляет резюме, если нужно — чтобы не было риска нарушить закон.
Запрашивайте согласие кандидата прямо из Хантфлоу
Отправить согласие кандидату из Хантфлоу можно двумя способами:
- Через email-письмо — согласие отправляется с корпоративной почты рекрутера
- Скопировать ссылку и отправить ее специалисту в удобном канале, например в мессенджере
В Хантфлоу можно добавить текст согласия, который составили юристы вашей компании, или использовать вариант по умолчанию.
Красный и зеленый статусы о разрешении или запрете хранения данных
Если кандидат дал согласие — в карточке будет зеленый статус, отказал — красный.
Зеленый и красный статусы показывают, законно ли хранятся данные кандидата
Автоматическое уведомление о неподписанном согласии
Если в течение 30 дней кандидат не дал согласие на хранение резюме или не разрешил хранить его, система предложит удалить данные специалиста из базы или повторно отправить запрос на хранение.
Хантфлоу сохраняет детали полученного согласия
Система сохраняет всю информацию о согласии кандидата на хранение резюме:
- Дата и способ получения согласия
- Канал отправки запроса — почта, мессенджер, СМС
- IP-адрес и устройство, с которого было принято решение
- Текст согласия
- История запросов и решений
- Срок хранения персональных данных
Фиксация данных поможет при проверке подтвердить, что закон не нарушен.
В Хантфлоу база резюме защищена
- Для входа в аккаунт Хантфлоу доступна настройка двухфакторной аутентификации
- Настраиваются права доступа — никто не может попасть в систему без предварительного приглашения
- Вся история действий сохраняется и может быть выгружена для проверки
Хантфлоу дает рекрутерам уверенность в безопасности работы. С системой вы не упустите важные сроки и можете быть спокойны за базу кандидатов.
